Электронные таблицы

Табличный процессор — специализированная программа, позволяющая создавать электронные таблицы и автоматизировать вычисления в них.

Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel , который входит в состав пакета Microsoft Office.

При создании электронной таблицы в нее можно вносить два типа данных — константы и формулы.

• Константы — числа, текст, время, даты и т.д.

• Формулы — определяют алгоритм вычислений. Результат вычисления по строке или столбцу отображается в выбранной ячейке, а сама формула заносится в строку формул. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций.

Интерфейс программы ms Excel

Выделение данных

После открытия файла вы можете просматривать и изменять его содержимое. Чтобы изменить определенную информацию, вы можете перейти к соответствующей ячейке и затем внести нужные изменения. Из этой ячейки вы можете перейти в другую ячейку этого же рабочего листа или перейти к другому листу рабочей книги. Переход к другому рабочему листу осуществляется с помощью щелчка на ярлычке листа, расположенном в левом нижнем углу окна рабочей книги.

Перейти к нужной ячейке можно просто щелкнув на ней. Ячейка, на которой вы щелкнули, будет выделена черной рамкой, и ее содержимое, если оно там есть, будет отображено в строке формул. Когда ячейка выделена, она является активной. Это означает, что вы можете вносить изменения в ее содержимое.

Для выбора группы ячеек (диапазона ячеек) щелкните на первой ячейке выделяемой области и перетащите указатель, удерживая кнопку мыши, через ячейки, которые вы хотите выделить. Если вы выделяете группу ячеек, первая ячейка, на которой вы щелкнули, является активной.

При этом можно выделять и ячейки, не являющиеся смежными к данному диапазону. Для этого нужно щелкнуть на нужных ячейках при зажатой клавише Ctrl.

Автозаполнение

В Excel предусмотрено мощное средство ввода повторяющихся данных с помощью средства Автозаполнение. Например, необходимо ввести последовательно в ячейки следующую информацию: январь, февраль, март, апрель, …, декабрь. Запишите в активную ячейку слово Январь; установите курсор мышки на маркер активной ячейки (маркер находится в правом нижнем углу) до получения крестика; «зацепите» крестик левой кнопкой мыши и тяните вдоль строки или столбца. Достигнув необходимого результата, отпустите клавишу мышки.

Автоматический ввод

Допустим, какой-либо столбец таблицы состоит из записей, содержащих текст или текст в сочетании с числами. Тогда в случае, когда несколько первых символов, вводимых в ячейку этого столбца, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет выполнена автоматически.

Пример:

Работа с формулами

Числовая обработка внесенных данных в электронную таблицу — одна из главных задач Excel. Табличный процессор позволяет находить сумму ряда чисел, производить вычитание, нахождение процента от общей суммы, строить различного вида графики и т.д.

При создании формул необходимо помнить ряд правил:

• Формулы начинаются со знака равенства (=)

• В формулу может входить до 1024-х символов

• Результат вычисления отображается в указанной ячейке, а формула, по которой производилось вычисление, - в строке формул.

При необходимости внесения в формулу ссылки на некоторую ячейку легче и надежнее вводить ее имя не с клавиатуры (возможны ошибки), а установить курсор на нужную ячейку и нажать левую кнопку мыши — имя ячейки автоматически введется в формулу.

Внимание! При очистке ячейки формула, содержащая ссылку на эту ячейку, получает значение 0.

Копирование формул

Для копирования формулы методом Автозаполнения можно использовать маркер заполнения (см. выше). При копировании формул необходимо учитывать понятия относительных и абсолютных адресов ячеек.

Относительные адреса ячеек появляются при копировании формул с автоматическим преобразованием ссылок на вычисление столбцов или строк таблицы. Так, например, если в ячейке F7 записывается сумма ячеек В7 и С7, то при копировании этой формулы в ячейку F9 автоматически вычисляется сумма ячеек В9 и С9 с последующей записью результата в ячейку F9. То есть имена ячеек В7 и С7 автоматически заменились на В9 и С9.

Однако бывает необходимо зафиксировать один из адресов ячейки, тогда запись исходной формулы принимает, например, такой вид:

=СУММ(А1:А4)$А$5

Здесь $А$5 – фиксированное имя ячейки. При переходе на колонку с именем В, формула автоматически преобразуется в:

=СУММ(В1:В4)$А$5

Такая запись имени ячейки, с использованием знака $, называется абсолютным адресом ячейки.