2 Разработка системы критериев для оценки рассмотренного по

Основным критерием для многих является базовый функционал системы. Это один из самых обширных для анализа критериев. В настоящее время предлагаемый функционал наиболее используемых систем схож. Большинство программ имеют транзакционный тип ввода данных (информация в виде первичных документов вводится в систему, при проведении которых автоматически формируются предопределенные проводки) и позволяют вести классический бухгалтерский учет в соответствии с ПБУ (положением по бухгалтерскому учету). Далее следует вести разговор о полноте функционала, например, возможности автоматического ведения налогового учета, возможности построения распределенной информационной базы (работа удаленных офисов с последующей синхронизацией введенных данных) и т.д.

Говоря о выборе и установке программы для ведения бухгалтерского учета, стоит говорить не столько о самой программе, сколько о комплексном обслуживании. В первую очередь об оперативности отражения изменений законодательства. Постоянное изменение нормативных актов, форм отчетности, правил расчета заработной платы персонала компании требуют от системы своевременного обновления. Это один из самых важных критериев оценки программы с точки комфорта работы пользователя в системе. В настоящее время ведущие вендоры предоставляют получение оперативных обновлений по средствам сети интернет. Имея зарегистрированную копию программы, собственный уникальный пароль доступа, пользователь имеет возможность оперативно скачивать обновления системы самостоятельно. Такой сервис дает возможность опытным пользователям самостоятельно устанавливать обновления без дополнительных контактов или затрат на вызов специалиста. При этом стоит иметь ввиду, что доработанные конфигурации с измененной бизнес логикой типовой конфигурации самостоятельно обновить крайне сложно. В этом случае потребуются услуги соответствующих специалистов. [1]

Cистема должна быть интуитивно понятна пользователю, владеющему предметной областью. В настоящее время ведущие разработчики бухгалтерского программного обеспечения уделяют особое внимание интуитивно понятному интерфейсу системы, возможностям быстрого запуска, самостоятельного освоения системы. Наличие пакета методической литературы способствует успешному запуску системы.

Говоря о любой системе, одним из самых важных аспектов является сервис и техподдержка программного комплекса. Причем стоит разделять сервис, необходимый при старте системы и работы по поддержке, необходимые пользователям в процессе эксплуатации программы.

Обычно, при запуске нового программного комплекса, необходим первичный перенос данных из предыдущих систем учета. Большинство современных программ позволяют специалистам перенести большую часть остатков, если они имеются в электронном виде. При этом стоит отметить, что далеко не всегда имеет смысл прибегать к сложному процессу автоматического переноса, т.к. в большинстве случаев достаточно потратить относительно немного времени на ручной ввод бухгалтерских остатков. Это не относится к остаткам, насчитывающим тысячи записей аналитического учета.

Для большинства компаний важным критерием может служить возможность построения стандартными средствами системы распределенной информационной базы. Такая возможность позволит обеспечить одновременную работу в нескольких локальных сетях (удаленные офисы, домашний компьютер бухгалтера) с одной базой в off-line режиме с последующей синхронизацией данных.

Отдельно стоит сказать о таком критерии, как открытость системы. Он наиболее важен для внедрения бухгалтерской программы на крупных предприятиях. В этом случае часто требуется доработка системы под бизнес-процессы конкретной организации. Причем эта доработка может быть выполнена как специалистами компании партнера по внедрению, так и собственными специалистами компании по автоматизации. Причем многие партнеры позволяют подготовить специалистов организации для обеспечения квалифицированной поддержки системы собственными силами организации.

Говоря об открытости системы необходимо учитывать гибкость типового программного продукта. Речь идет о возможностях системы обеспечить пользователя необходимыми инструментами учета с помощью существующих настроек и параметров (без доработки). Этот критерии наиболее важен при желании пользоваться использовать именно типовую конфигурацию не внося никаких изменений. Такой подход наиболее оправдан в небольших компаниях, т.к. существенно упрощает процесс обновления системы. Не секрет, что доработка конфигурации, а тем более существенная ее переработка влечет за собой немалые затраты на внесение необходимых обновлений, иногда доходящие до 30% от разработки. [2]

Отдельно стоит сказать о возможностях экспорта-импорта данных бухгалтерской системы с другими программными комплексами. Во многих современных системах такие операции как расчет заработной платы и управление персоналом, учет торговых операций ведется в отдельных информационных базах. Разделение информационных баз целесообразно по разным причинам. В первую очередь специализированная конфигурация способна в большей мере обеспечить потребности того или иного подразделения. Кроме того, технологии бухгалтерского и оперативного учета существенно отличаются, т.к. бухгалтерия «живет» отчетным периодом, а не текущими движениями, что характерно для оперативных баз данных. [3].

Необходимо отдельно сказать о комплексных системах. У пользователя часто возникает вопрос: а нужна ли мне комплексная система, если я буду пользоваться отдельными модулями? Вопрос абсолютно логичен и однозначного ответа на него не существует. Единое информационное пространство крайне удобно отсутствием необходимости различных обменов, гораздо более насыщенным функционалом, удобством администрирования и т.д.

В последнее время пользователи подробно интересуются защищенностью введенной в систему информации. Здесь стоит сказать о защите информации от внутренних потребителей и защите от внешних факторов. Говоря о защите информации от внешних посягательств, отмечу, что в настоящее время существует большое количество программных и аппаратных средств по ее обеспечению. Причем большинство из этих средств успешно работают с большинством бухгалтерских программ. Отдельно остановлюсь на внутренней защищенности информации. Ни для кого не секрет, что необходимо обеспечить авторизацию доступа в систему, что позволит полноценно просматривать при необходимости журнал регистрации работы пользователей. Современные бухгалтерские программы позволяют разграничивать права доступа не только на уровне объектов (справочник, документ, отчет и т.д.), но и на уровне записей. Например, пользователь может оперировать документами (накладными, счетами и т.д.) по одному юридическому лицу и не иметь доступа к аналогичным документам и отчетам другого юридического лица. [1]

Причем большинство ролей в системе можно создать без привлечения специалистов. На следующем уровне можно обеспечить ограничения для различных полей таблицы, что позволяет определять ограничения не только на уровне записей базы данных, но и на уровне отдельных ее полей.

Для больших компаний важным аспектом является масштабируемость системы (способность системы адаптироваться к расширению предъявляемых требований и возрастанию объемов решаемых задач). Последние бухгалтерские продукты могут использоваться как в файловом (количество пользователей до 10-ти), так и в клиент-серверном варианте работы (большое количество пользователей) и обеспечивают устойчивую работу с большими объемами данных.

Следующий важный, а часто и определяющий критерий — это стоимость приобретения и владения программным продуктом. Можно выделить несколько ценовых диапазонов программных продуктов. [3].

Итак, при выборе программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании целесообразно провести анализ интересующих продуктов в соответствии со следующими объективными критериями:

• базовый функционал системы;

• оперативность отражения изменений законодательства;

• удобство работы в системе;

• наличие методической литературы;

• сервис и техподдержка партнера;

• уровень и количество специалистов;

• обучение пользователей;

• возможность первичного переноса данных;

• возможность работы в распределенном режиме;

• открытость системы;

• гибкость системы;

• возможности экспорта-импорта данных;

• комплексность системы;

• защищенность системы;

• внешняя;

• внутренняя;

• масштабируемость;

• стоимость и порядок лицензирования.