занятие1outlook
.pdfВ.М.Самохвалов
|
Начинаем работу в |
|
Занятие 1 |
||
Microsoft Outlook |
||
|
||
|
||
|
Что такое Microsoft Outlook |
|
Microsoft Outlook – это программа управления |
информацией при организации личной работы и
персональными средствами связи (почтовый агент).
Помогает работать с сообщениями, контактами (лицами), назначать встречи и ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников (вести дневник), просматривать совместные документы.
Microsoft Outlook представляет собой автоматизированные средства планирования личной работы и делового общения, нечто вроде электронного секретаря. Она позволяет:
записывать и классифицировать деловую и личную информацию по той же системе, как это делается в обычных деловых записных книжках (органайзерах), т.е. разделяя еѐ на записи в дневнике о прошедших событиях, план встреч
(собраний) по дням (календарный план личной работы), проекты (задачи), заметки (цели), телефоны и адреса;
установить автоматическое напоминание о приближении срока выполнения задачи, собрания или встречи, записанной в календаре, автоматическое сообщение о совпадении времени планируемых встреч и собраний, контроль хода выполнения задач, порученных другим сотрудникам (поручений);
поддерживать в актуальном состоянии (вовремя изменять) телефоны, телефаксы, адреса электронной почты, адреса Webстраниц деловых и личных контактов (физических лиц), присоединять к этим данным конкретные характеристики и записки о состоявшихся встречах;
посылать сообщения электронной почты и электронные визитные карточки;
автоматически записывать в дневнике с разбивкой по числам и времени информацию о состоявшихся контактах (телефонные разговоры, факсы, сообщения электронной почты), работе с документами и файлами Microsoft Office и т.д.;
осуществлять непосредственно из Outlook доступ к файлам дру-
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
1 |
гих программ Microsoft Office и организовывать эти файлы.
Outlook может быть сконфигурирована для работы в среде рабочей группы (локальная сеть) или только через Internet.
При любой конфигурации Outlook обеспечивает средствами полной интеграции электронной почты с такими компонентами, как календарь, контакты и задачи.
При выполнении упражнений занятия 1 вы научитесь:
•выполнять запуск Microsoft Outlook и перемещаться в панели Outlook;
•открывать окно Личные папки - Outlook сегодня;
•использовать средство Заметки как напоминания;
•перемещаться в Календаре;
•настраивать календарь в соответствии с требованиями;
•открывать и просматривать записи календаря;
•добавлять в календарь Встречи (Записи);
•удалять встречи (записи);
•форматировать и печатать копии расписания;
•вносить различные типы встреч и события;
•перемещать и редактировать встречи;
•устанавливать оповещения и классифицировать встречи по категориям;
Представления документа Outlook
В программе выделены восемь основных представлений документа – средств, которым, в отличие от других программ Microsoft Office, соответствуют свои окна и, как правило, свои папки. Окно и папка, относящаяся к одному и тому же представлению (средству), имеют одно и то же название.
Встреча (запись) - запись о делах, привязанная к дате. В Outlook различают три записи: собственно встречи, собрания и события, которые определяются в календаре по-разному.
Встречи определяются как запланированные в Outlook действия, которые
не предусматривают приглашения других людей или выделения
2 |
Основы Microsoft Office. |
В.М.Самохвалов
ресурсов, например, таких, как конференц-зал.
Собрания – это действия, предусматривающие приглашение других людей или резервирование ресурсов. Создавая Собрание, необходимо указать людей, которых нужно пригласить, и ресурсы, которые нужно зарезервировать, а также длительность Собрания. Собрание можно провести как явное – в определенном месте, так и с использованием информационной сети. Направление приглашений на Собрание осуществляется с помощью Outlook. Ответы на пришалшение появятся в папке Входящие.
События – это мероприятия, которые длятся достаточно долго. Это могут быть конференции, каникулы (отпуск), дни рождения или праздники, включая государственные. События не занимают временных интервалов в расписании – название события появляется в заголовке страницы календаря указанной даты над временными интервалами.
Календарь – в форме расписания представляет все типы встреч (записей), запланированные на заданный календарный период (ежедневник, еженедельник-пятидневник по рабочим дня, еженедельник, ежемесячник). В окне Календарь обычно показаны и задачи.
Контакты – картотека, в которой хранятся имена, номера телефонов, адреса, место работы и должность, некоторые другие сведения о нужных людях, т.е. Контакты составляют деловую и личную адресную книгу с различными вариантами сортировки и просмотра.
Задачи – список неотложных дел, которые нужно выполнить. Задачи могут иметь и, как правило, имеют разные уровни важности и могут назначаться для исполнения другим сотрудникам – иметь форму
поручений.
Заметки – форма для хранения общей информации, например, идей, напоминаний, списков и директив, электронный заменитель ежедневных записок, не предназначенных для долгого хранения.
