Лабораторная работа №4 Проектирование и использование форм и отчетов в среде ms Access

Цель работы:

Изучить процесс создания форм средствами MS Access в режиме проектирования форм с использованием Мастера; приобрести практический опыт разработки форм для ввода информации в исходные таблицы базы данных; изучить процесс создания отчетов средствами MS Access; научиться группировать отчеты.

Содержание отчета:

1. Титульный лист.

2. Цель работы.

3. Описание построения форм и отчетов (режим, перечень и свойства используемых элементов управления).

4. Виды сконструированных форм и отчетов.

5. Краткие ответы на контрольные вопросы.

6. Выводы.

Краткие теоретические сведения

Формы являются объектом базы данных, обычно используемым для отображения данных в базе данных и предоставления данных в наглядном виде для пользователя. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действии, определяемых введенными данными. Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источни­ком записей формы являются поля в базовых таблицах и за­просах. Форма не обязательно должна включать все поля из каждой таб­лицы или запроса, на основе которых она создается.

Присоединенная форма получает данные из базового источ­ника записей. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете формы. Связь между формой и ее источником записей создает­ся при помощи графических объектов, которые называют эле­ментами управления. Наиболее часто используемым для выво­да и ввода данных типом элементов управления является поле. Существует воз­можность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям.

В MSAccess можно создать формы самых разных типов:

• “В столбец” (рис. 4.1.). Классический вариант, с которого чаще всего начинается знакомство с формами. В такой форме все поля выводятся на экран как один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное в свойстве “Подпись” данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.

Рис. 4.1. Форма "В столбец"

• “Ленточная” (рис. 4.2.). Нечто среднее между формой “в столбец” и табличным представле­нием данных. В окне формы отображается сразу не­сколько записей таблицы. В простейшем варианте такой формы поля, составляющие одной записи, ото­бражаются в одной строке, аналогично представлению таблицы в режиме таб­лицы. Подписи полей выводятся в качестве заголовков столбцов.

Рис. 4.2. Ленточная форма

• “Табличная”. Данные в такой форме представлены в стиле электронных таблиц Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна строка таблицы, а каж­дому полю — один столбец. Подписи полей выводятся в качестве за­головков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ширину столбцов и высоту строк, а также выполнять многие другие операции, которые исполь­зуются для настройки внешнего вида таблиц в режиме таблицы.

• “Выровненный” (рис. 4.3.). Создает форму, поля на которой занимают практически все свободное место и при этом выровнены по отношению друг к другу. Иногда полезна для создания форм, содержащих большое количество полей, которые необходимо уместить на экране, без выполнения скроллинга (прокрутки).

Рис. 4.3. Выровненная форма

• “Диаграмма”

• “Главная/подчиненная”. Используется для отображения отношения один ко многим. Одна область такой формы (главная ферма) предоставлена для данных из основной таблицы, а другая (подчиненная форма) отображает записи из связанной таблицы, причем только те, которые непосредственно связаны с текущей записью в главной форме.

• “Кнопочная”. Управляющая форма, открывает другие формы или отчеты базы данных.

Формы, являясь объектами базы данных, представлены в окне базы данных вкладкой “Формы”.

Создание форм с помощью мастера

MS Access содержит большой набор инструментов для автоматического создания стандартных элементов интерфейса. Для создания новой формы сначала следует открыть окно базы данных. Затем необходимо выбрать пиктограмму “Форма” и нажать кнопку “Создать”.

MS Access открывает диалоговое окно “Создание формы”. В поле следует указать таблицу или запрос, данные из которых необходимо представить в форме, после чего следует нажать кнопку “Мастера”. MS Access открывает окно со списком доступных мастеров по разработке форм. Выберите, например, элемент “В один столбец” и нажмите кнопку “ОК”. В результате этих действий будет запущен мастер по созданию форм, данные в которых размещены в один столбец. В первом диалоговом окне мастера необходимо определить поля данных, которые будут помещены в формы. Поля можно выбирать по отдельности и помещать в список "Порядок полей в форме” нажатием кнопки “>”. При нажатии кнопки “>>” мастер помещает в этот список все имеющиеся поля. Список определяет не только, какие поля данных будут присутствовать в форме, но и их очередность.

