Общее понятие о первичном учете. Документы как носители первичной учетной информации
Первичное наблюдение - целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации. Процесс первичного наблюдения представлен на рисунке 20 . По результатам первичного наблюдения составляется документ. Документ - материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Кроме того, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимают зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Первичные бухгалтерские документы - бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций и непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения.
Рис. 20. Процесс первичного наблюдения
Документы несут, с одной стороны, экономическую информации путем группировки и обобщения цифровых показателей фактов предпринимательской деятельности и, с другой стороны, юридическую информацию путем оформления в установленном порядке совершенного факта предпринимательской деятельности организации. Первичные бухгалтерские документы необходимы для: • обоснования учетных записей; • передачи указаний от распорядителей до исполнителей. • контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности организации; • фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих мест в предпринимательской деятельности. Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты определены Законом «О бухгалтерском учете» и к ним относят: • наименование документа (формы), код формы; • дату составления; • название и юридический адрес сторон, участвующих в хозяйственной операции; • содержание хозяйственной операции; • количественную и стоимостную оценку хозяйственной операции; • наименование должностных лиц, ответственных за операции; • подписи лиц, составивших документ, и их расшифровки. С принятием Федерального закона от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» появилась возможность подписания документа без использования «мокрых» подписей и печати. Электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Переменные реквизиты зависят от характера хозяйственной операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки информации. Переменными, или дополнительными, являются следующие реквизиты: • номер документа; • номер банковского счета организации; • основание для совершения хозяйственной операции. Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машинок и принтеров. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Первичный документ составляется как на бумажном носителе, так и в электронном виде, оформляется на бланках типовых форм. Оформительные записи на бумажном носителе ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.