Информатика / Базы данных / занятия по БД

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй – в верхней строке. Например, нам нужно узнать средний стаж работы ассистентов, доцентоа и профессоров на разных кафедрах(таблица Преподаватели). Перекрестный запрос позволит решить эту задачу, создав таблицу, в которой заголовками строк будут служить должности, заголовками столбцов – название кафедр, а в ячейках будут рассчитаны средние значения стажа преподавателей.

Запрос на создание новой таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Например, на основе таблицы Преподаватели можно создать новую таблицу, содержащую данные только о профессорах.

ЗАДАНИЕ 1. Создайте запрос, в котором выводятся оценки студентов заданного факультета по заданной дисциплине.

Создайте простой запрос на основе таблицы Студенты, оставив в запросе все поля таблицы Студенты без изменений, а из таблицы

Дисциплины выберите поле Название дисциплины, из таблицы Оценки

выберите поле Оценки. Вы сформировали поля запроса.

Сохраните запрос под именем Оценки экономистов, затем щелкните по ячейке Изменение структуры запроса(поставьте черную точку) – это позволит сразу перейти в режим конструктора;

Щелкните по кнопке Готово;

В строке условия отбора для поля Факультет введите фразу([Введите название факультета]), для поля Название дисциплины – [Введите название дисциплины];

Выполните запрос;

В появившемся окне введите экономический и щелкните по кнопке ОК, затем введите информатика и щелкните по кнопке ОК;

Сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

ЗАДАНИЕ 2. Создайте перекрестный запрос, о среднем балле в группах по дисциплинам.

Такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи с чем надо сначала сформировать запрос, в котором были бы поля Номер группы, Название дисциплины и Оценки.

Создайте простой запрос и выберите из таблицы Студенты поле Курс,

из таблицы Дисциплины поле Название дисциплины, из таблицы Оценки выберите поле Оценки;

Сохраните запрос под именем Дисциплины оценки курс и закройте таблицу запроса; Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:

На закладке Запросы щелкните по кнопке Создать;

Выберите Перекрестный запрос и щелкните по кнопке ОК;

Щелкните по ячейке Запросы, выберите Дисциплины оценки курс

щелкните по кнопке Далее;

Выберите поле Название дисциплины и щелкните по кнопке Далее;

21

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

Выберите поле Курс и щелкните по кнопке Далее;

Выберите функцию Среднее и щелкните по кнопке Далее;

Введите название запроса Средние оценки и щелкните по кнопке

Готово;

Закройте таблицу запроса.

ЗАДАНИЕ 3. Разработайте запрос на .создание базы данных отличников.

Создайте простой запрос и выберите из таблицы Студенты поля –

Фамилия, Имя, Отчество и Курс, из таблицы Оценки выберите поле Оценки;

В появившемся окне введите имя запроса Отличники;

Щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;

Щелкните по кнопке Готово;

Для выполнения групповых операций щелкните на панели

инструментов по кнопке или выполнить команду Вид, Групповые операции;

В строке Групповые операции поля Оценки щелкните по ячейке Групповые операции. Откройте раскрывающийся список и выберите функцию SUM;

В строке Условия отбора поля Оценки введите 20;

Просмотрите создаваемую базу в режиме таблицы;

Перейдите в режим конструктора;

Выполните команду Запрос, Создание таблиц;

Введите имя таблицы Студенты – отличники и щелкните по кнопке

ОК;

Подтвердите создание таблицы;

Закройте с сохранением запрос;

Откройте закладку Таблицы;

Просмотрите таблицу Студенты – отличники.

ЗАДАНИЕ 4. Создайте запрос на удаление отчисленных студентов.

Создайте простой запрос и выберите из таблицы Студенты поля –

Фамилия, Имя, Отчество, Факультет и Курс;

В появившемся окне введите имя запроса Отчисленные студенты;

Щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;

Щелкните по кнопке Готово;

В строке Условия отбора введите: в поле Фамилия – Иванов, в поле Имя – Иван, в поле Отчество – Иванович, и т.д. (данные студента выберите из своей таблицы);

Откройте пункт меню Запрос и выберите Удаление;

Просмотрите удаляемую запись в режиме таблицы;

Если условия отбора сделаны неправильно, измените их и закройте запрос;

Откройте форму Студенты и убедитесь в удалении записи о студенте Иванове;

22

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

 Закройте форму.

ЗАДАНИЕ 5. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по курсам и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию.

Создайте запрос, на основе которого будет сформирован отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты поля Фамилия,

Имя, Отчество и Курс, из таблицы Дисциплины поле Название дисциплины, из таблицы Оценки выберите поле Оценки. Сохраните запрос под именем Сессия.

