08.01.01-2008

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

Ярославский государственный технический университет

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯМИ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ДОЛЖНОСТНЫМИ ИНСТРУКЦИЯМИ

Ярославль, 2008

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

Предисловие

1РАЗРАБОТАНА Государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Ярославский государственный технический университет»

2ПРИНЯТА Ученым советом ЯГТУ, протокол № _____ от _________

3 УТВЕРЖДЕНА И ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ приказом ректора ЯГТУ от 03.04.08 № 24

4 ВВЕДЕНА ВПЕРВЫЕ

© Ярославский государственный технический университет, 2008

2

		Комплексная система управления деятельностью вуза
		Система менеджмента			Шифр		МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
		качества		документа
		Порядок управления положения-
		ми о подразделениях и должност-			Методическая инструкция
		ными инструкциями
		Содержание
								Стр.
Введение …………………………………………………					…….			4
1	Область применения …………………………………				….….			5
2	Нормативные ссылки ………………………………				….……			5
3	Обозначения и сокращения …………………………				….…..			6
4	Основные положения …………………………………				….…			6
5	Требования к построению, изложению и оформлению по-							7
ложений о подразделениях ……………………………					……...
6	Требования к построению, изложению и оформлению							9
должностных инструкций …………………………					…………
7	Требования к управлению положениями о подразделениях							11
и должностными инструкциями …………………					……….…
Приложение А (обязательное) Форма титульного листа								15
		положения о подразделении………			……….
Приложение Б (рекомендуемое) Форма таблицы,								16
		отражающей взаимосвязи подразделения
		(сотрудника) ………………………			…..………
Приложение В (обязательное) Форма титульного листа								17
		должностной инструкции…………			…..……..

3

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

Введение

Настоящая методическая инструкция содержит руководящие указания по управлению положениями о подразделениях и должностными инструкциями.

Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями Трудового Кодекса Российской Федерации, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2008 № 71, Устава ГОУ ВПО ЯГТУ, стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001 и других документов.

4

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

Дата введения 2008 – 04 – 05

1 Область применения

Настоящая методическая инструкция устанавливает порядок разработки, оформления, идентификации, согласования, утверждения, учета, обеспечения сохранности, актуализации, изъятия из обращения положений о подразделениях и должностных инструкций.

Требования и положения настоящей инструкции носят обязательный характер и распространяются на деятельность всех должностных лиц и подразделений вуза в части управления положениями о подразделениях и должностными инструкциями.

2 Нормативные ссылки

В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Трудовой Кодекс РФ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и

других служащих, утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа

1998 г. №37

Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) РФ

Положение о статусе ректора государственного высшего учебного заведения Российской Федерации федерального подчинения, утверждено постановлением Правительства РФ от 11.06.96г. № 695

Устав ГОУ ВПО ЯГТУ ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001 Системы менеджмента качества. Требования

СТО ЯГТУ 08.01.02 – 2008 Управление внутренней нормативной документацией ЯГТУ

ПЯГТУ 02.04.02 – 2005 Положение о кафедре

ПЯГТУ 02.04.01 – 2005 Положение о факультете

5

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

3 Обозначения и сокращения

СМК : система менеджмента качества ДИ : должностная инструкция ПП : положение о подразделении

ПФУ : планово-финансовое управление ЯГТУ : Ярославский государственный технический университет

УК : управление кадров ОУКС : отдел управления качеством и стандартизации

4 Основные положения

4.1Положение о подразделении (ПП) и должностная инструкция (ДИ) являются подчиненными документами в отношении всей вышестоящей документации СМК и должны своевременно актуализироваться при ее изменениях.

4.2ПП является документом СМК ЯГТУ, регламентирующим правовой статус подразделения, отражающим информацию о задачах подразделения, процессах, в которых данное подразделение участвует, устанавливающим его взаимосвязи с другими подразделениями вуза, определяющим ответственность руководителя подразделения и функции его сотрудников.

4.3ПП разрабатываются для всех структурных подразделений вуза. Исключение составляют Положения «О кафедре» и «О факультете», являющиеся типовыми для всех кафедр и факультетов вуза.

