Глава 2. Анализ деятельности отдела снабжения и логистики ооо «Волжская Газовая компания»

2.1 Характеристика снабженческой деятельности ООО «ВГК»

Основную прибыль ООО «Волжская Газовая компания» получает от продаж, но чтобы продажи приносили прибыль необходимо правильно организовать работу отдела снабжения.

Снабжение – ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара – необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги.

Отдел снабжения является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Снабженческая деятельность предприятия тесно переплетается с деятельностью логистики. В ООО «Волжская Газовая компания» имеется один менеджер по снабжению и один менеджер-логист, который организовывает поставку товара на склад. Для малой компании, как ООО «ВГК» это достаточно.

Рассмотрим подробно основные этапы деятельности отдела снабжения в ООО «ВГК», которые аналогичны его функциям:

1. Определение потребности в материальных ресурсах.

Для этого отдел продаж делает заявку на закупку необходимого товара на основании заявок покупателей.

Информация о необходимости того или иного товара также поступает от кладовщика, который контролирует наличие товара на складе, и из салона-магазина, который также имеется в здании ООО «Волжская Газовая компания». Далее бухгалтерия производит примерный расчет средств на приобретение необходимого товара.

2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков.

Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. Анализ включает в себя переговоры с поставщиками, сравнение цен и условий поставки. Поставщики, с которыми у предприятия имеется давнее сотрудничество, обычно дают специальную дилерскую цену и удобные условия поставки с отсрочкой. Однако, зачастую, на рынке появляются новые поставщики, которые предлагают новинки в области газового оборудования по более низким ценам, поэтому необходим постоянный контроль и анализ предлагаемых цен.

В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики.

3. Заключение договоров и контроль исполнения.

Данный этап выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании.

Договор поставки должен пройти несколько инстанций перед подписанием. К договору прикладывается сопроводительный лист, в котором пишут свои замечания лица по возрастанию полномочий. После выявления замечаний и рассмотрения договора юристом очередь доходит до директора. Далее составляется протокол разногласий, где указываются все выявленные замечания, договор исправляется с учетом всех исправлений и подписывается директорами обеих сторон.

Менеджер по снабжению должен контролировать соблюдение условий договора, при несоблюдении сообщить начальству, которое обеспечит применение санкции к нарушителям.

4. Получение материальных ресурсов.

Данный этап, пожалуй, самый значимый и большой. Менеджер по снабжению совместно с менеджером по логистике и продажам должен составить недельный план командировок. Если собственного автотранспорта недостаточно, то снабженец организовывает доставку товара с помощью услуг транспортной компании.

После окончательного принятия решения организации конкретной командировки менеджер составляет задание для водителя.

Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения – все эти данные менеджер по снабжению вносит в программу 1С: Предприятие.

Кроме того, менеджер по снабжению в ООО «Волжская Газовая компания» контролирует, чтобы вся продукция имела сертификаты, подтверждающие качество продукции, а также разрешение, необходимое для установки газового оборудования.

Стоит также отметить, что менеджер по снабжению совместно с менеджером отдела продаж и менеджером логистики составляют план командировок на следующую неделю, также по общему согласованию меняют этот план в течение недели.

Как было сказано, менеджер отдела снабжения тесно контактирует с менеджером по логистике. Рассмотрим подробнее деятельность отдела логистики в ООО «Волжская Газовая компания»

2.2. Характеристика деятельности управления транспортной логистики

Транспортная логистика – это часть входной и выходной логистики, связанная с непосредственным получением товара и сопроводительных документов у поставщика, доставкой их на склад предприятия, а также с физической доставкой товара и сопроводительных документов до склада потребителя.

После того, как сформирован график транспорта, необходимо организовать командировки. Этим занимается менеджер по логистике совместно с менеджером отдела снабжения и водителями (в распоряжении ООО «Волжская Газовая компания имеется 5 автомобилей и соответственно столько же водителей).

Отдел логистики выполняет следующие функции (этапы):

1. Планирование

Непосредственно менеджером по логистике на данном этапе производится планирование командировок на следующую неделю и внесение изменений в текущий график. Недельный график транспорта в ООО «ВГК» формируется еженедельно по пятницам. Командировки на дальние расстояния (Челябинск, Краснодар и т.д.), на средние (Москва, Самара) и на короткие расстояния (Йошкар–Ола, Казань, Нижний Новгород) группируются и обычно закрепляются за тем или иным автомобилем.

Организация той или иной командировки зависит не только от необходимости загрузки или отгрузки товара, но и от состояния автомобиля, а также наличия денег на топливной карте. Менеджер по логистике должен быть уверен в том, что автомобиль находится в исправном состоянии и денег достаточно для заправки на протяжении всей командировки и одобрить его отправку в поездку.

2. Организация

На основании утвержденного недельного графика в ежедневном режиме менеджер по снабжению совместно с менеджером по логистике формируют командировки по утвержденным маршрутам. При этом учитывается:

– готовность поставщиков отгрузить товар в планируемый срок;

– готовность покупателей принять товар в планируемый срок – по дате и времени разгрузки на складе покупателя. Если поставщик не готов отгрузить товар согласно размещенной заявке в запланированный день, командировка по согласованию с поставщиком переносится на более поздний срок.

Если же командировку решено осуществить, то менеджер по логистике готовит комплект сопроводительных документов: командировочное удостоверение, путевой лист, маршрутный лист, служебное задание, доверенности (заказываются в бухгалтерии), схемы проезда.

Задание для водителя составляют менеджеры отдела продаж и снабжения.

Непосредственно перед отъездом машины менеджер по логистике должен снять показания спидометра и записать остаток топлива в баке и денег на топливной карте.

3. Регулирование (мониторинг):

В течение командировки менеджер по логистике сопровождает командировку:

– контролирует прохождение маршрута в соответствии с заданием водителю;

– контролирует выполнение задания по пунктам назначения;

- контролирует техническое состояние автотранспорта и соблюдение временного графика командировки.

В случае если произошла поломка автотранспорта в пути и поломку невозможно устранить силами водителя – разрабатывает меры по минимизации потерь времени и соблюдению графика поставки товара клиентам и загрузки товара у поставщиков.

4. Контроль, анализ:

По окончании командировки (прибытию на склад предприятия) водитель заполняет маршрутный лист (образец маршрутного листа можно найти в приложении А):

- показания спидометра;

- фактический пробег;

- остатки ГСМ в баке;

- остаток лимита денежных средств на топливной карте;

- пункты назначения (точки разгрузки-погрузки товара);

- примерный объем и вес выгруженного и загруженного товара.

После заполнения маршрутного листа водитель передает полный комплект документов по командировке менеджеру по логистике.

Менеджер по логистике проверяет наличие всех документов, а также контролирует реальность заполнения данных по автомобилю в соответствии с ГЛОНАССом и предварительным пробегом.

Далее происходит анализ командировки. Логист должен рассчитать расчет затрат на 1 км пробега и на 1 рубль перевезенного товара по формулам:

Затраты на 1 руб. товара = Затр/Vпт,

где затр – затраты на командировку, Vпт – объем перевезенного груза

Затраты на 1км= Км/затр,

где км – пробег за командировку, затр – затраты на командировку

На основании получаемой статистики по фактическому пробегу менеджер по логистике совершенствует базу по нормативному пробегу маршрутов и уже на основании скорректированных нормативов устанавливает предварительный пробег в маршрутном листе.