Как вести деловую переписку

Как вести деловую переписку

• 1 урок

• 2 урок

1 УРОК ИЗ 2

Что такое деловая переписка?

В мире бизнеса мало быть просто экспертом в своем деле, важно знать правила поведения и уметь выстраивать отношения в бизнес-среде.

В этом курсе вы узнаете секреты деловой переписки. Научитесь искусству грамотно и структурировано выражать мысли в деловом письме.

В этом уроке поговорим о том, что такое деловая переписка и для чего она нужна.

Деловое общение, как и деловая переписка — это основная часть общения с коллегами, руководством, подчиненными, а также со всеми, с кем вам приходиться иметь дела по работе.

Некоторые считают, что главное, в конце письма написать «С уважением», и вот деловое письмо. Другие считают, что это скучно. Третьи считают, что нужны шаблоны уже готовых писем.  Четвертые настаивают на том, что общаться можно голосовыми сообщениями.

Со этим сложно поспорить, деловое общение, зачастую, выходит за рамки почтового, переходит в мессенджеры и социальные сети.

Здесь главное, не превращать деловую переписку в хаотичный поток информации, переходя из письма в сообщение, и наоборот.

Рассмотрим популярные способы деловой переписки - электронное письмо и мессенджер.

Способ 1. Используем электронную почту для установления контакта с человеком и продолжаем основное общение только с помощью электронной почты.  У этого способа есть плюсы и минусы.

Плюсы: фиксация всей переписки, возможность найти нужную информацию, файл или ссылку даже спустя большое количество времени.

Минусы: несвоевременные ответы, письмо может "потеряться", т. е. уйти в спам.

Второй способ. Устанавливаем деловой контакт с помощью электронной почты, и просим перейти для дальнейшего общения в мессенджер. В мессенджере решаем сложные задачи, а по электронной почте пересылаем документы и назначаем встречи.

Плюсы: быстрый ответ, и соответственно быстрое решение важных вопросов

Минусы: деловое общение перетекает в неформальное., появляются сокращения тексты ок, пжст и так далее

С приходом новых гаджетов и приложений правила деловой переписки устаревают. Изменилась скорость реакции на письма, а границы рабочего времени размыты. Сейчас на письмо или сообщение можно ответить и поздно вечером или в выходной день, и это не считается дурным тоном, как раньше. В первую очередь цениться скорость реакции на письмо.

В первую очередь деловая переписка может пригодиться в учебе. Отправляя преподавателю курсовую или дипломную работу, напишите сопроводительное письмо, и заметите, как поменялось отношение преподавателя к работе. Ведь преподаватель считает, что если Вы потратили время и написали деловое сопроводительное письмо, то Вам интересна тема курсовой.

Деловое общение поможет показать преподавателю, что Вы серьезно настроены на учёбу.

В работе без деловой переписки никуда. Работая, например, в крупной корпорации, вы удивитесь, что сможете договариваться о чем-то Вы можете в разговоре или с помощью мессенджера, но фиксация договоренностей будет только по электронной почте в официальной форме.

Также деловая переписка в работе поможет Вам не упустить предмет разговора.

Так что, деловая переписка Вам пригодится всегда и везде. Узнаете все секреты деловой переписки- станете гуру делового общения.

 

Самое важное

Фиксация договоренностей в деловой переписке.

Деловая переписка с помощью электронной почты.

Деловая переписка с помощью мессенджера.

Как вести деловую переписку

• 1 урок

• 2 урок

2 УРОК ИЗ 2

Правила деловой переписки

Сегодня мы поговорим о правилах деловой переписки, и рассмотрим на примере, как должно выглядеть идеальное письмо.

Первое правило деловой переписки – 

всегда уточняйте и проговаривайте контактные данные того, кому собираешься написать. Фамилию, имя и отчество, а также адрес электронной почты и номер телефона для связи в мессенджере. Если не поняли что-то лучше переспросить, чем потом переживать что Юлию Андреевну Вы назвали в письме Юлией Александровной, или Ваше письмо ушло не по тому адресу, из-за неправильно написанной буквы.

Пример

Давайте рассмотрим на примере какие ошибки допустил Петр Иванович в письме. Нашли ошибку? Правильно, письмо адресовано Марии Семёновне, а обращение в письме к Марии Степановне.

 

Обращайте внимание на все блоки письма, в которых есть обращение к оппоненту по Имени и отчеству.

Правило номер два – 

В письмах или мессенджере, прежде чем писать суть вопроса, поздоровайтесь. Лучше если это будет персональное приветствие. В случае, когда создан рабочий чат, нужно просто поприветствовать всех. Например, Всем доброе утро! Или Здравствуйте, коллеги!

Пример

Давайте посмотрим на пример, и снова отыщем ошибку.

