УМ_Опорнный конспект лекций ОФО

Важное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основным нормативным документом, на основе которого определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения13, среди которых различают типовые и ведомственные. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным документом общего действия. Ведомственные перечни создаются по инициативе отдельных ведомств, в основном в тех случаях, когда ведомственная система документации содержит большое количество специфичных документов. При наличии ведомственного перечня делопроизводственные и архивные службы используют его в своей работе. Остальные организации при определении сроков хранения пользуются типовым перечнем. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. Этот нормативный документ предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда Российской Федерации. Делопроизводственные службы используют перечень для подготовки номенклатуры дел, он является пособием при определении сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение, т. е. проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Существующие требования к составу управленческой документации, правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации. Работы в этом направлении ведутся в нашей стране с конца 1960-х гг. Унификация и стандартизация документов является основным методом совершенствования содержания и формы документа.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в т.ч. документов) к Единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов. В государственной системе стандартизации содержится следующее определение унификации: выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров14.

Стандартизация определяется как процесс установления и применения стандартов. Стандарт – это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным органом. Стандартизация документов может считаться высшей ступенью их унификации, приданием ее результатам статуса обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения.

Стандартизация и унификация документов в нашей стране имеет большую историю и достаточно существенные результаты. Унифицированные системы документации (УСД) состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов,

13Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М.: Росар-хив, 2000. 106 с.

14ГОСТ Р 1.0-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1994. П. 3.22.

11

обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности. Стандартизация затрагивает не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных систем и технологий.

Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (ТК). Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела – ТК 68, воспроизведения документов – ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написанию адреса, форматам бумаги, бланкам писем, правилам печати текстов, проставлению дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается также стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов на представление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии машинного обмена информацией. Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и их информационных элементов является одним из важнейших аспектов управления документами.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов, такая форма рациональна по компоновке и расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить механизм прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации. В среднем количество документов при унификации сокращается в 4-5 раз.

Одновременно с продолжением работ по унификации и стандартизации велись работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) 15 ,

15 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Изд-во

12

который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. К числу унифицированных управленческих документов относятся следующие.

Унифицированная система банковской документации:

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

документация по кредитным операциям банков;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда

ивыплаты социально-трудовых ресурсов;

документация по операциям банков, связанная с международными

расчетами;

выходная документация банков;

документация по безналичным расчетам через банки – внутрибанковские формы документов;

документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутрибанковские формы документов;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда

ивыплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутрибанковские формы документов;

выходная документация банков – внутрибанковские формы документов;

документация по денежному обращению – внутрибанковские формы документов;

бухгалтерская документация – внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской

документации бюджетных учреждений и организаций:

финансовая документация;

отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

документация по статистике национальных счетов и экономических

балансов;

документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

документация по статистике труда;

документация по статистике материальных ресурсов;

документация по статистике финансов;

документация по социальной статистике;

документация по статистике промышленности;

документация по статистике сельского хозяйства и заготовок

стандартов, 1994.

13

сельскохозяйственной продукции;

документация по статистике капитального строительства;

документация по статистике внешнеэкономических связей;

документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

документация по статистике транспорта и связи; – документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

отчетная бухгалтерская документация;

регистры бухгалтерского учета;

первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

документация по состоянию рынка труда;

документация по трудовым отношениям;

документация по повышению квалификации работников органов по

труду;

документация по охране труда;

документация по минимальным потребительским бюджетам;

документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

документация по учету и распределению средств;

документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

оперативно-коммерческая документация;

товаросопроводительная документация;

документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

транспортная внешнеторговая документация;

экспедиторская внешнеторговая документация.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с

большинством Документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления Деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В состав УСОРД входит:

документация по созданию организации, предприятия;

документация по реорганизации организации, предприятия;

документация по ликвидации организации, предприятия;

документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

документация по организационно-нормативному регулированию

14

деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по приему на работу;

документация по увольнению с работы;

документация по оформлению отпусков;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению16.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел три редакции, в настоящее время находится на пересмотре, но именно в этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в делопроизводстве.

