Заявка и предложение

Эти письменные документы уже в своем названии содержат указание на их предназначение, они говорят о том, что вам что-то надо, что вы хотите что-то получить.

Заявка и предложение обычно начинаются с описания ситуации, в которой организация находится в настоящее время, иногда приводятся причины и дается обоснование, почему она оказалась в этой ситуации просителя. Затем в таком письме обычно приводятся пути, с помощью которых организация планирует выйти из этой ситуации и решить связанные с ней проблемы. Точный расчет необходимых средств прилагается вместе с потребностью в человеческих ресурсах и календарным планом всего проекта.

Отчет

Один и тот же отчет может быть предназначен одновременно как для внутренней, так и для широкой внешней общественности; но, как правило, отчет составляется с конкретной целью и предназначается определенной целевой аудитории.

Каковы бы ни были цель составления отчета, его адресная ориентация или количество исполнителей, существуют общие правила внешнего оформления отчета:

Титульный лист. На нем указывается название отчета, имя и должность составителя, а также адрес организации и дата составления.

За титульным листом обычно следует оглавление с перечнем всех разделов, содержащихся в отчете, списки прилагаемых таблиц, диаграмм, фотографий и рисунков.

Затем дается краткая аннотация (одна-две страницы) с информацией об основных вопросах, рассматриваемых в отчете.

Основной текст отчета обязательно должен включать три следующих раздела: введение, содержательная информация и заключение. Рекомендуется избегать повторений, не пытаться разъяснять в тексте то, что и так очевидно из прилагаемых таблиц и диаграмм.

Библиография, включаемая в отчет, должна содержать не только цитированные работы, но также и те, которые просто упомянуты в отчете.

Приложение, имеющееся почти в каждом отчете, обычно содержит иллюстративный материал большого объема или носящий второстепенный характер. Каждое отдельное приложение обычно маркируется заглавными буквами латинского или родного языка.

Ньюслеттер

Ньюслеттер составляют специалисты по связям с общественностью. Разные организации используют разные термины для обозначения практически одинаковых материалов, как по целевому назначению, так и по содержанию.

в ньюслеттере должны присутствовать ответы на вопросы: кто? что? где? когда? почему? и как? Поскольку объем ньюслеттера часто ограничен двумя-четырьмя страницами формата А4, статьи в нем в основном – короткие, стиль изложения – нейтральный. В тех случаях, когда ньюслеттер или информационный листок состоит из 4-8 полос, в некоторых организациях его называют «бюллетень».

Тем не менее, легко можно назвать элементы и разделы, которые, как правило, присутствуют в любом ньюслеттере: содержание (для экономии места обычно размещается на первой странице); название организации, ее адрес, имя редактора; редакционная статья; письма читателей и ответы им; краткий обзор новостей по организации; статьи; объявления; календарь предстоящих событий и дат, важных для деятельности организации и ее сотрудников.

Медиа-план

При планировании PR-кампаний одной из главных забот специалиста по связям с общественностью является выбор наиболее эффективных путей передачи информации целевым аудиториям.

Для принятия решения о стратегии и тактике достижения целевой аудитории учитывается так называемый «список переменных», основанный на характеристиках целевой аудитории, а также список функциональных характеристик различных СМИ, имеющихся в медиа-карте

Медиа-карта

Для того чтобы работа отделов по связям с общественностью была результативной, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого отдельного вида средств массовой коммуникации, но и журналистов, с которыми придется работать. Для этих целей в организации создается специальный документ, называемый медиа-картой, в котором фиксируются все существующие сведения, необходимые для налаживания и поддержания взаимоуважительных, полезных и эффективных отношений.

В медиа-карту включаются все виды СМИ, с которыми работает организация: массовые, отраслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и телевидения, с указанием наиболее интересных для организации программ, тиража и объема целевых аудиторий, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главного редактора, редакторов отделов и направлений и т.д.

Пресс-дайджест

Пресс-дайджест представляет собой подборку или перепечатку статей и заметок из печатных изданий, прямо или косвенно затрагивающих деятельность и имидж организации, а также информацию обо всех случаях упоминания об организации в эфире с указанием даты и времени передачи, а также с изложением ее краткого содержания. На основании контент-анализа собранных материалов регулярно, еженедельно или ежемесячно, составляется отчет для знакомства с ним руководства и принятия оперативных мер, если это может потребоваться.

Письмо в редакцию

В организации иногда возникает потребность сообщить общественности свое мнение относительно каких-либо экономических или политических событий, происходящих в стране или в мире. Тогда на имя главного редактора конкретного СМИ составляется соответствующее письмо. Важно помнить, что оно должно быть ясным и кратким, если вы хотите, чтобы текст вашего письма не подвергался существенной правке, которая могла бы внести нежелательные изменения или даже искажения в ваш текст.

По структуре письмо редактору пишется по обычному формату. Вводный абзац объявляет тему сообщения, во втором абзаце излагается мнение организации по данной теме, подкрепляемой фактами или статистикой. Далее следует критика в адрес оппонентов или доводы в поддержку своих сторонников. В заключительном абзаце можно назвать конкретную причину, заставившую организацию обратится в редакцию с этим письмом. Письмо подписывает ответственное лицо организации, указывается ее полное название и адрес.

Итак, цель написания такого письма – отвергнуть взгляды оппонентов, убедить читателей газеты в правильности своих взглядов, найти сторонников и т.д.