2.3 Документальное оформление расчетов с персоналом по оплате труда в ооо «Информ-Консалтинг»

Прием, оформление, последующее сопровождение рабочего процесса сотрудников, а вместе с тем и вопросы уплаты налогов являются далеко не последними по значимости для бухгалтерии, тем более если речь приходится вести не о сотнях, работающих на особых, иных, чем для штатных сотрудников, условиях.

Основные права и обязанности сторон в трудовых правоотношениях, а также содержание трудового договора предусмотрены ст. ст. 21, 22, 57 ТК РФ. К существенным условиям трудового договора относятся место работы, наименование должности, специальности, профессии в соответствии со штатным расписанием, условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада, надбавки, доплаты, премии), режим работы и прочие условия, предусмотренные ТК РФ. В случае изменений должностных обязанностей, режима рабочего времени, окладов, установления или изменения надбавок, доплат, премий кадровая служба должна оформлять дополнительные соглашения к трудовому договору.

Штатное расписание, которое должно быть у каждой организации, утверждается руководителем. Любые последующие изменения штатного расписания оформляются приказами. Следует помнить, что при возможной выездной налоговой проверке соответствие размеров окладов работников по штатному расписанию размерам окладов, указанных в трудовых договорах, и фактически начисленной заработной плате будет обязательно проверено. В случае выявления при налоговой проверке превышения сумм фактически начисленной заработной платы над суммами, указанными в трудовых договорах, предприятие несет риск исключения этого превышения из расходов, формирующих налоговую базу по налогу на прибыль, соответственно доначисление налога на прибыль, пени и штрафа, так как в соответствии с п. 21 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на любые виды вознаграждений, если они не предусмотрены трудовыми договорами.

Статьей 144 ТК РФ предусмотрено, что работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок, то есть система премирования может быть установлена работодателем самостоятельно. Если в организации выплачиваются премии, надбавки, вознаграждения за год и т.п., то эта премиальная система должна быть отражена в Положении об оплате труда, премировании и прочих выплатах и вознаграждениях (далее - Положение). Если организация выплачивает работникам премии за производственные результаты, эти премии должны быть оговорены в трудовых договорах и в Положении. Если размер выплачиваемой премии не имеет фиксированной величины (например, определенный процент от оклада или иной неизменный критерий), то в трудовом договоре необходимо оговорить периодичность выплаты премий и сделать оговорку о том, что премии выплачиваются в порядке и на условиях, предусмотренных Положением, в котором будут прописаны критерии для определения размера премий.

Прием на работу в соответствии с ТК РФ при приеме работника на работу должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, при этом желательно, чтобы стороны подписывали каждую страницу договора, чтобы в последующем избежать спора с работником о том, что при приеме оговаривались совершенно другие должностные обязанности и размер заработной платы. Приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под расписку в течение трех дней со дня подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Типичная ошибка в этой, казалось бы, однозначной, ситуации, которую часто допускают предприятия, - сначала издается приказ о приеме на работу, а через несколько дней после этого оформляется трудовой договор с работником.

Унифицированные формы по учету труда и его оплаты (формы приказа о приеме на работу, графика отпусков, табеля учета отработанного времени и других документов) утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 и должны применяться организациями. При приеме на работу необходимо под расписку ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности.

Основным документом о трудовой деятельности работника является трудовая книжка. Она служит подтверждением трудового стажа работника для исчисления пенсии и является документом строгой отчетности. Хранятся трудовые книжки в отделе кадров с соблюдением всех правил хранения документов строгой отчетности. В день увольнения трудовая книжка выдается на руки работнику под расписку в книге учета трудовых книжек.

Основным регистром, используемым для оформления расчетов по заработной плате, является расчетная ведомость, регистр аналитического учета.

Бухгалтерский учет в ООО «Информ-Консалтинг» организован в соответствии с приказом об учетной политике предприятия. Законом РФ «О бухгалтерском учете», Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкцией по его применению.

Для учета личного состава всех работников, отработанного времени, расчетов с работающими по начислению и выплате заработной платы, организации используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

Прием сотрудника осуществляется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1). В нем указывается: фамилия, имя, отчество работника; должность, структурное подразделение, условия оплаты труда, а для сезонных работников – продолжительность работы и основание для зачисления на работу. Основанием для издания приказа служит договор (договор подряда) или контракт. При одновременном принятии на работу отдел кадров организации издает приказ (распоряжение) по форме № Т-1а. Все указанные организационно-распорядительные документы составлены на всех лиц, принятых на работу в организацию, и оформлены в соответствии с постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года № 26.

