Реквизиты служебных документов, их состав, правила оформления и расположения.

Любой документ состоит из отдельных элементов (например, дата, текст, подпись), которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

Виды бланков подразделяются на:

- основные, к которым относятся:

- общий бланк;

- бланк письма;

- дополнительные, к которым можно отнести:

- бланк конкретного вида документа;

- должностной бланк;

- бланк структурного подразделения;

- бланк для работы с зарубежными партнерами.

Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты общего бланка документа:

- герб (для организаций, имеющих на это право);

- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации;

- трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа:

– гриф утверждения документа;

– заголовок к тексту.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты:

-- герб (для организаций, имеющих на это право);

- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (структурного подразделения);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов,

номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа).

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т.д.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность его руководителя.

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.

При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов:

- продольный;

- угловой.

Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Для бланков документов применяют бумагу:

- формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

- плотности от 80 до 200 г/м2;

- со степенью яркости – от 90 % и выше.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Все бланки должны иметь поля (не менее):

- левое – 20 мм;

- правое – 10 мм;

- верхнее - 20 мм;

- нижнее - 20 мм

Рекомендации по составлению текстов служебных документов. Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля.

Диалект - особенности местных, территориально ограниченных говоров.

Жаргон – особенности речи узких социальных прослоек и групп.

Литературный язык нормированный, подчинен исторически сложившимся и закрепленным в сознании людей нормам и правилам.

Языковой стиль – разновидность языка, используемый в той или иной сфере деятельности.

Стиль - функциональная разновидность языка. Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официaльно-делового общения людей в разных сферах жизни; экономической, социально -политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль- это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

В официально-деловом стиле речи различают подстили:

- законодательный;

- дипломатический;

- административно-канцелярский (деловой стиль).

Устная форма деловой стиля: деловые совещания, служебный диалог (налоговый инспектор – представитель организации).

Письменная форма: деловая переписка, нормативные акты, делопроизводство.

Характер делового стиля: нейтральный тон изложения, точность изложения, краткость текста, использование языковых формул.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.