Реквизиты (лат. – «требуемые, необходимые») являются составными элементами документа и могут быть обязательными и специфическими.

Все учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащей в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документов не предусмотрена в таких альбомах, то она должна содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления, это необходимо, прежде всего, для исключения повторного использования документа;

• наименование организации и ее адрес, что обеспечивает доказательность;

• содержание и количественная характеристика хозяйственной операции;

• измерители в натуральном и стоимостном выражении;

• подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильное оформление. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

К основным требованиям, предъявляемым к документам, можно отнести:

• наличие обязательных (а где требуется и специфических) реквизитов;

• своевременность (в момент совершения или сразу после окончания операции);

• объективное отражение информации;

• качественное (аккуратное, полное и правильное) оформление;

• сохранность документов в течение установленного срока.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений.

Проверка документов состоит из: формальной проверки (на наличие реквизитов); арифметической проверки (на правильность арифметических действий) и проверки «по существу» (на законность совершенных операций).

При обнаружении ошибок в документах они возвращаются исполнителям для исправления. Документы, свидетельствующие о незаконных операциях, задерживаются с целью выяснения обстоятельств и принятия необходимых мер.

Обработка проверенных и принятых бухгалтерией документов состоит из 3-х этапов:

• таксировка, т. е. расценка документа – оценка операции в стоимостном измерении;

• группировка документов – сортировка по однородным операциям и их запись общим итогом в накопительных и группировочных ведомостях;

• контировка документов – указание счетов, взаимодействующих в данной операции.

По истечении года документы передаются в общий архив организации.

Общий срок хранения документов установлен не менее 5 лет, а расчетно-платежным ведомостям (при отсутствии лицевых счетов) – 75 лет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для предъявления другим участникам хозяйственных операций, а также по требованию органам контроля, суда и прокуратуры.

Инвентаризация. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию (лат. «опись») имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Расхождение между фактическим наличием материальных ценностей и бухгалтерскими данными о них может быть вызвано:

• потерями материальных ценностей по естественным причинам (усушка, утряска, порча, влияние температуры, влажности);

• ошибками оформления и в учете (арифметические ошибки, ошибки в контировке);

• неточностями в проведении складских операций (просчет, пересортица);

• злоупотреблениями (хищения, обвесы).

Излишки и неучтенные объекты приходуются и включаются в состав соответствующих ценностей, относятся на увеличение финансового результата. Недостачи ценностей, в пределах установленных норм, по распоряжению руководителя относят на увеличение издержек производства отчетного периода.

Убыль сверх норм, потери от порчи ценностей списывают за счет виновных лиц (удержание из заработка, внесение наличных денежных средств в кассу). В случаях, когда конкретные виновники недостач не установлены или судом отказано в возбуждении дела в виду необоснованности искового заявления организации, то по решению руководителя

убыль и порча ценностей списываются на издержки производства.

Пересортица (недостачи и излишки одновременно) товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же период, у одного и того же материально-ответственного лица могут взаимно списываться лишь в виде исключения.