На закладке Отчеты щелкните по кнопке Создать;

Выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка – запрос Сессия и щелкните по кнопке ОК;

Выберите все поля запроса и щелкните по кнопке Далее;

Тип представленных данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке Далее;

Добавьте уровень группировки по курсу, выбрав в левом окне Курс и

перенеся его в правое окно, щелкните по кнопке ;

Щелкните по кнопке Далее;

Щелкните по кнопке Итоги, так как надо вычислить средний балл;

Поставьте «галочку» в ячейке поля AVG(это функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке ОК;

Щелкните по кнопке ОК, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;

Выберите макет отчета Ступенчатый, стиль отчета Деловой, название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке Готово.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ.

1.Создайте запрос с именем Иногородние , в котором выводятся

Фамилия, Имя, Отчество, Адрес и Телефон студентов не проживающих в Самаре (Самарской области).

2.Создайте запрос с именем Хорошисты, в котором выводятся Фамилия, Имя, Отчество студентов экономического факультета

сумма оценок которых от 16 до 19.

3.Создайте отчет Итоги 1 курса. В отчете оценки студентов 1 курса должны быть сгруппированы по факультетам и дисциплинам.

ЗАНЯТИЕ 6

СОЗДАНИЕ СЛОЖНЫХ ОТЧЕТОВ И ФОРМ ЗАДАНИЕ 1.Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром

23

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

Справка, в котором будут только интересующие вас записи (Фамилия, Имя. Отчество, Факультет и Курс), затем следует приступить к созданию отчета.

Создайте запрос Справка. Для этого используйте поля Фамилия,

Имя, Отчество, Факультет и Курс таблицы Студенты В условии отбора поля Фамилия наберите : [Введите фамилию]

Откройте закладку Отчеты и щелкните по кнопке Создать.

В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и запрос Справка. Щелкните по кнопке ОК.

Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид–Колонтитулы и Вид– Заголовок / Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, щелкните по кнопке «Панель элементов».

В поле верхнего колонтитула поместите надпись: СПРАВКА.

Для этого щелкните по кнопке Аа-надпись, расположенной на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода Справка нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат – Размер - по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

В области данных напечатайте три строки:

Дана настоящая в том, что является студентом (кой) факультета группы

Щелкните по кнопке «Список полей» - Список полей.

В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl] и перетащите их мышкой в область данных.

Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.

Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.

Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].

Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно команду: ФорматВыровнятьПо левому краю и ФорматВыровнятьПо нижнему краю.

Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.

Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.

В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Декан факультета.

24

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

Сохраните макет отчета с именем Справка.

Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке «Предварительный просмотр». Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.

Закройте отчет, предварительно сохранив его.

ЗАДАНИЕ 2.Создайте с помощью Конструктора отчет Списки студентов.

Ставится задача вывести списки студентов по факультетам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри факультета по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Студенты.

Откройте закладку Отчеты и щелкните по кнопке Создать.

В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Студенты в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК.

Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид – Заголовок/примечание отчета.

Щелкните по кнопке Сортировка и группировка.

В появившемся окне поле Факультет для группировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да. В результате будет создан заголовок группы.

Выберите второе поле для сортировки – Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.

Закройте это окно, щелкнув по кнопке Закрыть в правом верхнем углу экрана.

25

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

Напечатайте в разделе заголовка отчета: СПИСОК СТУДЕНТОВ ФАКУЛЬТЕТА. Для этого щелкните по кнопке Аа – надпись на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу [Enter]. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.

Сделайте надпись размером 16. выполните команду Формат – Размер – по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК СТУДЕНТОВ размером 14. Эта надпись будет появляться на каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.

Напечатайте в разделе Заголовок группы «Факультет» надпись Список студентов, затем поместите поле Факультет (удалите подпись поля), а затем – слово «факультет».

Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Курс в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. выполните команду

Формат – Размер – по размеру данных.

В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке Поле и перетащив её мышкой в нужное место.

Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

Включите кнопку Свойства.

Наберите значение =[Page] в строке Данные.

Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.

Отделите линиями все заголовки.

Выбрав режим предварительного просмотра документа, вы увидите его таким, каким он будет напечатан на бумаге. Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка).

ЗАДАНИЕ 3.Создайте почтовые наклейки.

Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.

В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Студенты. Щелкните по кнопке ОК.

В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке Добавить). Щелкните по кнопке Далее.

В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия – по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

26

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ.

1.Составьте отчеты(7 шт), выбирая разные макеты(блок, структура1, структура2, по левому краю) и разные стили(компактный, простой, строгий, формальный и т.д.). Не забудьте выбрать тематику отчетов, используя таблицы и запросы базы данных Деканат. Имена отчетов –

отчет 1, отчет 2, и т.д.

27

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

28

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

29

Куликова И.А.

КУРС ПО ВЫБОРУ БАЗЫ ДАННЫХ

2011

30