Документоведение (110

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

В.А. Алленова

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебно-методический комплекс для вузов

Издательско-полиграфический центр Воронежского государственного университета

2012

Утверждено научно-методическим советом исторического факультета 29 марта 2012 года, протокол № 3.

Рецензент В.Ю. Рылов

Учебно-методический комплекс подготовлен на кафедре новейшей отечественной истории, историографии и документоведения исторического факультета Воронежского государственного университета.

Рекомендуется для студентов 1–2-го курсов дневного и заочного отделения.

Для направления – 034700.62 – Документоведение и архивоведение

2

Введение

Документированная информация составляет основу управления, эффективность которого в значительной степени базируется на производстве

ипотреблении информации. Информация фиксируется в документах, придающих ей организационную форму и перемещающих ее во времени и пространстве.

Впостиндустриальном обществе все большее значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации. Переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней обуславливают актуальность профессии «документовед».

Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» утверждена приказом Министерства образования Российской Федерации от 02.03.2000 № 686. Квалификация, которую получают выпускники, – документовед. Документовед должен быть подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Российской Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретаремреферентом руководителя организации. Документовед должен иметь знания, практический опыт и владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения (или структурного подразделения) любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.

Курс «Документоведение» предназначен для студентов, обучающихся по направлению подготовки 034700.62 «Документоведение и архивоведение». Особое место данного курса в профессиональной подготовке обусловлено тем, что он входит в цикл общепрофессиональных дисциплин. Знания

инавыки, получаемые студентами в результате изучения дисциплины, необходимы для изучения курсов документоведческого цикла «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Информационное обеспечение управления», «Организационное проектирование» и др.

Изучение данного курса связано с такими дисциплинами, как «Современная организация государственных учреждений России», «Технические средства управления», «Вычислительная техника и программирование», «Архивоведение». Курс «Документоведение», изучающий правовую базу документирования, также связан с дисциплинами: гражданское, трудовое, информационное, административное, архивное право.

3

Программа дисциплины «Документоведение» федерального компонента цикла общепрофессиональных дисциплин составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», на основе примерных программ, рекомендованных Учебно-методическим объединением по образованию РГГУ и утвержденных Министерством образования Российской Федерации по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» 14.03.2003 (ОПД. Ф.12 Общепрофессиональные дисциплины. Федеральный компонент).

Распределение часов курса по темам и видам работ

				Аудиторные занятия
		Тема		Лекции	Практиче-	Самостоя-	Всего
					ские	тельная
					занятия	работа
		1. Назначение		курса, источника и литература
	1.1. Предмет, содержание, за-
	дачи курса и методы его изу-			2	2	4	8
	чения
	1.2. Источники и литература			2	2	4	8
		2. Документ, его функции		, способы	и средства	документирования
	2.1. Понятия «информация» и			6	6	12	24
	«документ»
	2.2.	Информационные свой-
	ства	и коммуникативные		2	2	4	8
	возможности документа
	2.3. Функции документов			2	2	4	8
	2.4. Способы документирова-			8	8	16	32
	ния
	2.5.	Современные	способы
	документирования		с исполь-	2	2	4	8
	зованием новых технологий
	2.6.	Материальные	носители	6	6	12	24
	информации
	2.7. Влияние носителя ин-
	формации на долговечность и			2	2	4	8
	стоимость документа
	2.8.	Средства документиро-		4	4	8	16
	вания (орудия письма)
	2.9. Основные технологии и
	средства копирования и раз-			2	2	4	8
	множения документов
				4

3. Признаки и структура документа

	3.1.	Оригинальность доку-		2	2	4	8
	мента
	3.2. Подлинность документа			2	2	4	8
	3.3. Копийность документа			2	2	4	8
	3.4.	Формуляр документа	и	4	4	8	16
	его составные части
	3.5. Создание и развитие тра-			6	6	12	24
	диционной формы документа
	3.6	Формуляр современного		8	8	16	32
	управленческого документа
	3.7. Текст документа			6	6	12	24
	3.8.	Унификация текста до-		4	4	8	16
	кумента

4. Системы документации. Унифицированные системы документации (УСД)

