Билеты по информатике. Часть 2

Билет 41. Организация вычислений в электронной таблице: ввод и копирование формулы.

Слева от строки ввода расположены три важные кнопки: кнопка " =", обеспечивающая переход в

режим ввода формул, кнопка автосуммирования " S" и кнопка вызова Мастера функций " f(x)".

Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные

знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения

действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат

вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке

формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение

ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже

если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование

таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в

вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в

другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение,

отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую

указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести

вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого

требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой .

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом

ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными

рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает

редактирование и проверку правильности формул.

Копирование формулы из Е4 в Е5-Е11(пример): поместим указатель активной ячейки на E4, в

главном меню выберем команду копирования ("Правка/Копировать"). После этого выделим ячейки

E5:E11 и вызовем команду вставки ("Правка/Вставить").

Билет 42. Организация вычислений в электронной таблице: основные функции. Мастер

функций (MS Excel).

Программа электронной таблицы позволяет использовать несколько сотен встроенных функций

различных категорий.

Каждая функция имеет скобки, в которых записываются аргументы функции (например SIN(A8),

PRODUCT(число1;число2;…), PI() ). В электронной таблице в качестве аргумента может быть

указано число, адрес ячейки, диапазон адресов ячеек, другая функция или не указано ничего (как в

функциях PI() или TRUE() ).

Функции участвуют в формулах для вычислений. Для построения формул с функциями в ЭТ имеется

система автоматизированного построения формул ("Мастер функций"). Вызывается эта система через

команды меню "Вставка/Функция..." или нажатием на кнопку f(x) на панели инструментов

программы ЭТ. Для упрощения выбора функции сгруппированы по категориям

При выборе конкретной функции "Мастер функций" помогает правильно построить формулу в

интерактивном режиме.

Любая функция может быть аргументом другой функции. В "Мастере функций" при указании

аргументов можно использовать кнопки fx слева от поля ввода для вставки функции в качестве

аргумента . Количество вложенных функций ограничено емкостью ячейки ЭТ - вся конструкция не

должна превышать длину в 256 символов.

Математические функции.

Обычно имеется несколько десятков математических функций. Обязательно наличие

тригонометрических функций (sin, cos, tg и т.д.) и функций преобразования чисел или результатов

вычислений (квадратный корень, целая часть, остаток от деления и пр.). Особое место занимает

функция суммирования (SUM() ).

Для выбора математических функций в списке категорий функций выбираем "Математические". В

таблице ниже приведены некоторые наиболее часто используемые математические функции.

Логические функции.

Логические функции используются для вычислений с условиями и формирования этих условий. Если

условие выполняется, выполняется один набор команд, а если не выполняется – другой набор команд.

Для формирования условий в формулах ЭТ используется функция IF(). Она имеет три аргумента.

Первый аргумент – условие, второй аргумент – формула, которая работает при выполнении условия,

третий аргумент – формула, которая работает если условие не выполняется.

Календарные функции.

Календарные функции в программах ЭТ предназначены для работы с датами. Дата в программе ЭТ

формируется с использованием системного таймера как количество дней, прошедших с какого-то

начала отсчета. ЭТ OOo Calc позволяет задавать начальную дату ("нулевой день"). Количество дней,

прошедших от нулевого, преобразуется с помощью календаря операционной системы в структуру

ДД/ММ/ГГГГ, где ДД – номер дня в месяце, ММ – номер месяца в году, ГГГГ – номер года нашей эры

(например, 28/04/2003 означает 28 апреля 2003 года). В зависимости от формата ячейки, содержащей

дату, представление может быть изменено (например, вместо 28/04/2003 получится 28 апр.)

Календарные функции обычно находятся в категории “Дата и время”, однако в настоящем пособии

функции для работы со временем (т.е. часами, минутами, секундами) не рассматриваются

Статистические функции. Вычисления с критерием.

MIN(число1;число2...) и MAX(число1;число2...) — позволяют найти минимальное и максимальное

число среди аргументов, которые могут быть числами или ссылками на ячейки с числами. Может

использоваться один аргумент – диапазон ячеек.

AVERAGE(число1;число2...) — позволяет найти среднее арифметическое аргументов. Также может

использоваться один аргумент – диапазон ячеек.

COUNTIF(диапазон; условие) — позволяет подсчитать количество ячеек в заданном диапазоне,

значения которых удовлетворяют некоторому условию.

SUMIF(диапазон; условие; диапазон_суммирования) — позволяет подсчитать сумму ячеек по

заданному условию.

Билет 43. Создание и редактирование диаграмм и графиков в электронной таблице: этапы

построения (MS Excel).

Построение диаграмм и графиков

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического

представления числовых данных. Построение графического изображения производится на

основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца.

На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она

может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе

(часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными,

на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на

кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить

область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию

можно и в ходе работы мастера.

Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы

перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа

указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать

наиболее подходящий. На вкладке Нестандартныеотображается набор полностью сформированных

типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на

кнопке Далее.

Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться

диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в

верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если

данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки

Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки

отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы

автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в

выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

 название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

 отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

 отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

 описание построенных графиков (вкладка Легенда);

 отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике

( вкладка Подписи данных);

 представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы

(вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее)

указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из

имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего

диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на

указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора

отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы,

область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при

наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое

окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного

элемента) или через контекстное меню (командаФормат). Различные вкладки открывшегося

диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.

Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться

мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму,

внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие

параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка >

Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать

клавишу Delete.

Билет 44. Список в электронной таблице, назначение, структура, средства обработки.

Электронная таблица, оформленная в MS Excel в виде списка, т.е. таблицы, строки которой содержат

однородную информацию, представляет собой простейшую базу данных.

