Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
!!Учебный год 2024 / nauchno-issledovatelskii_774_seminar_1.doc
Скачиваний:
7
Добавлен:
26.01.2024
Размер:
960 Кб
Скачать

Как выдаются описи из хранилища

Порядок выдачи документов регламентируется правилами, исходящими от Росархива. Если рассматривать государственные архивы, то они предоставляют дела не только для ознакомления с ними в читальном зале. Документы покидают хранилища:

  • для передачи во временное пользование фондообразователям;

  • по запросам компетентных органов;

  • для работы архивариусов в отдельных помещениях;

  • для обработки в лаборатории;

  • для создания страхового фонда;

  • для экспонирования.

Так что в какой-то момент интересующих вас дел в хранилище может не быть. Поэтому не отказывайтесь от идеи ознакомиться с ними, а повторяйте запросы через некоторое время.

Если состояние документа сильно ухудшилось, архив имеет право отказать в его выдаче. Также не получится получить файлы, не прошедшие техническое оформление и научное описание. Свободно просматривать можно только те документы, которые не содержат:

  • государственной тайны;

  • конфиденциальных сведений;

  • данных для служебного пользования;

  • сведений, касающихся частой жизни граждан, которые задокументированы в течение последних 75 лет.

Для работы с секретными материалами нужно иметь соответствующий доступ. При этом ознакомление с ними проходит в специально отведенном зале под контролем ответственного сотрудника архива. То же самое правило действует, даже если дело частично рассекречено.

Правила работы с документами

Одно из важнейших правил взаимодействия с предметами старины – не трогать их без лишней надобности. Поэтому берите дела однократно – и только если уверены, что в них есть необходимые вам сведения. Также следует соблюдать такие правила:

  1. Не доставать дела с полок самостоятельно. Сотрудники это сделают за вас.

  2. Не ставить их самостоятельно обратно. Ваше одолжение сотруднику в виде избавления его от лишних движений сейчас рискует вылиться в долгий и мучительный поиск папки после вашего ухода.

  3. Не оставлять открытые дела под лучами света. Бумага выцветает, поэтому для ее сохранности предусмотрен особый световой режим. По этой же причине нередко запрещают фотографировать документы со вспышкой.

  4. Не класть бумагу для записей поверх дела. Если это единичный лист – останутся отпечатки. Если блокнот – есть риск повредить документы пружинкой.

Нельзя забывать и о стандартных мерах предосторожности, какие нужно соблюдать при работе с любыми бумагами, хоть старыми, хоть новыми. Перелистывать их нужно предельно аккуратно, стараясь не загибать уголки и тем более не порвать страницы.

Как правильно вернуть документы

После ознакомления, осуществления выписок и, возможно, копирования все файлы нужно вернуть обратно в хранилище. Выносить их за пределы архива частным лицам запрещается. Работник читального зала проверит, не повреждены ли документы, все ли страницы на месте. Обязательна такая проверка для:

  • несброшюрованных файлов;

  • уникальных документов;

  • материальных ценностей.

В остальных случаях решение о ее необходимости принимает руководитель архива. Убедитесь, что после успешного прохождения проверки сотрудник поставил об этом отметку на листе-заверителе. В противном случае при последующей порче документа другим человеком виноватым окажетесь вы.