Продолжите процесс создания формы, нажав кнопку “Далее”. Если больше никаких установок делать не требуется, нажмите кнопку “Готово”. В этом случае для всех остальных установок мастер использует значения по умолчанию.

Создание форм с помощью конструктора

Несмотря на то, что создание форм “с нуля” в режиме конструктора — это самый сложный путь, но именно он позволяет реализовать весь потенциал, который заложен разработчиками MSAccess 2003 в такие объекты базы данных, как формы.

Структура формы разделена на три отдельных раздела: заголовок формы, область данных и примечание формы.

Заголовок формы - может содержать элементы, необходимые для внешнего оформления или просто для украшения формы. Они будут присутствовать на форме всегда, независимо от того, создается новая запись или редактируется уже существующая. Это может быть надпись, рисунок, логотип фирмы или другой графический элемент.

Область данных - это основной раздел любой формы. Без него нет формы, так как она содержит элементы управления. Здесь осуществляются все динамические процессы, происходящие при работе формы.

Примечание формы - похоже по своему назначению на заголовок, но находится в нижней части формы. Очень часто содержит инструкцию по заполнению формы или памятку с указанием необходимой справочной информации.

Кроме указанных разделов, у формы есть верхний и нижний колонтитулы. Обычно они пусты и не отображаются. Вывести их на экран, можно установив указатель на линии с названием раздела и выполнив щелчок правой кнопкой мыши. В дополнительном контекстном меню выбрать пункт Колонтитулы. Аналогично производится скрытие колонтитулов.

Панель элементов и список полей — это тот минимальный набор инструментов, с которого начинается создание формы в режиме конструктора. Первое, что должно обязательно присутствовать в форме, — это поля таблицы, в которые заносятся дан­ные.

Подчиненная форма

Для предоставления данных из связанных таблиц необходимо создавать подчиненной формы (рис. 4.4.). В тех случаях, когда между таблицами существует связь “Один ко многим”, перед разработчиками встает проблема размещения данных и связанных таблиц в одном документе.

Рис. 4.4. Подчиненная форма

Рассмотрим алгоритм создания таких форм. Допустим, есть две таблицы, которые объединены при помощи связи типа “Один ко многим”. Сначала надо выбрать место в основной форме для размещения подчинен­ной. Последнюю можно будет прокручивать, но тем не менее размеры полей должны соответствовать размеру области формы. Основную форму надо открыть в режиме конструктора.

Для запуска мастера подчиненных форм надо нажать кнопку Подчиненная форма/отчет на панели инструментов Панель элементов и нарисовать мышью прямоугольную область, в которой должна расположиться подчиненная форма. Вас не должно смущать то, что вы не знаете точных размеров будущей формы. Их можно будет установить после окончания работы мастера.

На первом шаге мастера надо указать источник данных для новой формы: таб­лицу или запрос. Возможно, это уже будет готовая форма, и тогда ее имя можно выбрать из списка, щелкнув переключатель.

На втором шаге надо определить поля для подчиненной формы.

На третьем шаге мастера надо определить тип межтабличной связи. В списке обычно представлены различные варианты связей. Программа пытается найти все возможные варианты, а разработчик должен выбрать один из них.

Четвертый шаг мастера традиционный: можно только определить имя формы.

В зависимости от конкретной ситуации работа мастера может незначительно ме­няться. В конце работы мастера сохраняются сразу две формы. Если же надо доработать подчиненную форму, приходится изме­нять параметры объекта в режиме конструктора основной формы и параметры подчиненной формы, открыв ее отдельно, тоже в режиме конструктора.

Отчеты

Отчет выполняет в программе MSAccess особую “презентативную” миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наиболее удобном для восприятия и работы виде.

Отчеты очень похожи на формы. Так, например, режимы конструктора форм и отчетов почти идентичны. Однако между формами и отчетами имеется существенное различие – отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. В них отсутствует необходимость наличия управляющих элементов для ввода данных.

Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц, либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог товаров или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно помес­тить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычис­ляемых полей. Записи, отображаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.

Основные типы отчетов, которые можно создать средствами Microsoft Access, пере­числены ниже.

