Факсимильные документы и договоры «на словах» почти всегда опасны для бизнеса

Рассматривая правила составления и подписания гражданско-правовых документов, нельзя оставить без внимания и «больной» сейчас вопрос оформления небумажных договоров, соглашений и т. д. Не секрет, что значительный сегмент российского бизнеса работает по «факсу», быстрота действия которого прямо пропорциональна количеству судебных тяжб, особенно в отношении долгов и неподписанных договоров. Альтернативой (не самой удачной) факсимильным документам часто становятся бумаги, подписанные факсимиле (вместо собственноручной подписи), а порой даже и обычная устная договоренность.

Это свойственно транспортным обязательствам (перевозка, экспедиция, буксировка, фрахт и т.п.) и компаниям, где порой неясно, каким образом оформлены отношения между заказчиком, перевозчиком, грузоотправителем, грузополучателем, буксировщиком и водителем, везущим груз. Хаос в договорной дисциплине таких компаний позволяет им думать, что их «обманули, захватили или ограбили», а судейский корпус иногда ссылается на учебники по арбитражному процессу, благо закон им этого не запрещает⁷.

Как уберечь компанию от рейдерских исков «из печати»

Колоссальные проблемы в договорной и судебно-арбитражной практике создает отсутствие внятного гражданско-правового регулирования порядка изготовления, обладания, использования, передачи, уничтожения, совершения и хранения печатей.

Для того, чтобы «в рамках закона прокатить или наградить долгами» любую компанию, нужно немного – заказать копию выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, копию устава (свидетельства о присвоении ИНН, ОГРН). В этих документах посмотреть данные руководителя, заключить одну сделку, чтобы иметь оттиск печати. Директор известен, печать изготовлена, можно заключать массу сделок от имени добросовестного владельца бизнеса, особенно с мелким бизнесом, как правило «экономящим» деньги на юристах и службе безопасности.

Использование печати также вызывает много корпоративных конфликтов. Одним из спорных является вопрос о подлинности и количестве экземпляров одной и той же печати у разных учредителей, директоров, «лиц по доверенности» и иных аффилированных лиц⁸.

Можно привести несколько правил, соблюдение которых снизит риск подобных рейдерских исков «из печати». Например, стоит отказаться от проставления на документах различного рода безликих штампов («Для бухгалтерии», «Юридический отдел» и т. д.). Печать, оттиск которой ставят на официальных документах, должна быть легализована, то есть отражена в учредительных документах, специальном приказе и решении участников (акционеров, учредителей). В этих же документах следует определить и назначение печати или печатей.

При заключении договоров с предпринимателями, у которых печать отсутствует, следует потребовать от такого контрагента письмо об отсутствии печати (иногда печать есть, а ее не хотят использовать, чтобы потом отказаться от исполнения обязательств).

Если дело касается участников внешнеэкономической деятельности, имеющих реестровые и обычные печати, то им следует на корпоративном уровне ввести соответствующее положение «О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов» с грифом «Коммерческая тайна». В нем стоит отразить технические характеристики печатей, их соответствие требованиям законодательства, виды печатей (для удостоверения подлинности документов, для деятельности обособленных подразделений и т. д.), условия изготовления печати, порядок учета печатей и штампов, их использования и уничтожения, ответственность за утрату печати или штампа, секреты (оригинальность, уникальность) печати (штампа).