Автоматизация работы в Word

21

∙Чтобы воспользоваться готовым списком документа Word или рабочего листа, базой данных или другим списком, выберите команду

Использование списка в окне Слияние.

∙После того, как источник данных будет определен, нажмите кнопку

Изменить список. Открывшееся окно Получатели слияния позволяет изменять и заполнять источник данных.

Рисунок 13 – Диалоговое окно Получатели слияния

∙Выполните команду Создание письма в окне Слияние. В основном документе введите текст, который должен присутствовать в каждом документе на бланке.

∙Поместите курсор туда, где следует расположить имя, адрес и другие переменные данные. На панели инструментов Слияние нажмите кнопку Добавить поле слияния, а затем выберите нужное имя поля.

∙10 После того, как в основной документ будут введены все поля слияния,

нажмите кнопку на панели инструментов Слияние -Слияние в новый документ -Объединить все записи.

Получившиеся в результате составные документы можно просмотреть перед печатью или отправкой.

3.4Отбор данных из источника данных

-Если диалоговое окно Получатели слияния открыто, щелкните мышью по кнопке Изменить, нажмите кнопку Фильтр.

-На вкладке Отбор записей выберите поле данных в списке Поле, а затем

выберите оператор сравнения в поле

22

- В поле Значение введите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.

- Чтобы задать несколько связанных условий отбора, используйте операторы И или ИЛИ.

Рисунок 14 – Диалоговое окно Фильтр и сортировка

Чтобы объединить записи в определенном порядке, выберите вкладку Сортировка записей, а затем выберите поля, по которым будут сортироваться записи.

Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных. Чтобы выбрать другие записи, измените параметры отбора. Чтобы выбрать все записи данных из источника данных, выберите параметр Очистить все на вкладке Отбор записей.

3.5 Порядок выполнения работы

1Создайте бланк личной карточки студента, содержащий название вуза, факультет, название группы, фамилию и инициалы, домашний адрес. Постоянной информацией в бланке будет название вуза и факультета, остальные данные будут вставляться из источника данных при слиянии.

2Выберите команду меню Сервис/ Письма и рассылки / Слияние и на

экране появится окно СЛИЯНИЕ.

3Выберите Текущий документ.

4Используя, окно диалога Слияние, создайте источник данных для заполнения бланка личной карточки. Поля источника данных определите в соответствии с полями бланка, которые будут изменяться при печати большого количества личных карточек.

5Сохраните источник данных как отдельный документ.

23

6 С помощью окна диалога Слияние/ Изменить список введите требуемую информацию (не менее 10 записей).

7В окне Word появилась дополнительная панель Слияние.

8Выбирая Поля слияния, расставьте их в позиции курсора. В месте документа, где расположено поле слияния, может быть написано его содержимое.

9Сохранить новый документ, образовавшийся после слияния. Выполнить предварительный просмотр созданного документа.

3.6 Контрольные вопросы

1.В каких случаях применяется слияние?

2.Какие этапы подготовки составного документа?

3.Что такое бланк документов?

4.Как создать источник слияния?

5.Как происходит слияние документов?

Список рекомендуемой литературы:

1Хомоненко, А.Д. Самоучитель Microsoft Word 2003/ А.Д. Хомоненко, Н.А. Хомоненко – CПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 672с.:ил.

2Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс: учебное пособие для вузов/ Под ред.- 2-е изд. СПб.: Питер, 2004. – 640 с.

3Острейковский, В.А. Информатика: учеб. для вузов. – М.: Высш. шк., 2000. -511 с.

4Каратыгин, С.А. Электронный офис: В 2-х томах:Т.I / С.А. Каратыгин – М.: Нолидж, 1999. - 768 с.

24

Приложение А

1 Информатика Информатика-это наука, изучающая, вопросы сбора, хранения,

преобразования и использования информации в различных сферах деятельности человека.

1.1 Наука информатика Наука информатика существенно опирается на достижения математики,

и поэтому долгое время рассматривалась как часть математики.

1.2 Двоичная система счисления Вся информация в компьютере представлена в виде двоичных чисел.

Перевод числа из двоичной системы в десятичную осуществляется по формуле.

2.Текстовые редакторы и процессоры

2.1Классификация

Для работы с текстом используются два основных класса программного обеспечения: текстовые редакторы и текстовые процессоры. Редакторы используются при работе с несложными текстовыми файлами, служат только для операций ввода и редактирования текста. Текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных функций. Они используются при создании сложных документов, когда имеет значение внешний вид документа. Текстовые процессоры имеют средства форматирования (оформления) текста, создания таблиц, включения графики и многое другое.

2.2 Текстовый редактор Блокнот

До начала создания документа задаются параметры страницы командой Файл / Макет страницы. Здесь можно выбрать: формат бумаги из раскрывающегося списка Размер; ориентацию бумаги: Книжная или Альбомная; поля – интервалы между текстом и краями листа; колонтитулы (верхний и нижний) – в них могут проставляться номера страниц, дата, время создания документа, его название и т.д. Щелчок по кнопке Ок закрывает окно Макет страницы с сохранением всех установок.

2.3 Текстовый процессор WordPad

Текстовый процессор WordPad - позволяет не только создать текст, но и форматировать его. Из Главного меню запускается командой Пуск /

Программы / Стандартные / WordPad.

2.4 Текстовый процессор Word

Текстовый процессор - это прикладное программное обеспечение, используемое для создания текстовых документов. При создании документов

целый ряд процедур форматирования и редактирования выполняются автоматически, а вспомогательные программы (Мастера) позволяют существенно упростить процесс создания документов, факсов, писем, брошюр, рукописей, тезисов.

25

Приложение В

Образец документа

СПРАВКА Дана {Текстовое поле формы Фамилия, Имя, Отчество}

в том, что он (а) является студентом очной {флажок} заочной {флажок} формы обучения

факультета {поле-список Факультет} курса {поле-список курс} группы {поле-список группа}

Могилевского государственного университета продовольствия.

Справка дана для представления в {текстовое поле формы Организация}. Действительна по предъявлению {поле-список Документ}.

Начальник отдела кадров {текстовое поле формы Начальник}.

Дата выдачи справки {поле Дата}.

Список Факультет: экономического, механического, технологического, химико-технологического, заочного.

Список Курс: 1,2,3,4,5. Список Группы: 1,2,3,4,5,6,7,8 .

Список Документ: студенческого билета, паспорта, военного билета.

26

Учебное издание

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ В MS WORD 2003

Методические указания

Составитель Овсянникова Инна Поликарповна

Редактор Т.Л. Матеуш Технический редактор А.А. Щербакова

Подписано в печать 10.09.08 Формат 60x84 1/16. Бумага офсетная. Гарнитура Таймс. Печать трафаретная.

Усл. печ.л. 1,63,	Уч.-изд.л. 1,75.
Тираж 113 экз.	Заказ 134.

Учреждение образования «Могилевский государственный университет продовольствия»

212027, Могилев, пр-кт Шмидта, 3.

ЛИ № 02330/0131913 от 08.02.2007.

Отпечатано на ризографе редакционно-издательского отдела

учреждения образования «Могилевский государственный университет продовольствия»

212027, Могилев, пр-кт Шмидта, 3.

ЛП № 226 от 12.02.2003.