	4.1. Складывание систем до-		4	4	8	146
	кументации
	4.2.	Унифицированные сис-	6	6	12	24
	темы документации
	4.3. Организационно-распоря-
	дительные и информационно-		10	10	20	40
	справочные документы
	4.4. Регламентация процессов		4	4	8	16
	документообразования
	4.5.	Использование новых
	технологий в документирова-		4	4	8	16
	нии
	4.6. Комплексы документов		4	4	8	16
	4.7. Научно-историческая и
	практическая ценность доку-		4	4	8	16
	мента. Экспертиза ценности
	документа
		Итого:	108	108	216	432

5

Методические рекомендации

Целью методических рекомендаций по изучению дисциплины является закрепление и углубление знаний, полученных при изучении теоретического материала по дисциплине «Документоведение». Методические рекомендации призваны обеспечить эффективность самостоятельной работы студентов с литературой, на основе рациональной организации ее изучения, облегчить подготовку студентов к сдаче экзамена, сориентировать их в направлении изучения материала по поставленным вопросам, дать возможность отработать навыки составления и оформления различных видов документов как под контролем преподавателя, так и самостоятельно.

Методика преподавания дисциплины строится на сочетании лекционных и практических занятий с групповыми и индивидуальными консультациями. Практические занятия проводятся по темам дисциплины, требующим приобретения практических навыков в работе с документами.

Перед подготовкой к занятию студенты должны ознакомиться с планом практического занятия, а также с учебной программой по данной теме, что поможет студенту сориентироваться при проработке вопроса и правильно составить план ответа. Следующий этап – изучение конспекта лекций, разделов учебников, ознакомление с дополнительной литературой, рекомендованной к занятию. Студенты должны готовить краткий конспект ответов на все вопросы, знать определения основных категорий.

Основные проблемы курса раскрываются в лекциях. Закрепление теоретических знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы, приобретение практических навыков работы с документами осуществляется на практических занятиях.

Список источников и литературы, необходимой и достаточной для подготовки к экзамену и выполнения курсовой работы, поможет сориентироваться студенту в ходе самостоятельной подготовки. Форма отчетности о результатах самостоятельной работы по дисциплине – участие в практических занятиях, защита курсовой работы.

1. Цель курса. Целью настоящего курса является углубленное изучение документа как сложной информационной системы, а также систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой органи- зационно-правовой формы, способов документирования.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

–изучить теоретические основы документационных процессов в обще-

стве;

–показать взаимосвязь информации и документа;

–проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования и материалов для фиксации информации;

6

–проанализировать процесс складывания и развития формуляра доку-

мента;

–проанализировать процесс формирования и развития систем документации;

–выявить и показать тенденции унификации и стандартизации отдельных форм документов и систем документации в целом;

–ознакомить с современными требованиями к документам;

–привить навыки анализа документа;

–привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом;

–изучить основные способы создания документов;

–сформировать информационную культуру специалистов-документо-

ведов.

Курс документоведения является общепрофессиональной дисциплиной учебного плана, поэтому ставит своей задачей изучение современных проблем документирования информации, направлений совершенствования документационного обеспечения.

2. Требования к знаниям и умениям в соответствии с квалификационной характеристикой выпускника.

В результате изучения курса студент должен знать:

–общепрофессиональные, теоретические и методические основы документоведения;

–документоведческую терминологию;

–нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности;

–способы и средства документирования;

–закономерности развития документа и систем документации;

–структуру документа;

–реквизиты и современный формуляр документа;

–характеристику и состав унифицированных систем документации;

–стандарты на унифицированные системы документации;

–типовой состав систем документации учреждений любой организа- ционно-правовой формы;

–правила составления и оформления документов;

–критерии и принципы определения научно-исторической и практической ценности документов;

–порядок организации документов в комплексы;

–современные способы создания документов.

Студент должен уметь:

– составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, с применением компьютерной техники;

7

–унифицировать и проектировать формы документов;

–составлять документы с использованием языковых вариантов в зависимости от назначения содержания и вида документа;

–унифицировать тексты документов;

–оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов;

–внедрять унифицированные формы документов;

–определять историческую и практическую ценность документов;

–применять государственные и международные стандарты на документацию в профессиональной деятельности;

–составлять номенклатуру дел организации.

3. Основные виды занятий и особенности их проведения.