Дневник – упорядоченные по времени автоматические записи выполненных
операций, Дневник отслеживает любую деятельность за любой интервал времени.
Сообщение – информация об отправлениях электронной почты. Сообщения хранятся в четырех разных папках:
Входящие – содержит полученные сообщения электронной почты, дает возможность посыпать и получать сообщения, находясь в офисе, дома или в дороге; Исходящие – содержит сообщения электронной почты, которые
находятся в процессе отправки, т.е. пока реализуется соединение с почтовым сервером; Черновики – хранит сообщения электронной почты, которые были
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
3 |
созданы, но не отправлены; Отправленные – хранит копии отправленных сообщений электронной почты.
В Outlook 2007 ещѐ имеется папка Нежелательная почта,
предназначенная для хранения перехваченных фильтром нежелательной почты наиболее очевидных нежелательных сообщений.
Outlook сегодня – обзор плана работы на текущий день. В окне Личные папки - Outlook сегодня на одном экране представлены четыре из рассмотренных выше средств: календарь длительностью до месяца со всеми типами встреч, список задач и записи о наличии сообщений необработанных электронной почты.
Папка Удаленные является не особым представлением документа, а местом
временного хранения удаленных документов Outlook всех представлений, до тех пор, пока их не удаляют окончательно, т.е. аналогична Корзине операционной системы Windows.
+ПРИМЕЧАНИЕ. Большинство представлений Outlook можно преобразовать в другие виды представлений Outlook, перетащив их на значок панели Outlook, представляющий тип представления, который нужно создать. Сообщение электронной почты можно преобразовать во встречу, контакт или даже в задачу. Информацию о контактах можно преобразовать в сообщение электронной почты и т.д.
На этом занятии вы познакомитесь с четырьмя представлениями: Outlook сегодня,
Заметки, Календарь, Встреча (запись).
Запуск Outlook
Выполните запуск Outlook:
1.На рабочем столе дважды щелкните на значке Microsoft Outlook. Появится начальный экран Microsoft Outlook – окно одного из представлений документа, для примера на Рис. 1 приведено окно Календарь.
4 |
Основы Microsoft Office. |
В.М.Самохвалов
+ПРИМЕЧАНИЕ. В упражнениях занятия предполагается, что Помощник не виден на экране. Если он на экране, в позиции Справка меню щелкните на пункте Скрыть Помощника.
Экран любого представления, который появляется при запуске Outlook, состоит из нескольких частей:
•Большая область под заголовком текущей папки называется
областью просмотра информации. В этом окне выводятся представления сообщений электронной почты, календарь, контакты, задачи, список папок и другая информация. На Рис. 1 выведен
Календарь.
•Над областью просмотра информации находятся панели инструментов: стандартная, дополнительная и Web панель. В
составе этих панелей кнопки, которые используются чаще. Можно настраивать эти панели инструментов, добавляя наиболее важные кнопки или удаляя ненужные. Используя команду Панели инструментов в позиции меню Вид, можно скрывать с экрана одну, две или все панели, сжимать их в один ряд.
Стрелки Другие кнопки
Заголовок текущей папки
Рис. 1. Окно Календарь Microsoft Outlook.
+ПРИМЕЧАНИЕ. Если нужную кнопку не видно в панели инструментов, щелкните по появляющейся кнопке Другие кнопки с двумя стрелками, направленными вправо и одной
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
5 |
стрелке, направленной вниз, в этой панели инструментов.
Укажите на направленную вниз стрелку с контекстной надписью Добавить или удалить кнопки, чтобы вывести на экран список других кнопок панелей инструментов. В этом списке щелкните на кнопке, которую хотите использовать. Будет выполнена соответствующая команда, а кнопка будет добавлена к панели инструментов взамен кнопки, которая не использовалась в течение некоторого времени.
•Вертикальная панель значков слева от области просмотра информации называется панелью Outlook (на Рис. 1 изображена на сером фоне). Каждый значок панели Outlook позволяет непосредственно переходить к содержимому одной из папок Outlook. Каждая папка Outlook содержит программы и файлы для определенного представления (средства) Outlook, такого, например, как Входящие или Контакты. Папки Outlook, которые не имеют соответствующего значка в панели Outlook, можно открывать непосредственно из списка папок.
Значки панели Outlook организованы по группам. Во время установки программы Outlook автоматически создаются группы Ярлыки
Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Можно создавать новые группы и помещать новые значки внутри этих групп, а также добавлять значки в группы, которые уже существуют. На экране отображается содержание какой-либо одной из этих трех групп, остальные две представлены кнопками сверху или снизу панели.
