2.2.Контроль исполнения документов.

Целью контроля является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения предусматривает постановку на контроль, проверку современного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, периодическое информирование директора Техникума.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются перечнем (приложение 1). По указанию директора Техникума на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

Контроль осуществляют: Директор Техникума, его заместители и ответственные исполнители.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год, задания последующих месяцев ткущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения начисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций с момента их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов вышестоящих органов государственной власти и управления России, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления ( приложение 2), Индивидуальные сроки устанавливаются директором в резолюции.

Конечная дата исполнения может содержаться в тексте документа. В с лучае, когда срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение одного месяца.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, только при наличии объективных причин. Изменения вносятся в регистрационный журнал.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и гражданам.

2.3.Формирование дел и их текущее хранение.

Формирование дел – группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в Техникуме формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Техникуме осуществляются секретарем и заведующей архивом Техникума.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело нс должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело N …", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу (о командировках, отпусках) формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих к служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом- запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Хранение документов и дел.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив Техникума дела хранятся по месту их формирования.

Дела постоянного и временного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив Техникума не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Руководители и сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Техникума, заведующим архивом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Техникума. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Техникума с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.