вопрос 71
.doc«МЕТОДИКА АНАЛИЗА И ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РАБОТ»
Цель занятия. Познакомиться с основными методами исследования управленческого труда, изучить приемы обработки данных о затратах рабочего времени руководителей и их классификацию, проанализировать полученные сведения.
Условия и исходные материалы. Используя рекомендованную литературу, ознакомиться с методами анализа труда и затрат рабочего времени на выполнение отдельных управленческих работ.
Задания выполняют на основе данных кафедры или материалов хозяйства, в котором студенты проходили практику, положений и должностных инструкций работников аппарата управления, приказов руководителя хозяйства о распределении обязанностей между работниками и личных наблюдений студентов.
Порядок и методика выполнения задания. Рационализация управленческого труда осуществляется поэтапно.
Первый этап — изучение содержания труда. Определяются виды работ, которые выполняет работник управления, и затраты времени на них. Способы изучения содержания управленческого труда — фотография рабочего дня, хронометраж, метод момент-ных наблюдений, анкетирование, интервью и др.
Второй этап — расчет структуры затрат рабочего времени и ее анализ. Анализируются состав работ, их продолжительность, соответствие должностной инструкции.
Третий этап — планирование рабочего времени работника. Цель данного этапа — разработка плана рабочего дня и рабочей недели по материалам, полученным в результате изучения и анализа структуры затрат рабочего времени.
В табл. 27 приведены виды работ, выполняемых на сельскохозяйственном предприятии главными специалистами (агроном, зоотехник) при различных структурах управления, и затраты времени на их выполнение.
Задание выполняют поэтапно. Сначала распределяют виды работ по функциям управления. Затем рассчитывают структуру затрат рабочего времени и проводят количественную оценку уровня организации труда. В заключение анализируют структуру затрат рабочего времени, выявляют недостатки в организации рабочего дня руководителей и специалистов и дают предложения по его рационализации.
1. Распределить приведенный перечень работ и время на их выполнение по функциям управления. Полученные данные внести во вспомогательную табл. 28 для расчета структуры затрат рабочего времени. В гр. «Шифр» табл. 28 вписывают шифры работ из табл. 27 напротив той функции управления, к которой они относятся.
Например, в табл. 27 первый элемент «Участие в работе производственных совещаний, собраний, организация их проведения» относится к общему руководству производством. Следовательно, в табл. 28 против функции «Общее руководство производством» ставим шифр 01. Таким образом необходимо распределить все виды работ. Распределение выполняется каждым студентом индивидуально, после окончания работы все вместе обсуждают правильность решения.
2. Рассчитать структуру затрат рабочего времени. Если зада- ние выполняется по материалам кафедры, то студенты работают с 6 вариантами из табл. 27 (гр. 1—6). Задания можно выполнять и по материалам личного наблюдения. Расчет производится пу- тем суммирования времени на проведение работ по шифрам со- ответствующих функций управления. Например, функция «Об- щее руководство производством» включает в себя шифры 01; 10; 24; 05 и т. д. Задание выполняется по варианту 3. В гр. 3 таб- лицы находят соответствующие шифрам затраты времени на выполнение данных работ и суммируют их: 20 + 20 + 40 + 10 = 90 мин.
Полученные результаты записывают в табл. 28. Аналогично рассчитывают затраты времени по другим функциям управления. Далее подсчитывают структуру затрат рабочего времени на выполнение функций управления.
3. Проанализировать структуру затрат рабочего времени руко- водителей и специалистов.
Данные о затратах рабочего времени работниками управления позволяют установить последовательность и состав работ и операций, а также затраты времени на них, выявить потери времени.
При анализе структуры затрат рабочего времени следует выделить:
-
работы, продолжительность которых сократить невозможно (время их выполнения не зависит от данного работника);
-
необходимые работы, продолжительность которых можно сократить путем проведения организационно-технических мероприятий;
-
работы, которые могут быть выполнены другими, менее квалифицированными работниками;
-
работы, не свойственные данной категории работников;
-
работы, которые дублируются другими работниками;
-
потери времени, связанные с ожиданием руководителя, линий связи, транспорта и др.