Программа MS Excel включает набор средств и функций, позволяющих выполнять все основные

операции, присущие базам данных.

База данных в MS Excel это просто список, состоящий из одного или более столбцов.

Строки таблицы, оформленной в виде списка, называются записями, а столбцы – полями записей.

Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка

– строку заголовка.

Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных в MS Excel, необходимо

придерживаться строгих правил:

- каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;

- столбцы базы данных должны идти подряд, без промежутков между ними;

- в первой строке каждого столбца должен быть указан заголовок соответствующего поля;

- заголовок поля должен занимать не более одной ячейки;

- содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа;

- записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков;

- пустые строки не допускаются (признак окончания базы данных), т.е. записи должны идти подряд,

без промежутков между ними.

Все операции с базами данных в MS Excel выполняются примерно одинаково: сначала необходимо

выбрать любую ячейку в списке, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей

базы данных или списка выбирается автоматически.

На рабочем листе, содержащем список, выделяются следующие области:

- диапазон данных – область, где хранятся данные списка;

- диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска

информации. В диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи

условий отбора;

- диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка.

Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список.

Существуют следующие способы ввода данных в список:

- использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка

списка с помощью команды Данные → Форма;

- ввод данных во вставляемые в список пустые строки, т.е. непосредственно ввод данных;

- использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы;

- использование форм MS Access и дальнейший перенос данных на лист MS Excel;

- использование мастера шаблонов для преобразования рабочего листа в MS Excel в форму;

- применение VBA – соответствующая программа будет предоставлять форму или окно диалога

для ввода данных и их последующего помещения в определенные ячейки рабочего листа MS Excel.

Электронная таблица, оформленная в MS Excel в виде списка, состоящего из одного или более

столбцов, содержащих однородную информацию, представляет собой простейшую базу данных.

MS Excel включает набор средств и функций, позволяющих выполнять все основные операции,

присущие базам данных.

Строки таблицы, оформленной в виде списка, называются записями, а столбцы – полями записей.

Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка –

строку заголовка.

Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных в MS Excel, необходимо

придерживаться следующих правил:

- каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;

- в первой строке каждого столбца должен быть указан заголовок соответствующего поля, который

должен занимать не более одной ячейки;

- поля и записи в базе данных должны идти подряд, без промежутков между собой (пустые строки и

столбцы считаются признаком окончания базы данных);

- записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков;

- содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа.

Все операции с базами данных в MS Excel имеют общие принципы выполнения: сначала необходимо

выбрать любую ячейку в списке, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей

базы данных или списка выбирается автоматически.

На рабочем листе, содержащем список, различают следующие области:

- диапазон данных – область, где хранятся данные списка;

- диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска

информации (в диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи

условий отбора);

- диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка

(этот диапазон должен быть расположен на одном листе со списком.

К наиболее часто используемым способам ввода данных в список относятся:

а) использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка

списка с помощью команды Данные → Форма;

б) ввод данных в пустые строки списка, т.е. непосредственный ввод данных;

в) использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы.

Работа с подготовленным списком в MS Excel может осуществляться по трем направлениям:

1. Сортировка – выстраивание данных в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию и

убыванию, выполняется командой Данные → Сортировка; открывается диалоговое окно Сортировка

диапазона, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки. Выбор

в списках Сортировать по, Затем по, В последнюю очередь по определяет поля для упорядочивания

списка. Пустые клетки всегда помещаются в конце всех данных. В диалоговом окне Параметры

сортировки можно задать особый порядок сортировки, например по дням недели.

2. Фильтрация (отбор данных) – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми

требованиями (критериями). Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существует 3 средства:

форма данных (кнопка Критерии), автофильтр и расширенный фильтр.

Отбор данных с помощью формы данных производится следующим образом: нужно установить

указатель ячейки в любое место внутри списка, выбрать команду Данные → Форма, затем нажать

кнопку Критерии; в открывшемся окне в необходимых полях ввести критерии поиска, например

первую букву в названии (для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует использовать

кнопки Далее или Назад). Задавая критерии можно пользоваться символами подстановки: * - для

замены любого количества символов (например, Ж* может соответствовать таким наименованиям

товаров как жакет и жилет), ? – для замены одного символа.

Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:

1 Установление указателя ячейки в список данных.

2. Выполнение команды Данные → Фильтр → Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка

появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.

3. Переход к нужному полю.

4. Выбор необходимого критерия поиска или использование пользовательского

автофильтра Условие (больше или равно, не равно и т.д.), который позволяет также задать

комплексный критерий, объединяя его компоненты с помощью логического оператора И либо ИЛИ

Билет 45. Выполнение аналитической обработки данных в списке: сортировка, отбор данных по

критерию, подведение итогов (MS Excel).

1) Сортировка списка.

Чтобы отсортировать список, выделите любую ячейку в списке, а затем из меню Data (Данные)

выберите команду Sort (Сортировка). На экране появится диалоговое окно Sort (Сортировка

диапазона).

2) Отбор данных по критерию.

Выберите из меню Data (Данные) последовательно команды Filter (Фильтр), AutoFilter (Автофильтр).

После этого в заглавной строке каждого столбца появятся маленькие кнопки-стрелки. Щелчок на

стрелке приведет к появлению списка, содержащего перечень всех элементов этого столбца. Кроме

этого в списке находятся команды, позволяющие показать все элементы списка, первые десять или

задать свой собственный критерий.

3) Подведение итогов.

Вы можете подвести промежуточные итоги в базе данных Microsoft Excel, предварительно

отсортировав список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. Для

подведения итогов необходимо выбрать команду Subtotals (Итоги) из меню Data (Данные).