В следующей таблице приводятся различные группы и значки панели
Outlook, включенные в стандартную установку. В другой конфигурации в зависимости от того, как устанавливалась программа, могут быть представлены другие значки.
|
|
Табл. 1. Группы и значки панели Outlook |
|
|
|
Группа |
Значок |
Описание |
Ярлыки |
Outlook сегодня |
Открывает вид Обзор дня. |
Outlook |
|
|
|
Входящие |
Открывает папку Входящие. |
|
|
|
|
Календарь |
Открывает папку Календарь. |
|
|
|
|
Контакты |
Открывает папку Контакты. |
|
|
|
6 |
Основы Microsoft Office. |
В.М.Самохвалов
|
|
Задачи |
Открывает список Задач. |
|
|
Заметки |
Открывает папку Заметки. |
|
|
|
|
|
|
Удаленные |
Открывает папку Удаленные. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Мои |
|
Черновики |
Открывает папку Черновики. |
|
|
||
ярлыки |
|
|
|
|
|
Исходящие |
Открывает папку Исходящие. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отправленные |
Открывает папку Отправленные. |
|
|
|
|
|
|
Дневник |
Открывает папку Дневник. |
|
|
|
|
Другие |
|
Мой компьютер |
Обеспечивает доступ к дискам, папкам и |
|
файлам вашего компьютера. |
||
ярлыки |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Мои документы |
Обеспечивает доступ к папке Мои |
|
|
документы на жестком диске |
|
|
|
|
|
|
|
Избранное |
Открывает папку Избранное. |
|
|
|
|
|
|
|
|
• Справа |
от панели Outlook в левой части области просмотра информации |
расположена вертикальная панель список папок.
Если на экране нет панели Список папок, щелкните на пункте Список папок в позиции Вид меню.
Появится список папок.
Представление Личные папки - Outlook сегодня
Упражнение 1. Представление Личные папки - Outlook сегодня
Цель упражнения: научиться открывать окно Личные папки - Outlook сегодня и делать его страницей по умолчанию, то есть первой экранной страницей, которая появляется после запуска Outlook.
В окне Личные папки - Outlook сегодня можно быстро просмотреть встречи, задачи и количество сообщений электронной почты на период до семи дней.
Чтобы открыть окно Личные папки - Outlook сегодня:
1. В панели Outlook щелкните на кнопке Outlook сегодня.
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
7 |
Появится окно Личные папки - Outlook сегодня, Рис. 2
Рис. 2. Окно Личные папки - Outlook сегодня
2.Выполните, если нужно, прокрутку вправо, и затем щелкните на тексте Настройка Outlook сегодня.
Рис. 3. Окно Настройка Outlook сегодня.
В области просмотра информации появится окно Настройка Outlook сегодня и
8 |
Основы Microsoft Office. |
В.М.Самохвалов
параметры настройки в секциях Запуск, Сообщения, Календарь, Задачи и Стили, см. Рис. 3.
3.В секции Запуск проследите за тем, чтобы был установлен флажок
При запуске открыть окно Outlook сегодня.
4.В секции Сообщения откройте выпадающий список Выбор папок и установите флажки напротив Личных папок: Входящие, Черновики,
Исходящие, Календарь и Общих папок.
+ПРАВИЛО. После щелчка на имени папки в строке Список папок выводится список файлов или внутренних папок, содержащихся в этой папке.
5.В секции Календарь установите число отображаемых дней в календаре равным 7.
6.В секции Задачи установите переключатель Отобразить в списке задач в положение Все задачи.
7.В окошечке Отсортировать список задач по полю установите Дата
начала, а переключатель порядка сортировки в положение По возрастанию. Во втором поле сортировки установите Нет.
8.В секции Стили из предлагаемых стилей выберите стиль Зима.
9.Щелкните на кнопке Сохранить изменения. На экране снова появится окно Личные папки - Outlook сегодня с установленными настройками.
Представление
Заметки
Упражнение 2. Представление Заметки
Цель упражнения: научиться создавать и сохранять заметку, изменять еѐ вид и параметры.
Использование заметок для хранения информации
Многие люди в течение рабочего дня делают заметки в блокнотах или на листочках с клейкой полосой, записывая идеи, сообщения или дела, которые предстоит выполнить. Используя Outlook, можно фиксировать эти заметки в электронной форме. Заметки программы Outlook – это
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
9 |
электронный вариант бумажного блокнота с чистыми страницами; здесь можно записывать вопросы, мысли и т.п.
Если свернуть или даже закрыть окно Outlook, не закрывая заметку, она остается на экране.
+ВНИМАНИЕ. Повторное открытие Outlook при незакрытой заметке может привести к конфликту памяти и аварийному закрытию программы Outlook.
Создание заметки
1.Выполните при необходимости прокрутку в панели Outlook, чтобы увидеть значок папки Заметки. Щелкните на этом значке. Появиться окно
Заметки, Рис. 4.
Рис. 4. Окно Заметки.
2. Щелкните по цепочке команд Создать – Заметка в стандартной панели инструментов. Появится пустая форма для заметок, которая выглядит как желтый листочек с клейкой полосой, текущей датой и временем внизу.
Рис. 5. Пустая форма для заметок.
10 |
Основы Microsoft Office. |