Петр Иванович поприветствовал Марию Семёновну, как при неформальном общении.

Третье правило деловой переписки – 

правильно описать тему или суть вопроса. Не пишите Документация для отдела закупок. Письмо с таким заголовком могут даже не открыть. Пишите так, чтобы и тему отразить и себя упомянуть. Например, Товарные накладные для Петровой М. С. от ООО «Главбух Студенты». Можно спровоцировать чувство срочности, если указать в теме письма «Коллеги, срочное дело». Такие письма стараются просмотреть сразу.

Пример

Давайте найдем ошибки в примере.

Тема письма ничего не говорит о том, какой это акт, за какой квартал или год, да и вообще никак не отражает всей сути вопроса. Правильно было написать какие документы, за какой период или от какой компании вы высылаете.

Правило номер четыре – 

Не пишите Caps Lock’ом. Большие буквы вызывают у человека раздражение. Людям кажется, что на них повышают голос. Caps’ом можно выделить только одно или два слова, имеющие наибольшую важность в письме. 

Пример

Посмотрите, как делать не нужно.

Капс лок в письме нельзя так часто использовать! Такое письмо читать не удобно.

Пятое правило – 

оригинальное оформление письма. Создайте себе тему, которую Вы будете использовать, как шаблон. Главное, чтобы цвета темы были подобраны, в соответствии с принятым у вас в компании корпоративным стилем.

Пример

Во многих почтовых программах уже есть готовые темы для писем. Используйте шаблон, таким образов Ваше письмо всегда узнают из тысячи.

Правило номер шесть – 

стилистика письма. Стиль письма должен быть официально-деловым. Не пишите письмо «лучшему другу». Но и совсем сухим письмо быть не должно.

Структурируйте информацию и разбивайте ее на блоки. Чем длиннее и сложнее письмо, тем больше шанс, что его не будут читать. Постарайтесь писать только нужную информацию, не тратьте время оппонента впустую, иначе в следующий раз ждите, что Ваше письмо просто ставят на «потом»

Пример

Давайте найдем в примере ошибки, которые совершил Пётр Иванович.

Не правильно выбрана тема письма и приветствие, в письме нет блоков, поэтому читать его не удобно, предложения наслаиваются друг на друга. Стиль общения не деловой, а неформальный. Запомните, что такие письма портят вашу репутацию и репутацию компании, в которой вы работаете.

Седьмое правило – 

гиперссылки. Если в письме вы указываете ссылки на интернет-ресурсы или гугл-документы, то пожалуйста оформляйте их правильно. У оппонента не будет времени и желания копировать ссылку и вставлять ее в окно браузера. Используйте инструменты почтовой программы, обычно в них есть функция, которая вставит гиперссылку в фразу.

Посмотрите в примере показан адрес ссылки на документ, но эту ссылку сначала надо скопировать в буфер обмена, и вставить в строку браузера. Это слишком долгий и не удобный процесс. Также не описано можно этот отчет скачать или отредактировать. А это важно!

Пример

Правило номер восемь – 

вложения из файлов. Если Вы пересылаете документ, то не разбивайте его на части, и используйте формат pdf, это уменьшит «вес» письма, и читать документ будет удобнее.

Если у Вас несколько документов, и все они не помещаются в одно письмо, то тут есть два варианта:

1. Заархивировать файлы

2. Сделать папку в облаке, например в гугл документах или на Яндекс диске, и прикрепить ссылку на них в письмо. Как правильно прикреплять гиперссылку, вы уже знаете.

Девятое правило – 

обращение в конце письма. В конце письма, в деловой переписке, чаще всего можно увидеть обращение «С наилучшими пожеланиями, Иванов Петр Васильевич». Но, кроме того, вариантов может быть несколько.

Пример

Однажды я увидела идеальное обращение в конце письма «С Уважением к Вам и Вашему делу, Елена Петрова». Такое обращение показывает, насколько Вы цените оппонента и потраченное им на письмо время.

Правило номер десять – 

подпись.

В подписи нужно указывать не только свои Фамилию, имя и отчество, но и контактные данные. Первым всегда пишут адрес электронной почты, далее номер телефона, если это корпоративный номер, то обязательно указывайте добавочный номер, по которому можно с Вами связаться. Далее укажите мобильный номер телефона, и мессенджеры.

В мессенджерах обратите внимание, что в ваших данных указан не никнейм, например, evil666, а фамилия и имя, и на аватарке Ваше фото, а не картинка.

 

Самое важное

Контактные данные оппонента переписки.

Правильно приветствие и обращение к оппоненту переписки.

Правильно выбранная тема и шаблон письма.

Структурированное, разбитое на смысловые блоки письмо.

Гиперссылки и вложенные в письмо документы, подпись и Ваши контактные данные в письме.