Билет 28

28. Функциональные модели процессов обмена информационными ресурсами в Internet: текстовой, графической информацией, файлами, почтой, сообщениями и д.р.

Коммуникации - это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, т.к. руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Информация - совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде. Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между органами управления, управляемыми объектами и внешней средой.

Существует много различных классификаций информации. Для целей оперативного управления производством информация может быть сгруппирована по признакам:

• источнику возникновения: на первичную и производную, а последняя в зависимости от назначения - на промежуточную командную, отчетную;

• способу фиксирования: на устную, документированную;

• способу выражения: на алфавитную, цифровую;

• носителям информации и органам восприятия человека и приборов: на хроматическую, звуковую;

• характеру фиксации данных: на фиксируемую и нефиксируемую;

• направлению движения: на исходящую и входящую;

• степени стабильности: на постоянную (цены, нормативы расхода материалов) и переменную (результаты работы смен, суточный размер выпуска продукции);

• назначению в процессе управления: на директивную, отчетную, учетную, контрольную;

• принадлежности к сферам деятельности: на конструкторскую, технологическую, финансовую, бухгалтерскую, планово-экономическую, оперативно-производственную;

• времени возникновения: на информацию о прошлых, текущих и будущих событиях;

• степени определенности информации: на детерминированную вероятностную;

• видам преобразования: на стратегическую и тактическую.

Эффективность обмена информацией достигается, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно ее воспринимает, поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

Выделяют 4 элемента в процессе обмена информацией:

- отправитель - лицо, которое отбирает информацию и передает ее;

- сообщение - сущность информации, передающейся устно или символами;

- канал - средство передачи информации;

- получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Процесс обмена информацией происходит на нескольких этапах: (1 Вариант)

1. Формирование идеи. Отправитель решает, какое сообщение сделать предметом обмена. Трудности возникают при передаче необдуманной идеи. Чтобы обмен информацией прошел эффективно, учитываются ситуационные факторы, воспринимающая сторона и последствия коммуникационного процесса.

2. Кодирование и выбор канала. Идея превращается в сообщение, т.е. кодируется с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов должен соответствовать канал передачи: передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, видеоленты и т.д. Более эффективными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы). Для уверенности поступления информации к получателю пользуются 2-3 каналами.

3. Передача информации. Эффективность коммуникаций зависит от важности и своевременности идеи, умения ее правильно закодировать и после выбора оптимального канала связи донести до получателя. Для этого ее передают выбранному каналу связи. Это чисто физическая передача сообщения.

4. Декодирование. Получив сообщение, адресат декодирует его. В процессе декодирования символы отправителя превращаются в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совпадают, получатель осознает идею отправителя. Если реакция на идею не требуется, то на этом процесс обмена информацией завершается.

Модель процесса коммуникации:

(Второй вариант.)

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией'для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

«Обратная связь — это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией по сравнению с односторонним , хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Рис. 6.2. Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом.

ШУМ. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией. На рис. 6.2. процесс обмена информацией представлен как система с обратной связью и шумом.