В вахтенном журнале стивидор записывает расстановку бригады рабочих и механизмов на судне на начало смены, наличие вагонов под обработкой, время начала и окончания обработки отдельных трюмов и вагонов, время начала и окончания непогоды (дождь, снег, сильный ветер и т. п.), препятствовавшей производству грузовых операций.
В вахтенный журнал вносятся случаи повреждения грузов или судового оборудования, факты нарушения рабочими правил по технике безопасности, принятые стивидором по этим нарушениям меры, травматические случаи. По окончании смены стивидоры (сдающий и принимающий) расписываются в вахтенном журнале в приеме смены. Вахтенный журнал является юридическим документом. Он должен быть чистым. Записи в него следует вносить аккуратно и часто.
Тальманская книжка (тальманский лист, тальманка). Тальманская (люковая) расписка.
Tally – подсчет, сверка. tallyman – тальман – ведет подсчет количества груза при ПРР в морском порту. Прием груза с/на судно производится у борта судна тальманами порта и судна с обязательным оформлением каждой из сторон тальманской расписки соответствующего образца. При этом каждый «подъем» и общее количество погруженного/выгруженного груза за смену должны быть подтверждены свободными подписями тальманов. Внесение изменений в тальманские расписки допускается только по свободному согласию сторон с соответствующим подтверждением подписями тальманов порта и судна.
Тальманские расписки, в которых внесены изменения без согласования сторон и выполненные в одностороннем порядке, недействительны. В случае, если судно не высылает своих тальманов, то принимается счет тальманов предприятия, независимо от того, представлялась капитану информация о количестве погруженного или выгруженного груза или нет, при этом грузовые документы, выполненные на основании счета порта, подписываются капитаном без оговорок.
Первичным документом подсчета груза у порта судна служит тальманская книжка (или тальманский лист), на основании данных которой и составляется тальманская (люковая) расписка.
В заголовке тальманской (люковой) расписки указывается наименование судна, порта, дата и рабочая смена производства грузовых операций. В основной части: номер коносамента, место расположения груза на судне (№ трюма или палубы), количество грузовых мест по каждому коносаменту (в трюме или на палубе). Тальманская расписка составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр подписывает стивидор порта и вручает его администрации обрабатываемого судна, второй экземпляр, подписанный администрацией судна, стивидор оставляет в коносаментной группе района погрузки для оформления отгрузочных документов.