Программой курса предусмотрено чтение лекций, проведение практических занятий, выполнение курсовых работ. Содержание лекционного курса отражает основополагающие вопросы и проблемы документоведения, современные научные концепции, понятия, идеи. Лекции раскрывают основные проблемы по каждой теме курса «Документоведение». Методика преподавания дисциплины строится на сочетании лекционных и практических занятий с групповыми и индивидуальными консультациями. Практические занятия проводятся по темам дисциплины, требующим приобретения практических навыков в работе с документами, закрепления теоретических знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы над учебным материалом. При подготовке к практическим занятиям студентам необходимо тщательно изучить рекомендованную литературу, отдельные источники законспектировать, подготовить краткий конспект устного ответа. Освоение курса предполагает также написание курсовой работы.

4. Виды контроля знаний студентов и их отчетности

Формами контроля усвоения студентами учебного материала являются контрольные работы, экзамены во 2, 3, 4 семестрах, курсовая работа. Их цель – проверить теоретический уровень знаний студента, выявить навыки применения полученных знаний в решении практических задач. Текущий контроль заключается в проверке полученных знаний по каждой теме во время практического занятия. Формы – устный опрос, письменное тестирование. Промежуточный контроль заключается в проверке знаний определенного объема материала (несколько тем). Формы – устный опрос, письменное тестирование.

Изучение курса студентами завершается экзаменом в каждом полугодии. Обязательным условием допуска студента к экзамену является выполнение курсовой работы. Важным фактором при ответе является умение экзаменуемого оперировать ссылками на законодательные акты и нормативные, инструктивные, методические документы. При оценке знаний студента на экзамене по дисциплине «Документоведение» преподаватель руково-

8

дствуется следующими критериями: правильность, сочетание полноты и лаконичности, логика и аргументированность ответов; ориентирование в специальной литературе; культура ответа. Таким образом, на экзамене оценивается не только содержание ответа, но и форма его изложения.

Тематический план курса «Документоведение» характеризует структуру дисциплины с учетом видов организации учебного процесса (лекции, практические занятия, курсовые работы, самостоятельная работа студентов) на основании учебного плана.

СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

Раздел 1. Назначение курса, источники и литература

Тема 1.1. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения

Документ – основной объект документоведческих исследований. Роль документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технической революции на развитие документа. Развитие формуляра документа. Научно-историческая и практическая ценность документа. Оперативная, ретроспективная и перспективная среда существования документов.

Понятие о документоведении как научной дисциплине. Объект и предмет документоведения. Становление документоведения как научной дисциплины. Основоположники документационной науки. Основные этапы развития документоведения.

Структура документоведения. Общее документоведение. Особенное документоведение. Теоретический, исторический, организационный разделы документоведения.

Место документоведения в системе наук. Связь документоведения с другими научными дисциплинами – с исторической наукой, источниковедением, архивоведением, правоведением, экономическими, техническими науками, с науками об информации, теорией управления, лингвистикой и другими научными дисциплинами. Роль практики в развитии документоведения.

Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.

Тема 1.2. Источники и литература

Источники в документоведении. Классификация документоведческих источников по хронологии; по отношению к информационной среде; источники, вышедшие из делопроизводственной практики и правовые акты.

9

Законодательные акты и нормативные документы в области делопроизводства XVI – начала XX в. Письмовники. Формулярники. Судебник 1550 г. Соборное уложение 1649 г. Генеральный регламент 1720 г. Учреждение для управления губерний 1775 г. Общее учреждение министерств 1811 г.

Законодательные акты и нормативные документы в области документационного обеспечения управления. Методические разработки. Руководства по делопроизводству. Конституция Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ. Федеральные законы. Государственные стандарты и унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы. Государственная система документационного обеспечения управления. Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления. Периодические издания. Литература. Справочные издания.

Раздел 2. Документ, его функции, способы и средства документирования

Тема 2.1. Понятия «информация» и «документ»

Понятия «информация» и «документ». Связь информации и документа. Виды информации и ее свойства. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения. Роль информации в автоматизированных системах.

Происхождение документа, его назначение. Простейшие способы и средства передачи информации во времени и пространстве. Первые информационные технологии в истории человечества. Появление документированной информации.

Понятие «документ», его трансформация. Документ как объект исследования теоретических и прикладных дисциплин. Правовой, управленческий, исторический, информационный аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Понятие «электронный документ». Определение понятия «документ» в государственных стандартах.

Законодательные акты об обязательности документирования информации. Назначение документной информации. Оперативная и историческая (ретроспективная) документная информация как единая информационная система.

Документная деятельность. Основные этапы документирования. Документ как мнемоническая основа социальной коммуникации. Сис-

тема документной коммуникации: документный поток, документный массив, документные ресурсы, документация, документный фонд.

10