Создание диаграммы объёма продаж

Access позволяет представить в виде диаграммы сведения, содержащиеся в форме. При этом диаграмму не обязательно строить на основе всех данных. Её можно создать на основе данных, удовлетворяющих заданным условиям, например, на основе сведений, полученных в результате фильтрации.

Перед построением диаграммы следует указать, содержимое каких полей таблицы или формы использовать. По умолчанию значения столбца образуют на диаграмме ряд данных, а значение строки – категорию.

Диаграмма может состоять из нескольких рядов и категорий.

Для отображения числовых значений на диаграмме служат маркеры данных – линии, полосы, секторы и т.д.

Иногда маркеры данных снабжают метками, которые представляют собой числовые или текстовые значения элементов ряда. Оси используются для отображения шкалы – диапазона значений рядов данных, представленных на диаграмме.

Диаграмму часто сопровождают легендой - поясняющим текстом и сводом условных знаков.

В Access существует несколько способов построения диаграмм. Самый простой – создание стандартных диаграмм с помощью мастера.

Рассмотрим, как с помощью мастера диаграмм построить столбиковую диаграмму на основе данных об объёме продаж из таблицы Торговля.

Выполните следующую последовательность действий:

- Нажмите кнопку Создать на вкладке Формы окна базы данных и выберите таблицу Торговля в списке таблиц и запросов диалогового окна Новая форма.

- Запустите мастер диаграмм.

- В первом окне мастера укажите, какую таблицу или запрос необходимо использовать при построении диаграммы.

- Во втором окне мастера скопируйте поля Продавец, Объем операций и Номер записи из списка Доступные поля в список Поля для диаграммы, щелкнув на кнопке с двумя стрелками.

Рис. 5 Диалоговое окно выбора полей

Третье окно мастера служит для выбора типа диаграммы. Access позволяет создать диаграммы 15-ти типов.

- Выберите тип диаграммы, предлагаемый программой по умолчанию,- столбиковую диаграмму (рис. 6).

Рис. 6. Диалоговое окно выбора типа диаграммы

По умолчанию на диаграмме сопоставляются объёмы продаж у разных клиентов. Сведения из поля Продавец помещены в легенду диаграммы.

- В следующем диалоговом окне мастера диаграмм измените способ представления данных на диаграмме (в случае необходимости), изменяя с помощью мыши положение кнопок полей: Продавец, Объём операций и номер записи, расположенные в правой части окна. Вы можете в любой момент увидеть результат построения диаграммы, нажав кнопку Образец (рис. 7).

Рис.7. Образец диаграммы в окне мастера диаграмм

В последнем окне мастера введите название диаграммы, например, Объём продаж, и нажмите кнопку Готово. На экране появится готовая диаграмма (рис. 8).

Рис.8. Столбиковая диаграмма – Объем продаж

Поскольку возможности мастера диаграмм ограничены, для оформления и редактирования диаграмм лучше использовать Microsoft Graph, запуск которого осуществляется после выполнения двойного щелчка на диаграмме. Существует много способов изменения стандартного оформления диаграммы. Каждый элемент диаграммы имеет определенный набор параметров, значения которых устанавливаются в соответствующем диалоговом окне, открывающемся вследствие двойного щелчка на элементе диаграммы.