ИСУП Часть 1 %28полный%29

Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана

М.Ф. Меняев, А.С. Кузьминов, Д.Ю. Планкин

Информационный менеджмент в малом бизнесе

Учебное пособие

Москва, 2010 г.

УДК 681.52:681.3 ББК 32.973

М 51

Меняев М.Ф., Кузьминов А.С., Планкин Д.Ю.

М 51 Информационный менеджмент в малом бизнесе.

Учебное пособие. /Под ред. проф. М.Ф. Меняева. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана,

2010. - 50 с.

Пособие содержит учебный материал, раскрывающий содержание информационного менеджмента в малом бизнесе на базе компьютерной технологии.

В издании на базе практических примеров и контрольных заданий, изучается выполнение текущих операций малого бизнеса с помощью программного продукта 1С: Бухгалтерия 8.1 , что позволяет овладеть методами ведения учета в малом бизнесе, для их использования в информационной деятельности менеджера.

Будет полезно студентам университетов и колледжей, изучающим основы электронного управления организацией, а также всем желающим самостоятельно овладеть программой 1С: Бухгалтерия 8.1.

Библиогр. список	5 назв.
	М.Ф.Меняев, А.С. Кузьминов, Д.Ю. Планкин - 2010

2

	Содержание:
1.	Введение	4
2.	Классификация информационных технологий для малого бизнеса	6
3.	Формирование исходных данных для системы ИТ-управления	7
4. Выполнение текущих операций малого бизнеса		25
5.	Формирование отчетов и варианты домашних заданий	50
6.	Рекомендуемая литература	51

3

Введение

Организационная система представляет собой управляемый менеджером (группой менеджеров) набор ресурсов, обеспечивающий рынок продукцией и/или услугами.

Современное управление подобными системами – совокупность действий, для достижения поставленных целей в бизнесе на основе знаний о производственной ситуации. Эти знания формируются в процессе сбора и обработки первичной информации с помощью информационных систем и технологий различного назначения и уровня.

В основе такого управления (ИТ-управление) лежит понимание того, как применение цифровых средств обработки информации может обеспечить оптимальные условия реализации бизнес-процессов и их эффективное развитие, создать предпосылки для развития новых направлений в производственной деятельности организации.

Эффективное применение систем ИТ-управления позволяет не только оптимизировать и ускорить хозяйственные процессы, но и повысить конкурентоспособность организации за счет своевременности получения и обработки данных о критических факторах успеха.

ИТ-управление решает задачу выбора из потока оперативных данных наиболее важных для синтеза управляющих величин, характеризующих связь организации с внешним миром и технологией производства. Дальнейший анализ полученных величин позволяет определить условия достижения поставленных целей, гарантировать выпуск востребованных товаров и/или услуг, при одновременном росте прибыли.

Построение системы ИТ-управления предполагает решение следующих основных задач:

1.Организация доступа к оперативной информации,

2.Реализация метода обработки данных для принятия управленческих решений,

3.Формирование эффективной системы распределения информации, обеспечивающей

осуществление принятых решений.

Рис. 1.1. Схема взаимодействия системы менеджмента и системы ИТ-управления: 1 -

		сбор данных и распределение информации, 2
	Внешняя среда	– информационная система управления орга-
1		низацией, 3 – поток информации для принятия

ИС	1					Продукт	управленческих решений.
				Производство
						/Услуга
2							На рис. 1.1 в виде схемы показано взаи-
							модействия системы менеджмента и инфор-
		3
				Оптимизация		Рынок	мационной системы (ИС) управления органи-
				управления			зации.
							Доступ к оперативной информации в си-

стеме (1) предполагает получение данных, как о внутренних факторах, характеризующих производственные процессы, так и о внешних факторах, определяющих состояние рынка, поведение партнеров, интересы клиентов, состояние конкурентов, возможные агрессии и т.п.

Эффективное использование оперативных данных находится в прямой связи с методами ее обработки в ИС (2), позволяя принять оптимальные управленческие решения (3).

ИТ-управление направлено на решение следующих основных задач:

1.Уменьшение негативных воздействий внутренних и внешних критических факторов на деятельность организации за счет оперативного учета и распределения информации в системе управления.

4

2.Применение новых методов ИТ-управления предприятием, для моделирования ее деятельность, прогнозирования пути развития, поиска инновационных предложений в целях оптимизации прибыли.

3.Повышение конкурентоспособности организации, как за счет уменьшения срока выполнения заказа, так за счет и применения новых производственных решений, позволяющих повысить качество технологических и хозяйственных процессов.

4.Формирование и использование синтезированных знаний (управляющих величин), связывающих обобщенные данные и параметры производства с внешним миром.

Использование систем и методов ИТ-управления является необходимым условием оптимизации деловых процессов. Однако, применение даже наиболее эффективной информационной системы само по себе еще не гарантирует достижения высокого уровня эффективности управления операциями. Опыт показывает, что с помощью информационных систем можно воспроизвести свою существующую (нередко малоэффективную) структуру, что может обеспечить лишь локальное повышение эффективности работы, укрепить сложившиеся организационные структуры. Но глобальной оптимизации в рамках компании нельзя достигнуть таким образом.

Назначение ИТ-управления в проявляется также и в том, что на его основе можно разработать и внедрить принципиально новые бизнес процессы.

5

2. Классификация информационных технологий для малого бизнеса

Современный инженерный бизнес невозможно представить без применения информационных технологий в процессе ежедневной работы.

Рассмотрим некоторые информационные системы (SAP, Microsoft Dynamix Ax, Галактика, 1С), представленные на рынке, с точки зрения их применения в малом бизнесе.

