Дисциплина Введение в специальность торс практическая работа 1
Тема: Изучение должностной инструкции в зависимости от категории секретаря.
Цель:Ознакомиться с должностными инструкциями секретарей различных категорий
Ход работы
Задание 1
Изучив материал, ответить на следующие вопросы:
Квалификационные требования к различным категориям секретарей: секретарь, секретар-руководителя, секретарь-референт, делопроизводитель, офис-менеджер, оператор ПК, ресепшионист
Требования к деловым качествам секретаря
Личные качества секретаря
Задание 2
Изучить унифицированную форму должностной инструкции (смотри методические указания)
Задание 3
Вариант 1
Изучить и оформить должностную инструкцию секретаря
Вариант 2
Изучить и оформить должностную инструкцию делопроизводителя
Вариант 3
Изучить и оформить должностную инструкцию офис-менеджера
Вариант 4
Изучить и оформить должностную инструкцию ресепшиониста
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Должностная инструкция– это нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделением, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.
Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течение рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.
Для деления предприятий по объему документооборота можно использовать такие категории:
1 категория – свыше 100 000 документов в год;
2 категория – от 25 000 до 100 000 документов в год;
3 категория – от 10 000 до 25 000 документов в год;
4 категория – до 10 000 документов в год.
Отнесение предприятия к перечисленным категориям следует учитывать при установлении структур служб документации, механизации и автоматизации работы с документами, а также при решении отдельных вопросов в документировании.
Унифицированная форма должностной инструкции
Наименование министерства, наименование предприятия |
Гриф утверждения
|
Должностная инструкция
№__________
Место издания_____________
__________________________
(наименование категории)
Структура текста
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Обязанности
6. Взаимоотношения (связи по должности)
Руководитель ______________ Расшифровка подписи
(подпись)
Визы
1.Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.3. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- действующим законодательством Российской Федерации;
-Уставом организации;
- Правилами внутреннего трудового распорядка ( Положением о персонале);
- положениями о структурных подразделениях организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь должен знать:
- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии, имена, отчества руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
- правила орфографии и пунктуации;
- Инструкцию по документационному обеспечению управления организации;
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
- деловой этикет, этику делового общения;
- правила ведения телефонных переговоров;
- правила техники безопасности и противопожарной защиты;
- приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:
- составлять деловые письма ( в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;
- переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;
- работать на компьютере в среде WINDOWS,WORD,EXCEL,LOTUS;
- пользоваться базой данных;
- пользоваться возможностями Интернета;
- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
- вести деловые переговоры;
- на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации (оформление приказов по личному составу, оформление трудовых договоров и другой кадровой документации);
- работать с документацией конфиденциального характера.