4.4ДИ является документом СМК ЯГТУ, конкретизирующим и детализирующим требования вышестоящей документации СМК по отношению к конкретной должности (профессии). ДИ регламентирует правовой статус сотрудника, занимающего данную должность, устанавливает функции сотрудника в процессах подразделения, его обязанности, права, ответственность и требования к квалификации, отражает взаимосвязи сотрудника внутри и вовне подразделения.

4.5ДИ являются организационно-правовой основой для документального упорядочивания процессов СМК вуза; определения соответствия сотрудника занимаемой должности при приеме на работу, аттестации или увольнении; привлечения к установленной дисциплинарной и/или имущественной ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей.

4.6ДИ разрабатываются для должностей научно-педагогического (про- фессорско-преподавательского состава, научных работников), инженерно-

6

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

технического, административно-хозяиственного, производственного, учебновспомогательного и иного персонала вуза.

4.7ДИ не разрабатываются для должностей ректора, проректоров и руководителей структурных подразделений вуза.

4.8Должностные обязанности ректора определяются Уставом ЯГТУ и «Положением о статусе ректора государственного высшего учебного заведения Российской Федерации федерального подчинения».

4.9Должностные обязанности проректоров ЯГТУ определяются ректором. Распределение обязанностей и полномочий проректоров закреплено в трудовых договорах и организационно-распорядительной документации ЯГТУ.

4.10Должностные обязанности руководителей подразделений определяются в соответствующих ПП.

4.11В обоснованных случаях допускается использование типовых ДИ, распространяющихся на несколько одинаковых (однотипных) должностей (при этом должен использоваться один общий идентификационный код ДИ).

4.12Ответственность за управление ПП и ДИ несет руководитель подраз-

деления.

5 Требования к построению, изложению и оформлению положений о подразделениях

5.1 В общем случае ПП должно содержать следующие структурные элементы:

−титульный лист;

−предисловие;

−содержание;

−область применения;

−нормативные ссылки;

−термины и определения;

−основные положения;

−политика и цели в области качества;

−задачи подразделения и требования к основным видам деятельности;

−права;

−ответственность;

−взаимосвязи подразделения;

−приложения.

5.2 При существовании Примерных положений о структурных подразделениях (организациях), утвержденных вышестоящими организациями и реко-

7

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

мендуемых для применения в вузе, следует руководствоваться соответствующими документами при разработке положений о структурных подразделениях ЯГТУ.

Пример: При разработке положения о студенческом городке ЯГТУ должно учитываться «Примерное положение о студенческом общежитии федерального государственного образовательного учреждения высшего и среднего профессионального образования Российской Федерации, подведомственного Федеральному агентству по образованию» (утв. Минобрнауки России 10.07.2007)

5.3Разделы: «Содержание», «Нормативные ссылки», «Термины и определения», «Обозначения и сокращения», «Приложения» приводят при необходимости, исходя из содержания ПП и его объема. Раздел «Содержание» рекомендуется приводить, если объем Положения превышает 24 страницы.

5.4Титульный лист ПП оформляется в соответствии с приложением А. Наименование Положения должно соответствовать наименованию подразделения, указанному в штатном расписании ЯГТУ.

5.5Раздел «Область применения» является обязательным структурным элементом ПП и указывает назначение Положения, а при необходимости конкретизирует область его применения.

5.6Раздел «Основные положения» является обязательным структурным элементом ПП и содержит сведения о:

−статусе структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием (отдел, управление, служба, факультет, кафедра, лаборатория);

−его подчиненности;

−организационной структуре (составе) подразделения;

−порядке назначения, освобождения от должности и замещения руководителя подразделения;

−квалификационных требованиях, предъявляемых к руководителю подразделения;

−условиях реорганизации и ликвидации структурного подразделения;

−порядке взаимодействия с другими структурными подразделениями;

−документации регламентирующей деятельность структурного подразде-

ления;

−распределении функций, полномочий и ответственности сотрудников подразделения.

5.7 Раздел «Политика и цели в области качества» носит рекомендательный характер и отражает порядок разработки, актуализации, хранения и ознакомления сотрудников с Политикой в области качества подразделения. Политика в области качества приводится в приложении ПП.

