1 Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопро­сов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем

Соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходи­мость в переписке. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К пер­вой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-пре­дупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

По аспектам содержания деловых писем выделяют:

• факт напоминания — письмо-напоминание;

• выражение гарантии — письмо гарантийное;

• указание на достигнутую степень согласия — письмо-под­тверждение;

• информирование об уже проведенных или намечаемых ме­роприятиях — письмо информационное;

• указание на факт отправки прилагаемых к письму доку­ментов — письмо сопроводительное;

• предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — пись­мо- предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. со­держать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на дело­вую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помо­щью которой оформляются экономические, правовые, финансо­вые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентиро­ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стан­дарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Не­регламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источ­ника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: (1) угловой штамп или бланк, содержа­щий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат — на­именование организации, ее адреса, служебного лица; (3) необя­зательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несет основ­ную информацию и мотивы ее сообщения; (5) подпись должно­стного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

Сопроводительное письмо

Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. В сопроводительных письмах используются языковые фор­мулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...

Высылаем Наложенным платежом, заказной бандеролью, от­дельной почтовой посылкой...

В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью, телефонным разговором...

Гарантийное письмо

Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения ис­следований и т.д.). Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашение

Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предва­рительных переговорах и т.п.).

В письмах-приглашениях используются устойчивые языко­вые конструкции:

Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на..., принять уча­стие в..., посетить... Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете при­нять участие в..., посетить...

Письмо – благодарность

Оно содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, ка­талог, оказанное гостеприимство и т.п.).

В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы:

Благодарим Вас... Мы признательны Вам... Выражаем благо­дарность... (за что).

Например:

Мы признательны Вам за приглашение принять участие в вы­ставке...

Мы получили Ваше сообщение по электронной почте. Благода­рим за оперативность.

Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаим­ный интерес. Используются стандартные выражения:

Сообщаем, информируем, извещаем, уведомляем Вас...

Ставим Вас в известность...

Нам приятно сообщить...

Доводим до Вашего сведения...

В ответ на Ваш факс сообщаем...

В дополнение к нашему письму сообщаем...

Например:

В дополнение к нашему телефонному разговору уточняем срок прибытия иностранной делегации — 15 марта с.г.