3. Вычисление итогов

В Excel для автоматического вычисления итогов предназначена команда Итоги меню Данные. Перед выполнением этой команды список должен быть отсортирован. Для вычисления итогов выполнить следующее:

1. активизировать одну из ячеек таблицы;

2. выполнить команду Данные, Итоги. Появится диалоговое окно Промежуточные итоги;

3. в поле списка При каждом изменении в выбрать заголовок столбца, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги после каждого изменения данных на рабочем листе;

4. в поле списка Операция установить функцию (табл. 2);

5. в поле списка Добавить итоги выводятся названия всех полей списка. Активизировать поле или поля, для которых надо вычислить промежуточные итоги;

6. щёлкнуть кнопку ОК.

В диалоговом окне Промежуточные итоги имеются следующие опции:

1. Заменить текущие итоги. Любые существующие формулы итогов заменяются новыми.

2. Конец страницы между группами. При выводе на печать каждую группу данных с итогами можно расположить на отдельной странице. Для этого надо активизировать данную опцию.

3. Итоги под данными. По умолчанию строки, содержащие итоговые значения, вставляются под строками с исходными данными. Если итоги необходимо разместить над исходными данными, следует отключить опцию Итоги под данными.

4. Убрать все. Из списка удаляются все строки с итоговыми значениями.

Для обработки данных из столбцов, указанных в диалоговом окне Промежуточные итоги, могут использоваться функции, указанные в табл. 2.

При вычислении итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Для отображения на экране только итоговых данных следует выполнить щелчок на кнопке второго уровня структуры, после этого данные третьего уровня (исходные данные) будут скрыты. Для восстановления исходных значений необходимо выполнить щелчок на кнопке третьего уровня.

Таблица 2

Функция	Назначение
Сумма	Суммирует все значения и выдает общий итог
Количество значений	Определяет количество элементов ряда
Среднее	Вычисляет среднее арифметическое для ряда значений
Максимум	Определяет наибольшее значение в ряде значений
Минимум	Определяет наименьшее значение в ряде значений
Произведение	Вычисляет произведение всех значений ряда
Количество чисел	Устанавливает количество ячеек, содержащих числовые значения, в выделенной области

Контрольные вопросы

1. Для чего используется команда Итоги?

2. Какие предварительные операции надо выполнить со списком, чтобы получить промежуточные итоги с помощью команды Данные, Итоги?

3. Какие встроенные функции могут использоваться при подведении промежуточных итогов?

4. Что появляется слева от таблицы после выполнения команды Итоги?

5. Как скрыть и отобразить вложенные уровни списка?

4. Фильтрация данных

Поиск и фильтрация данных – это наиболее частые действия, производимые со списком. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев– требований, налагаемых на информацию. Также в Excel можно выполнять фильтрацию списков. Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих заданным критериям.

В Excel есть три средства для поиска и фильтрации данных: Формаданных,Автофильтр,Расширенный фильтр. Форма данных позволяет осуществлять поиск и редактирование отдельных записей. Автофильтр обеспечивает простой и быстрый способ скрытия лишних записей, оставляя на экране только те, что удовлетворяют критериям. Расширенный фильтр немного сложнее Автофильтра, но позволяет накладывать более сложные условия отбора, которые могут включать вычисляемые критерии.