8

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

5.8Раздел «Задачи подразделения и требования к основным видам деятельности» является обязательным структурным элементом ПП. В данном разделе следует изложить основные задачи и направления деятельности структурного подразделения. Здесь же необходимо перечислить функции подразделения в области качества.

5.9Раздел «Права» является обязательным структурным элементом ПП. Содержит сведения о правах руководителя и сотрудников структурного подразделения. При указании прав рекомендуется применять формулировки: «Руководитель подразделения имеет право требовать …» ( рекомендовать, предлагать, запрещать, привлекать к работе, контролировать). Содержит сведения о наличии печати в подразделении и правах руководителя подразделения на ее использование.

5.10Раздел «Ответственность» является обязательным структурным элементом ПП. Содержит указания об ответственности руководителя и сотрудников подразделения за соблюдение своих обязанностей, надлежащее качество при исполнении возложенных на них задач и функций, соблюдение трудовой дисциплины, правил трудового распорядка, точное и своевременное выполнение приказов и распоряжений вышестоящих руководителей, а также выполнение требований законодательства.

5.11Раздел «Взаимосвязи подразделения» является обязательным структурным элементом ПП. Содержит сведения о служебных взаимосвязях структурного подразделения с внешними организациями, а также с другими подразделениями и должностными лицами вуза по вопросам деятельности (обмен информацией, документами, материально-техническими или финансовыми ресурсами). Информация, представленная в данном разделе, должна быть согласована со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, взаимодействующими с подразделением. Информацию, представленную в данном разделе, рекомендуется оформлять в виде таблицы (Приложение Б).

5.12Разделы ПП излагаются в виде текста. Текстовая часть, при необходимости, может дополняться графическим материалом (таблицы, схемы и т.п.). Общие требования к изложению и оформлению ПП аналогичны требованиям, установленным в СТО ЯГТУ 08.01.02 – 2008.

6Требования к построению, изложению и оформлению должностных инструкций

6.1 Структурными элементами ДИ являются:

−титульный лист;

−основные положения;

9

Комплексная система управления деятельностью вуза

	Система менеджмента	Шифр	МИ ЯГТУ 08.01.01-2008
	качества	документа
	Порядок управления положения-
	ми о подразделениях и должност-	Методическая инструкция
	ными инструкциями

−должностные обязанности;

−требования к квалификации;

−права;

−ответственность;

−взаимосвязи.

6.2Титульный лист ДИ оформляется в соответствии с приложением В настоящей методической инструкции. Наименование ДИ должно соответствовать должности работника, указанной в штатном расписании ЯГТУ.

6.3Раздел «Основные положения» должен содержать информацию:

−о сфере деятельности сотрудника;

−об административной подчиненности сотрудника;

−о порядке назначения, освобождения от должности сотрудника подраз-

деления;

−квалификационных требованиях, предъявляемых к сотруднику подразделения, и требуемом образовании сотрудника;

−документации регламентирующей деятельность сотрудника.

6.4 Раздел «Должностные обязанности» должен отражать сведения о характере выполняемых работ сотрудником подразделения. Должны быть указаны:

−основные функции, за выполнение и результат которых несет ответственность сотрудник;

−работы, к выполнению которых может привлекаться сотрудник;

−конкретные обязанности в области качества (выполнение Политики и целей в области качества, требований документации СМК вуза, исполнение обязанностей ответственного по качеству и т.д.).

6.5Раздел «Требования к квалификации» должен определять уровень профессиональной подготовки работника, необходимый сотруднику для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, требования к стажу работы.

6.6Раздел «Права» содержит сведения о правах сотрудника структурного подразделения:

−право сотрудника на самостоятельное принятие решений;

−право на использование необходимых материальных, финансовых, трудовых, информационных ресурсов;

−право на получение информации, необходимой сотруднику для выполнения задач и функций в профессиональной деятельности;

−право на повышение квалификации;

−право визировать, согласовывать, подписывать и утверждать конкретные виды документов;

−прочие права.

6.7 Раздел «Ответственность» должен содержать указания об ответственности сотрудника за несоблюдение своих обязанностей, ненадлежащее качество

10