Эти данные по элементам затрат времени заносят в сводную таблицу анализа использования рабочего времени руководителями и специалистами (табл. 29).
Например, потери рабочего времени, выявленные при анализе, составили 90 мин. Фонд рабочего времени 480 мин. Подставив эти значения в формулу, получим:
Коэффициент показывает, что работник 18 % рабочего времени использует нерационально.
Далее следует сделать выводы по рационализации труда руководителей и специалистов. Эти предложения должны быть учтены при разработке следующих заданий по планированию работы аппарата управления.
«РАЗРАБОТКА ГРАФИКА (РАСПОРЯДКА) РАБОЧЕГО ДНЯ И РАБОЧЕЙ НЕДЕЛИ»
Цель занятия. Разработать график (распорядок) рабочего дня и недели для одного из работников аппарата управления хозяйством.
Условия и исходные материалы. Изучить литературу по вопросу; освоить методику построения графиков рабочего дня и рабочей недели на основе личного плана на месяц. Проанализировать личные наблюдения за работой аппарата управления, полученные в хозяйстве в период практики, а также данные о затратах рабочего времени управленцев, ознакомиться по имеющимся на кафедре данным с типовыми графиками рабочего дня и недели.
По указанию преподавателя разработать график рабочего дня и недели руководителя хозяйства или главного специалиста. Подготовить проект приказа (распоряжения) по хозяйству о введении в действие этого графика.
Порядок и методика выполнения задания. Анализ деятельности руководящих работников показывает, что в течение рабочего дня и в более длительные интервалы времени отдельные операции они выполняют в определенное время: прием посетителей, совещания, посещение производственных подразделений, оперативное планирование, доклады и встречи с подчиненными и др. Поэтому, несмотря на разнообразие видов управленческого труда, возможно сделать работу аппарата управления более ритмичной путем разработки и внедрения в практику рабочих графиков, которые часто называют распорядком дня.
Рабочий график (распорядок дня) представляет собой стандартный оперативный план, в котором в основные отрезки времени дня, недели, месяца фиксируются повторяющиеся виды работ. Наличие такого графика обеспечивает четкость деятельности, так как сотрудники аппарата управления заранее знают, когда и какие вопросы обсуждаются у руководителя, какие материалы следует подготовить и к какому сроку, когда и в какое время они могут встретиться с руководителем по личным и производственным вопросам и т. д.
Работа по графику позволяет руководителю выделять в установленные сроки время на решение основных наиболее важных задач производства, поставить их в центр внимания всего аппарата управления.
Прежде чем приступить к составлению распорядка рабочего дня, недели и т. д., надо тщательно изучить периодичность трудовых операций, совещаний, заседаний, посещений производственных подразделений и служб, выезды в вышестоящие организации и др. Наиболее распространенным методом для этого является самофотография рабочего дня за более или менее длительные промежутки времени с последующим анализом полученных данных, а также анализ записей в рабочем блокноте основных мероприятий, выполняемых лично руководителем и сотрудниками и др.
Выявив однородные и постоянно повторяющиеся работы, устанавливают определенное время дня, когда они более или менее регулярно выполняются.
Анализ фотографии рабочего дня руководителя показал, что в основном он начинается с оперативного планирования и корректировки заданий, причем в силу особенностей производства этот процесс неизбежен и в нем участвуют по существу все руководители служб хозяйства. Работники служб в это время, как правило, должны находиться на своих рабочих местах, с тем чтобы руководитель хозяйства мог немедленно поручить им выполнение той или иной работы или получить необходимую информацию.
Опыт показывает, что многие руководители до начала рабочего дня стремятся получить информацию о событиях, происшедших ранее, знакомятся с корреспонденцией, состоянием дел. Иногда они обходят отдельные рабочие места, встречаются с работниками, что позволяет подготовиться к рабочему процессу, обеспечить четкое, своевременное начало работы всего коллектива.
Если работа началась в соответствии с плановым заданием, руководитель далее обстоятельно знакомится с документами, корреспонденцией и т. д. Следует учитывать, что в утренние часы все сведения лучше усваиваются. Тщательный анализ состояния дел позволяет целенаправленно влиять на процесс производства в течение рабочего дня.