Основным документом, закрепляющим должностной и численный составы организации с указанием фонда заработной платы, в соответствии с уставом организации является штатное расписание (форма № Т-3). Штатное расписание утверждено приказом генеральным директором ООО «Информ-Консалтинг». Все изменения в штатном расписании также утверждены приказом.

Оформление и перевод работника на другую работу осуществляется на основании приказа о переводе (форма № Т-5 и №Т-5а). Приказ составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а другой передается в бухгалтерию.

Трудовой договор может быть заключен либо на неопределенный срок, либо на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), однако ст. 59 ТК РФ содержит четкий перечень условий, при которых может быть заключен срочный трудовой договор, - для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы (например, на время болезни или декретного отпуска), для выполнения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), для выполнения временных (до двух месяцев) или сезонных работ. Срочный трудовой договор может быть заключен с совместителями, пенсионерами, с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами. Следует иметь в виду, что продлевать (пролонгировать) срочный трудовой договор на тот же срок нельзя, так как после продления он станет бессрочным в соответствии со ст. 58 ТК РФ. Причем, независимо от того, что договор заключен на определенный срок, работодатель в соответствии со ст. 79 ТК РФ должен предупредить работника в письменном виде об увольнении не менее чем за три дня до окончания срока договора.

Отпуска работникам предоставляются в соответствии с законодательством, коллективным договором, трудовым договором. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) издается при предоставлении очередных, дополнительных или других видов отпусков.

Увольнение работников оформляется приказом о прекращении действия трудового договора (форма № Т-8 или №-8а). Непосредственно в приказе рассчитывается заработная плата увольняемого: определяются средний заработок, начисленная сумма причитающейся заработной платы, размер компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие, а также сумма удержаний подоходного налога, страховых взносов в Пенсионный фонд и другие фонды. Эти данные переносятся в лицевой счет работника.

Оформление и учет направления работников в командировку осуществляется на основании приказа (форма № Т-9 и № Т-9а) и служебного задания, также в наличии имеется авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы в командировке.

Табеля учета использования рабочего времени (форма № Т-12 и форма № Т-13, в зависимости от вида оплаты труда), используются для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы. Также на предприятии имеется приказ устанавливающий порядок ведения табельного учета с указанием лиц, ответственных за его организацию и сроков представления. Табель ведется по категориям работников, а внутри их – в порядке табельных номеров.

Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении заработной платы. Это документ, на основании которого начисляется заработная плата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с окладом по штатному расписанию.

Основным первичным документом для учета труда, связанного с выполнением работ или получением продукции, является наряд на сдельную работу. Он выписывается для учета труда и начисления заработной платы работникам, занятым в строительстве, на ремонтных работах, в промышленных цехах. Табель может выписываться на бригаду или отдельно на каждого работника.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда, применяются расчетная ведомость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку о получении заработной платы.

Лицевой счет (форма № Т-54 и № Т-54-а) содержит справочные данные и принимается там, где расчеты по оплате труда ведутся с помощью вычислительных машин. Получаемые расчетные листки в виде машинограммы по расчету заработной платы за каждый месяц вкладываются в лицевой счет работника.

Все документы по учету личного состава, составленные кадровой службой, должны своевременно передаваться в бухгалтерию.

Тем организациям, которые регулярно заключают гражданско-правовые договоры с одними и теми же лицами на выполнение одних и тех же функций, например уборку территории, помещений и т.д., следует иметь в виду, что налоговые органы при налоговой проверке могут сделать вывод, что данные договоры соответствуют признакам трудовых договоров, соответственно, начислить страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в ФСС и пени.

При начислении премий следует учитывать, что если в приказе на выплату премии указано, что премирование производится за производственные результаты, а в бухгалтерском учете начисление премии отнесено в кредит счета 70 в корреспонденции с дебетом счета 91.2, субсчет "Расходы, не уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль", то при налоговой проверке проверяющие, как правило, потребуют начислить ЕСН и взносы в ПФР, так как исходя из формулировки приказа премия связана с трудом и его результатами, и для налоговых проверяющих в данной ситуации абсолютно не будет иметь значения тот факт, что в бухгалтерском учете премия не отнесена к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 3 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 г. N 106).

В случае если трудовым договором премирование не предусмотрено или в трудовом договоре нет ссылки на положение о премировании, но имеется приказ о премировании за производственные результаты и в бухгалтерском учете сумма премии отнесена на затраты (в дебет счетов 20 или 26 кредит 70 или в дебет счета 91.2, субсчет "Расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль" кредит 70), сумма такой премии при налоговой проверке не будет признана в составе налоговых расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль по п. 21 ст. 270 НК РФ.