- •Розділ vі. Ділове листування. Частина і. Правила ділового листування.
- •§ 1. Загальні вимоги.
- •1. Стиль ділових листів
- •2. Правила ведення ділової кореспонденції.
- •§ 2. Мовні засоби оформлення реквізитів ділового листа.
- •§ 3. Мовні засоби початку й завершення ділового листа.
- •1. Початок ділового листа.
- •2. Початкові речення.
- •1. Подяка:
- •3. Завершення ділового листа.
- •§ 4. Оформлення ділового листа.
- •§ 5. Етикет листування із закордонними діловими партнерами..
- •1. Оформлення тексту листа.
- •2. Оформлення листа
- •Частина іі. Різновиди ділових листів.
- •1. Листи-підтвердження
- •2. Лист-запит
- •3. Відповіді на запит
- •4. Лист-прохання
- •5. Відповіді на прохання й пропозиції
- •6. Листи-нагадування
- •7. Рекламаційні листи й листи-претензії
- •8. Відповіді на листи-претензії та рекламації
- •9. Листи-вибачення
- •10. Листи-подяки
- •11. Супровідні листи
- •12. Заохочувальні та спонукальні листи
- •13. Рекомендаційні листи
- •14. Запрошення
- •15. Листи-запрошення
- •16. Листи-вітання
13. Рекомендаційні листи
Рекомендаційні листи в діловому світі практикуються дуже широко й давно вже стали невід'ємним елементом ділових стосунків і, відповідно, епістолярію. На відміну від характеристики, рекомендація не обов’язково подається з місця роботи. Зацікавленою в рекомендації стороною може бути або сама людина, або ж організація чи фірма. Останнім особливо важлива об'єктивність, оскільки вони зацікавлені в добросовісних, кваліфікованих працівниках або ж стипендіатах, що гідно використають виділені їм кошти.
Ситуації, коли особа має заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи гранту й т. ін.
Діловий етикет передбачає, що за рекомендацією звертаються до тих, хто справді добре знає особу, про яку йдеться в рекомендації (її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці тощо), має певний авторитет та визнання у своїй галузі й готовий поручитися за неї своїм авторитетом. При цьому в рекомендації можуть вказуватися не тільки позитивні якості претендента. Об'єктивність і правдивість рекомендації — це справа ділової честі, і за успіхами чи помилками рекомендованих осіб стоятиме авторитет і добре ім'я того, хто рекомендував цю особу.
Рекомендаційні листи складаються, як правило, із двох частин:
У першій частині вказуються мінімальні відомості про рекомендованого: скільки часу, звідки, з якого боку його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі та ін.
У другій частині має бути чітко сформульоване те, заради чого власне й пишеться рекомендація: рекомендую чи не рекомендую. Урешті-решт висловлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.
Вельмишановний п_________________,
Знаю, що Ви саме комплектуєте дослідну лабораторію з питань розробки____________ Хочу порекомендувати Вам звернути увагу на _______________________. Знаю його ще зі студентських років, коли він блискуче захистив дипломну (магістерську) роботу на тему _________________________. Згодом він працював під моїм керівництвом при реалізації програми________ та проекту________ і зарекомендував себе старанним і наполегливим працівником.
Як дослідник п. ________ характеризується нестандартністю мислення, прагненням до пошуків нових шляхів реалізації задуманого, гідною подиву сумлінністю. Останнім часом його професійні інтереси все більше схилялися до кола проблем, які вирішує Ваша організація. Саме тому спільна діяльність може дати дуже добрі результати для вас обох. Гадаю, що, прийнявши
п. ________ на посаду _________, Ви зробите оптимальний вибір, найбільш корисний як для Вашої справи, так і для_________________.
З щирою повагою до Вас_____________
( підпис)
Рекомендації не обов’язково мають бути позитивними. У них можуть вказуватися вади претендента, які можуть стати перешкодою на шляху до успіху й про які можна делікатно зазначити в рекомендаційному листі, попереджуючи тим самим можливі ускладнення чи непорозуміння.
Рекомендації можуть бути також негативними (так звані «закриті рекомендації»). Така рекомендація дається, якщо автор вважає, що претендент не зовсім відповідає посаді, про яку клопочеться (не зможе виконувати покладених на нього обов'язків, програма наукового дослідження не входить у коло його інтересів тощо):
Шановний п. _______________,
Я отримав Вашого листа з проханням дати об’єктивну рекомендацію п._______________, який віднедавна клопочеться про посаду ______________ у Вашій фірмі. П. ___________ я знаю з ______ року, тобто відтоді, як він почав працювати в нашому об’єднанні. Безперечно,
п._____________— дуже чуйна, добра, товариська людина, користується повагою та авторитетом серед колег. Однак, на жаль, я не можу взяти на себе відповідальності високо оцінити його професійні якості. Тим більше, що посада, на яку він претендує, дуже відповідальна й вимагає великого досвіду роботи в нашій галузі та навичок спілкування із зарубіжними партнерами, яких у п. ___________ ,на жаль, немає.
Думаю, що, пройшовши певний курс підготовки, він зміг би справитись з відповідними обов’язками, але на даний момент він, мабуть, не зовсім готовий до виконання завдань, передбачених цією посадою.
Щиро прошу вибачення, якщо цим листом я розчарував Вас. Однак беручи до уваги наше
багатолітнє знайомство й чудово розуміючи важливість вибору кандидатури на посаду___________, я вважав своїм обов’язком дати Вам правдиву інформацію.
Залишаюсь з повагою____________
(підпис)
Дуже часто рекомендацій потребують претенденти на отримання дотацій, стипендій, премій, грантів тощо. Оскільки учасників конкурсу може бути дуже багато, то для полегшення роботи й охоплення всіх рис, які, на думку спонсорів, необхідні переможцеві, до аплікаційної форми інколи додають формуляри рекомендацій. Той, хто рекомендує, повинен лише чітко заповнити відповідні пункти.
Примітка для того, хто рекомендує:
заповніть формуляр (надрукуйте або чітко напишіть);
при необхідності додайте один-два аркуші.
Коротко з'ясуйте, відколи ви знаєте претендента й наскільки ознайомлені з його роботою. Якщо претендент студент чи аспірант, заповніть, будь ласка, пункти 2—7.
Загальна підготовка _____________________________.
Оригінальність _________________________________.
Розсудливість__________________________________.
Старанність, працьовитість_______________________.
Уміння усно й письмово висловлюватися____________.
Уміння проводити дослідження ___________________.
Загальні зауваження ____________________________.
Ви знайомі із пропонованим проектом чи темою дисертації? Як цей проект оцінюєте? ______________________.
Прізвище, ім'я ________________________ галузь науки __________________________
Установа чи навчальний заклад, яку посаду займаєте, учений ступінь_________________
Службовий телефон ___________________ Домашній телефон ___________________
Підпис _____________________ Дата _________________________