Начнем с цели внедрения информационной системы. Одним предприятиям современные автоматизированные системы необходимы как инструмент снижения издержек, другим они важны для равноправного общения с зарубежными партнерами. Кроме того, немало предприятий, только «приобщающихся» к автоматизации, большинство из них работают в индустриях с высокой конкуренцией и все больше осознают роль информационных систем в своем бизнесе. Есть и те, кто занят «апгрейдом» уже внедренных решений.

Рассмотрим сегменты рынка, где спрос на информационные системы наиболее заметен. Это, прежде всего, активно растущие или реорганизуемые отрасли: нефтегазовый сектор, электроэнергетика, машиностроение, металлургия, телекоммуникации. Эксперты отмечают всплеск интереса к информационным технологиям в сфере оптоворозничной торговли, среди дистрибьюторских компаний, там, где особо важна роль планирования при снабжении, четкий контроль себестоимости продукции и каналов сбыта. В этом сегменте полнофункциональные информационные системы наиболее эффективны и способны принести отдачу наиболее быстро.

Появляется интерес к полнофункциональным ERP-системам и со стороны малых и средних предприятий, которые «переросли» в своем развитии простые системы автоматизации бухгалтерии. Компании среднего бизнеса, активно разрастаясь, увидели, что состояние их информационных технологий все чаще препятствует дальнейшему росту бизнеса, а недостаток информации не позволяет оперативно принимать управленческие решения.

1С: Бухгалтерию полнофункциональной ERP-системой назвать нельзя из-за отсутствия необходимого функционала для управленческого учета, недостаточной мощности и того, что она непосредственно адаптирована для удовлетворения нужд лишь бухгалтерского учета.

Однако, при всех перечисленных выше недостатках 1С как ERP-системы, для предприятий малого бизнеса, уровня ее функциональности и спектра решаемых задач более чем достаточно.

Также ее несомненными плюсами по сравнению с полнофункциональными ERPсистемами являются:

сравнительно низкая стоимость

возможность работы в ней сразу после ее приобретения и установки. Что невозможно реализовать с ERP-системами, т.к. они требуют больших временных затрат на первоначальную настройку и адаптацию под нужды текущего предприятия

Внастоящее время 1С является одним из самых популярных программных продуктов для автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии в России. Исходя из всего вышеизложенного, она и была выбрана в качестве программы для обучения работе в информационной среде малого предприятия.

«1С:Бухгалтерия 8» — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную

6

торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Кроме того, с помощью «1С:Бухгалтерии 8» могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения или общий режим налогообложения.

Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.

Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции, как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.

«1С:Бухгалтерия 8» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Целью данного методического пособия является помощь студентам в приобретении основных навыков работы с программой «1С:Бухгалтерия 8».

2.1. Конфигурирование информационной системы

Первый запуск программы осуществляется следующим образом:

Пуск – Все программы – 1С Предприятие 8.1 – 1С Предприятие

Выделить информационную базу «Бухгалтерия предприятия» и выбрать режим работы.

Программа работает в двух основных режимах:

Режим 1С предприятие – в нем осуществляется вся текущая деятельность.

Режим Конфигуратор – позволяется конфигурировать систему в соответствии с особенностями учета организации. В этом же режиме разработчик или администратор системы может вносить любые изменения в типовую конфигурацию, так же в этом режиме определяются права и роли пользователей.

Вданном методическом пособии будет описана работа с новой (пустой) базой данных. И в результате проведенных действий в настроенной БД можно будет вести реальный учет.

3. Формирование исходных данных для системы ИТ-управления

Эта часть домашнего задания заключается в первоначальном заполнении системы данными, для дальнейшего их использования.

Данные для выполнения задания выбираются произвольно на усмотрение студента, но в рамках допустимых значений, определяемых заданием и преподавателем.

7

3.1. Настройка рабочей даты

Сервис – Параметры

Рабочая дата будет автоматически подставляться во все документы и справочники программы. При первом запуске рабочая дата считывается с компьютера. Если же флажок «Использовать текущую даты компьютера» снят, то можно установить дату вручную. В этом случае первоначальные данные удобно вводить на начало квартала.

По завершению работы в какой-либо форме/окне (создание нового юр/физ лица, добавление банковского счета, создание должностей, контрагентов), необходимо нажимать кнопку «ОК», для запоминания изменений системой.

Для выбора в каком-либо поле уже существующих значений, необходимо щелкнуть по этому полю левой кнопкой мыши, и, использую клавишу , выбрать необходимое значение из списка.

Удаление в программе производится следующим образом:

пометить объект на удаление, нажав клавишу Delete или иконку

Операции – Удаление помеченных объектов – «Контроль» - «Удалить»

3.2. Ввод первоначальных сведений о собственной организации

Сведения о собственной организации вводятся в одноименном справочнике.

Предприятие – Организации

Для редактирования сведений в уже созданной компании, нажмите редактировать

(рис. 3.1). Если необходимо создать новую организацию, нажмите кнопку «Добавить».

8

Рис. 3.1. Организация

Контактная информация указывается на вкладке «Адреса и телефоны» (адрес вводится на основании требований ФСС).

Вводим сведения на вкладке «Коды» (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Коды

9

На вкладке «Фонды» регистрационные номера в ФСС и ПФР (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Фонды

В программе существует возможность вести «многофирменный учет», когда в компанию входит несколько фирм. Для этого конкретный пользователь может установить для себя организацию, в которой он работает основной. Тогда она будет автоматически подставляться во все документы (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Организации

3.3. Настройка параметров учета

Предприятие – Применяемые системы налогообложения – Все системы налогообложения.

Предприятие – Настройка параметров учета. В этом окне задаются общие па-

раметры ведения учета (рис. 3.5).

* При «многофирменном учете» настройки распространяются на все фирмы.

10