Лабораторная работа 15

Базы данных MS Access. Формы, Отчеты.

1. Цель работы:

   1. Создание форм и отчетов с помощью мастера.

   2. Редактирование форм и отчетов с помощью конструктора.

2. Перечень справочной литературы:

   1. Голицына, Н.В.Максимов, И.И.Попов «Базы данных» М. Форум-Инфра-М,2004

   2. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб: БХВ-Петербург, 2000.

3. Краткий теоретический материал:

Формы.Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных.

Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок. На сопроводительном рисунке приведен пример простейшей формы для ввода данных.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления (рис. 13.4).

Отчеты.По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.).

4. Задание:

   1. Открыть базу данных «RUSICH» из своей папки.

   2. Создать и выполнить следующие формы:

      1. С помощью Мастера формсоздать форму «Ф2-1», содержащую для каждого охранника все поля таблицы «СОТРУДНИКИ», за исключением поля «№ диеты».

      2. С помощью Конструктораотредактировать форму «Ф2-1», придав ей вид, показанный на рисунке 2. Сохранить полученную форму с именем «Ф2-2».

Рис. 2 – Форма «Ф2-2»

3. Ввести в форму «Ф2-2» командную кнопку, выполняющую операцию закрытия формы. Сохранить результаты работы с именем «Ф2-3».

4. С помощью Мастера формсоздать составную форму с перечнем. В перечне должны содержаться сведения об охранниках, относящихся к каждой организации. В основной форме должны отражаться все поля таблицы «ОРГАНИЗАЦИЯ», а в перечне – фамилия, рост и вес. Сохранить полученную форму с именем «Ф2-4».

5. Ввести в перечень формы «Ф2-4» вычисляемое поле «Индекс Голда», равное разнице между ростом (в см) и весом (в кг). Отредактировать полученную форму, как это показано на рисунке 3 и сохранить с именем «Ф2-5».

Рис. 3 – Форма «Ф2-5»

1. Создать форму «Ф2-6», добавив в форму «Ф2-5» вычисляемое поле, равное суммарному росту всех охранников соответствующей организации.

1. Создать и выполнить следующие отчеты:

   1. С помощью Мастера отчётовсоздать отчёт с группировкой по полю «Организация» всех полей таблицы «СОТРУДНИКИ», кроме «Номер» и «Характеристика», отсортированный по дате рождения. Сохранить полученный отчёт с именем «О3-1».

   2. Добавить в каждую строку отчёта «О3-1» вычисляемое поле «Оплата в месяц», вычисляемое в предположении, что каждый охранник в месяц работает 22 дня. Отредактировать отчёт:

- заменить заголовок на «RUSICH»;

- расположить правильно заголовки колонок;

- переместить сами колонки в соответствии с заголовками;

- уменьшить расстояние между строками и/или размер шрифта так, чтобы отчёт полностью помещался на одной странице.

Сохранить результат в отчёте с именем «О3-2».

5. Показать выполненную работу преподавателю.

6. Контрольные вопросы:

   1. Что используется в качестве источника записей в форме?

   2. При помощи чего осуществляется связь между формой и источником записей?

   3. Можно ли в форме выдавать вычисляемую информацию?

   4. Существует ли в формах возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов?

   5. Для чего используются отчеты?

   6. В каких случаях следует использовать отчеты , а в каких формы?