Пример служебной записки на согласование платежей*

•Ситуация = «У нас есть проблема».

•Развитие ситуации = «Решение проблемы будет стоить (столько-то)».

•Вопрос читателя = «Должен ли я дать согласие на эти расходы?»

•Тезис автора документа = Необходимо согласиться на расходование данной суммы.

•Аргументы: 1) Решение проблемы не терпит отлагательства. 2) Это лучшее решение из всех возможных (ссылка на исследование других вариантов).

3)Эти меры гарантируют также ряд других преимуществ. 4) Эти меры

выгодны с финансовой точки зрения.

(Это пример документа, построенного дедуктивно: тезис, выдвинутый в

Приведем в заключение схемы трех типов умозаключений, применяемых в процессе анализа ситуаций и поиска решений

▪Дедукция.

▪Правило: Если мы слишком сильно повысим цену, продажи снизятся. (Если А, то В).

▪Событие: Мы повысили цену слишком сильно. (А)

▪Результат: Поэтому продажи снизятся. (В неизбежно).

▪Индукция.

▪Событие: Мы повысили цену. (А)

▪Результат: Продажи снизились. (В)

▪Правило: Возможно, причиной того, что снизились продажи, стало слишком сильное повышение цены. (Если А, то, возможно, В).

▪Абдукция.

▪Результат: Продажи снизились. (В)

▪Правило: Зачастую продажи снижаются из-за слишком высокой цены. (Если А, то В).

▪Событие: Необходимо проверить, действительно ли цена слишком высока. (Возможно, что А).

Выделим следующие основные принципы составления делового документа:

1)Документ должен содержать вводную часть, описывающую возникшую ситуацию. Вводная часть должна содержать уже известный адресату материал (напоминать, а не информировать). Вводная часть должна содержать «недоговоренность», вызывать у адресата вопрос (Что нужно сделать? Почему? Как это изменить?).

2)Главный уровень документа – это логическая часть, включающая в себя тезис (= ответ на вопрос, возникающий в результате прочтения вводной части); аргументы – обоснования данного тезиса и способ демонстрации следования – дедуктивный или индуктивный.

Структуризация главного уровня

Главный уровень структурируется:

-по вертикали: от тезиса (общей идеи) – к аргументам (идеям низшего уровня);

-по горизонтали: на каждом уровне должны быть представлены однотипные аргументы, объединенные либо дедуктивно (главная идея, второстепенная идея, заключение), либо хронологически (первый, второй, третий), либо структурно (Москва, С.-Петербург, Самара), либо по значимости (первый по значимости, второй… и т.д.).

При выборе способа демонстрации чаще предпочтение отдается индукции, при которой вывод (тезис) делается на основе выделения общего признака, присущего приведенным однотипным аргументам. Дедуктивная аргументация в деловых документах выглядит более громоздкой, так как требует неоднократного обращения к уже упомянутым фактам.

Пример

Ситуация: Покупка склада на улице Н.

Дедуктивная аргументация: 1) Мы используем три критерия для оценки склада (А, Б, В). 2) Выбранное нами здание соответствует этим трем критериям (А, Б, В). 3) Следовательно, стоит купить это здание.

Индуктивная аргументация: Решено купить склад на улице Н., так как здание соответствует нашим трем критериям: недалеко расположен, площадь более 5 000 кв. м, стоимость кв. м менее 100 долларов.

+Еще 2 принципа составления делового документа

3)Оценка аргументации:

-убедитесь, что все ваши аргументы (основание пирамиды) взаимосвязаны;

-что ни один важный аргумент не упущен из виду;

-если между аргументами не прослеживается никакой последовательности (дедуктивной, хронологической, структурной, по степени значимости), значит, вы плохо продумали логическую взаимосвязь ваших идей;

-каждый аргумент сформулируйте как можно более кратко, избегайте пустых утверждений;

-сгруппируйте схожие аргументы: утверждения в рамках одной группы должны взаимно исключать друг друга, а взятые вместе – исчерпывающе характеризовать предмет.

4) При анализе проблемы усложняется вводная часть. Прежде чем подойти к

Ряд шагов

Определение проблемы – Структурирование процесса анализа – Проведение анализа (поиск решения) – Построение пирамиды рассуждений.

Наличие проблемы предполагает наличие в ситуации события, нарушающего равновесие. Ситуация при этом распадается на две альтернативы: текущий результат – желаемый результат. Проблема – это расхождение между желаниями и реальностью. Для ее решения необходимо определить причины расхождения и необходимые для его устранения меры.

конкретизация*

Определение проблемы – это поиск ответов на следующие вопросы:

-Что происходит?

-Что нас не устраивает?

-Что мы хотели бы получить вместо этого? Структурирование проблемы включает, помимо указанных

трех, также вопросы:

-Что можно предпринять?

Этапы анализа проблемы

Анализ проблемы также включает несколько этапов: сбор информации – описание полученных данных – обобщение данных – рекомендации.

В случае, если неизвестны причины, приведшие к нежелательному результату, применяется метод научной абдукции, состоящий в выдвижении и проверке гипотез с целью получения однозначного ответа.

Полезные советы, облегчающие построение письменной аргументации:

- С точки зрения психологии, человек не может удержать в кратковременной памяти более семи предметов (плюс-минус два): некоторые могут запомнить девять, другие – пять предметов. Для облегчения запоминания следует разбить их на логические группы и построить классификацию в форме пирамиды (например, «фрукты: яблоки, апельсины, виноград»). Эта же закономерность используется при выдвижении аргументов и выстраивании их в логической последовательности.

- Мышление человека, осваивая тот или иной фрагмент мира, идет «снизу – вверх».

Представление мысли, напротив, лучше начать с вывода, результата, то есть в направлении «сверху – вниз». Такой, дедуктивный, способ представления аргументации является наиболее легким для восприятия.

- Несмотря на известную стандартизированность официально-деловой речи, не следует бояться простого и ясного языка в изложении. Например, Б. Минто рекомендует представить, что вы рассказываете о проблеме другу и начать так: «У одной компании было три склада, с которых она

дистрибутировала по всей стране хозяйственные товары…». Ваш друг сразу же представит себе эти