Важно чередовать работу в конторе и выезды в производственные подразделения, беседы с работниками и другие работы, выделять время для активного отдыха. Это позволяет сохранять работоспособность в течение длительного времени. Примерный график рабочего дня руководителя предприятия приведен в табл. 30.
При разработке графика необходимо исходить из конкретных условий процесса управления и производства. В первую очередь надо учитывать те работы, которые не могут изменяться руководителем в течение рабочего дня (прием в вышестоящих организациях; сроки собраний, установленные ранее и ставшие привычными; время обеда в столовой и т. д.). При необходимости графики уточняют и интервалы времени сокращают для введения других видов работ. Графики утверждает руководитель хозяйства. Их вывешивают в местах массового сбора работников для ознакомления.
Руководители подразделений и специалисты разрабатывают графики с учетом режима рабочего дня руководителя предприятия. Так, управляющий отделением не может в отведенное для посещения руководителями подразделений время запланировать выезды и работы, выполнение которых сопряжено с его отсутствием на рабочем месте, и т. д.
Поскольку ряд работ выполняется в течение рабочей недели один-два раза, то есть его нельзя учесть в распорядке рабочего дня, а также в целях более планомерной организации работы следует составлять распорядок рабочей недели. При этом сначала устанавливают работы, которые в продолжение недели повторяются и в значительной мере предопределяются деятельностью вышестоящих органов и сложившимися на предприятии традициями: день проведения оперативных совещаний-планерок, заседаний в общественных органах, проведение заседаний в вышестоящих органах, в работе которых руководитель часто принимает участие, ит. д.
В графике рабочей недели предусматривают время для углубленного анализа работы служб предприятия, что позволяет избежать стихийно возникающих дел и сделать деятельность аппарата управления целенаправленной. Например, в определенный день недели и в определенные часы руководитель назначает время обстоятельных бесед с главными специалистами: каждый первый и третий вторник месяца — с главным агрономом, каждый второй и четвертый вторник месяца — с главным инженером и т. д.
Такой порядок требует от руководителей соответствующих служб заблаговременной подготовки необходимых материалов для беседы, а от руководителя хозяйства — предварительного знакомства с состоянием дел на соответствующих участках производства, с тем чтобы беседа была взаимно полезной и содержательной. Целесообразно выделить часы (по отдельным дням) для чтения специальной литературы.
В свободные часы графика ежедневно следует заносить отдельные мероприятия, которые выполняются нерегулярно, но требуют предварительной подготовки: отчеты, заседания, доклады и т. д. При разработке планов и распорядка дня надо выделять резервы времени, которые сокращаются по мере отработки системы управления и деятельности всех работников аппарата управления (табл. 31).
Для лучшей координации и согласованности действий всех ступеней и звеньев управления целесообразно для каждого работника аппарата разработать график рабочего дня (недели) и увязать его с графиком руководителя предприятия. Графики составляют сначала руководитель предприятия, затем главные специалисты, руководители общественных служб, с которыми координируют планы управляющие, специалисты отделений. С ними увязывают планы и распорядок рабочего дня (недели) бригадиры, заведующие фермами. В графиках целесообразно делать пометки о том, какие мероприятия необходимо провести на следующей неделе, в следующем месяце, что облегчит их составление на будущий период. Графики надо сохранять в течение года. Это позволит проанализировать собственную работу, сделать необходимые выводы по улучшению использования рабочего времени.
Утверждает графики руководитель предприятия. Собственный график он посылает в вышестоящие организации, с тем чтобы там учли ритм его работы. Успех дела зависит как от требовательности руководителя к себе, так и от дисциплины подчиненных, отношения вышестоящих руководителей к внедрению этого мероприятия в практику руководства.
Для правильного разделения труда и ответственности необходимо сотрудничество отдельных руководителей со службами и специалистами, чтобы каждый из них знал о мероприятиях другого и действовал согласованно.
Примерный график координации работы руководителей и главных специалистов сельскохозяйственного предприятия приведен в табл. 32.