• “В столбец”(рис.4.5.). В таком отчете, напоминающем макет формы, все поля выводятся на экран как один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, ука­занное в свойстве Подпись данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке, а на одной странице отчета размещается одна или несколько записей.

Рис.4.5. Отчет "В столбец"

• “Ленточный”(рис.4.6.). Каждая запись выводится в таком отчете в отдельной строке, а каж­дое поле в отдельном столбце. Подписи полей печатаются в качестве заго­ловков столбцов. Ленточные отчеты позволяют группировать данные по одному пли нескольким полям, а также печатать итоговую информацию по группам и по отчету в целом.

Рис.4.6. Ленточный отчет

• “Почтовые наклейки”. С помощью мастера можно быстро создать отчет, отформа­тированный для печати почтовых наклеек.

Создание отчетов с помощью мастера

Простейший путь создания отчета состоит в использовании интегрированных в MS Access мастеров отчетов. Выберите в окне базы данных таблицу или запрос, данные которых требуется напечатать. Затем выберите пиктограмму “Новый отчет”. В диалоговом окне “Создание отчета” нажмите кнопку “Мастер”. MS Access отображает список доступных мастеров отчетов, выберите, например, “В один столбец” и нажмите “ОК”. Первое диалоговое окно мастера предназначено для выбора полей, которые должны быть представлены в отчете. Выберите поля в нужной последовательности, после чего нажмите кнопку “Далее”. Во втором диалоговом окне мастера вы можете задать, по каким полям данных из таблицы или запроса должна осуществляться сортировка записей. Подтвердите установку нажатием кнопки “Далее”. После того, как будет выбран стиль оформления отчета и задан его заголовок, в последнем диалоговом окне мастера следует нажать кнопку “Готово”. Мастер создает отчет, и MS Access откроет его в режиме предварительного просмотра.

Отчеты с группировкой данных

Отчеты MS Access представляют мощные средства, позволяющие сортировать и группировать данные и проводить итоговые расчеты самыми разнообразными способами.

После запуска мастера в первом диалоговом окне надо выбрать поля исходной таблицы или запроса, которые должны быть представлены в отчете. Во втором диалоговом окне можно задать до четырех полей, по которым будет осуществляться группировка данных. Например, указав поле “Страна” мастер создает отчет, в котором данные исходной таблицы объединены по странам. После выбора полей, по которым будет проводится группировка данных, в следующем диалоговом окне для каждого из этих полей можно задать интервал группировки. При выборе стандартной установки “По полному значению” автоматически производится группировка данных с одинаковыми значениями. Результат сконструированного отчета представлен на рисунке 4.7.

Рис.4.7. Отчет с группировкой данных

Порядок выполнения работы

1. Открыть базу данных, созданную на предыдущей практической работе и соответствующую вашему варианту задания (варианты заданий приведены в лабораторной работе №2).

2. Спроектировать формы для всех таблиц вашей базы данных. В каждой форме должен присутствовать заголовок. Формы должны быть спроектированы как в ленточном виде, так и в один столбец.

3. Запретить доступ к одному из элементов управления. Для этого надо открыть форму в конструкторе; выделить элемент; установить свойства: “Доступ” – “Нет” и “Блокировка” – “Да”.

4. Создать формы для основных запросов. Использовать подчиненные формы для таблиц, связанных отношением один ко многим.

5. Используя элемент “Рисунок”, вставить в каждую форму логотип.

6. Спроектировать отчеты для всех таблиц вашей базы данных.

7. Создать отчет с группировкой данных.

8. Подготовить отчет по работе.

Контрольные вопросы

1. Что такое объект типа “Форма”, какие типы форм предлагает вам создать мастер и чем они отличаются одна от другой?

1. Назначение форм, их отличие от таблиц.

2. Режимы создания форм, их особенности.

3. Что такое элемент управления в форме, какие в MS Access используются элементы управления в форме?

4. Что такое список и поле со списком в форме, чем они отличаются, каковы свойства этих элементов управления?

5. Из каких областей состоит форма и каково их назначение? Как можно изменить цвет формы целиком или по частям?

6. Какие типы Мастеров для создания отчетов имеются в MS Access?

7. Что представляет собой бланк отчета и как его разделы располагаются на странице при печати?

8. Какими способами можно создавать отчеты?

9. Как производится группировка данных в отчете?