ГОСТ 17914-72 17 разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

ГОСТ Р 51141-9818 содержит термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в т.ч. при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Более полувека действует ГОСТ 9327-6019, который установил стандартные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 мм х 297мм). Международной организацией по стандартизации (ISO)20 разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной.

К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной

16Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.:

ВНИИДАД, 1980. 151 с.

17ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1984.

18ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

19ГОСТ 9327-60. Бумага. Потребительские форматы. М.: Изд-во стандартов, 1960.

20ИСО 216-1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В.

15

службы. Среди них надо выделить прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, 21 который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Министерством труда РФ, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в т. ч. работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики.

Минтрудом России разработан и такой нормативный документ, как Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих 22 , назначение которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.

Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой для разработки должностных инструкций.

К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Министерства труда РФ, в которых установлены нормы времени на выполнение машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих и отправляемых документов 23 , т. е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой. Нормы времени установлены как для традиционной (ручной) технологии делопроизводства, так и для автоматизированной24. В последний норматив включен рад разделов, связанных с секретарским обслуживанием, в числе которых работы по приему посетителей, организации и ведению телефонных переговоров, подготовке и проведению заседаний, т. е. виды секретарской работы, относимые к так называемому бездокументному обслуживанию. Следует отметить, что в нормативах не только называются виды работ и их содержание, но и устанавливается

21Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд России, 2000.

22Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по общеотраслевым должностям служащих. М.: Издательство “ПРИОР”, 2001. 240 с.

23Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утв. постановлением Министерства труда РФ от 25.11.94 № 72. М., 1995; Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20.05.87 № 327/17-42. М., 1988; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.84 № 189/11-64. М., 1988.

24Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10.09.93 № 152. М, 1993.

16

последовательность их выполнения. Кроме того, в нормативах времени на делопроизводственные работы нашли отражение и вопросы организации труда – режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест делопроизводственных работников, санитарные нормы. Нормы времени являются незаменимым документом для руководителей делопроизводственной службы, т. к. позволяют решить многие проблемы, возникающие при организации ее работы.

Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативнометодических документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Минтруда России, Госстандарта России. Одни из названных документов полностью посвящены организации и технологии делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства (организации, предприятия, фирмы).

Именно в этом состоит основная задача любой делопроизводственной службы – установить и поддерживать в организации единый порядок документирования и оптимальную систему работы с документами. На основе действующей нормативно-методической базы создаются такие индивидуальные организационные документы, как положение о канцелярии (службе ДОУ), должностные инструкции ее сотрудников, инструкции по делопроизводству, которые определяют параметры конкретной системы делопроизводства. Необходимым профессиональным требованием, предъявляемым к работнику современной делопроизводственной службы, является доскональное знание действующих нормативно-методических документов, умение в них ориентироваться и постоянно быть в курсе последних изменений.

17

Лекция 2: Развитие делопроизводства в России.

1.Столбцовое (приказное) делопроизводство.

2.Коллежское делопроизводство.

3.Исполнительное делопроизводство.

4.Делопроизводство в России в ХХ веке.

1. Столбцовое (приказное) делопроизводство.

На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания – чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределены и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот

18

период охватывает время с XV по XVII в.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» – собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец, столпик. Составные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку – географическому, корреспондентскому, вопросному.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

поступление документа на рассмотрение;

подготовка дела к «докладу»;

рассмотрение и решение дела;

оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Таким образом, история делопроизводства в XVI— XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

2. Коллежское делопроизводство.

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии.

Следует отметить особенность регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после – и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

19

Вколлежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом

слевой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.

Вделопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

Вцелом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

XVIII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

2. Исполнительное делопроизводство.

«Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие – единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения – на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений – общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

порядок вступления дел;

движение их, или собственно так называемое производство;

отправление дел;

ревизия;

отчеты.

20