АксцессЛаба

Федеральное агентство железнодорожного транспорта Уральский государственный университет путей сообщения Кафедра прикладной информатики

Е. А. Бармина

Работа с приложением

Microsoft Access

Екатеринбург

2009

3

Федеральное агентство железнодорожного транспорта Уральский государственный университет путей сообщения Кафедра прикладной информатики

Е. А. Бармина

Работа с приложением

Microsoft Access

Учебно-методическое пособие по курсу «Информатика» для студентов специальностей 080109 – «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит», 280102 – «Безопасность технологических процессов и производств», 280202 – «Инженерная защита

окружающей среды»

Екатеринбург

2009

4

УДК 681.3 (07) Б25

Бармина, Е. А.

Б25 Работа с приложением Microsoft Access : учеб.-метод. пособие / Е. А. Бармина. – Екатеринбург : УрГУПС, 2009. – 52 с.

Даны основные понятия, примеры их использования, варианты заданий к лабораторным и домашней контрольной работе по теме «СУБД Microsoft Access», приводятся рекомендации по их выполнению.

Пособие может быть использовано при проведении контрольных и аудиторных занятий, а также для самостоятельной работы студентов специальностей 080109 – «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит», 280102 – «Безопасность технологических процессов и производств», 280202 – «Инженерная защита окружающей среды».

УДК 681.3 (07)

Рассмотрено и рекомендовано к изданию на заседании кафедры прикладной информатики, протокол № 59 от 12 марта 2009 года.

Автор: Е. А. Бармина, ст. преподаватель кафедры прикладной информатики УрГУПС

Рецензент: Е. Н. Морозова, ст. преподаватель кафедры прикладной информатики УрГУПС

© Уральскийгосударственныйуниверситетпутейсообщения(УрГУПС), 2009

5

Оглавление
Введение.........................................................................................................	7
Объекты СУБД MS Access 2003..................................................................	8
Создание базы данных..................................................................................	9
Работа в базе данных.................................................................................	10
Таблицы........................................................................................................	10
Описание свойств полей.........................................................................	11
Создание поля подстановки...................................................................	14
Связи между таблицами.........................................................................	14
Запросы ........................................................................................................	16
Виды запросов........................................................................................	16
Создание нового запроса........................................................................	16
Создания запроса с помощью Конструктора......................................	17
Вычисления в запросах ..........................................................................	18
Выполнение групповых расчетов..........................................................	19
Создание запроса с параметрами ..........................................................	21
Использование активных запросов. ......................................................	22
Формы ..........................................................................................................	22
Создание форм ........................................................................................	22
Структура форм.......................................................................................	22
Создание надписей..................................................................................	23
Главная и подчиненная формы..............................................................	24
Создание, изменение и удаление кнопочных форм............................	26
Отчеты..........................................................................................................	28
Автоотчеты..............................................................................................	28
Создание отчета с помощью Мастера...................................................	28
Пример 1. .....................................................................................................	29
Построение запросов. .............................................................................	30
Пример 2. .....................................................................................................	33
Связи между таблицами.........................................................................	33
Построение запросов..............................................................................	34
Создание форм ........................................................................................	37
Лабораторная работа по созданию базы данных....................................	39
Приложение 1 ..............................................................................................	43
Варианты заданий...................................................................................	43
Приложение 2 ..............................................................................................	53
Домашняя контрольная работа..................................................................	53
Задание 1 ..................................................................................................	53
Задание 2 ..................................................................................................	53
Библиографический список.......................................................................	55

6

Введение

Системы управления базами данных (СУБД) – это класс прикладных программных продуктов, предназначенных для работы со структурированной информацией. База данных (БД) – это информация, собранная или полученная в результате обработки данных из объектов для удовлетворения запросов и потребностей пользователя.

Можно выделить пять моделей	организации данных, которые
используются в БД:

−иерархическая

−сетевая

−реляционная

−смешанная

−объектно-ориентированная.

Большинство современных БД являются реляционными.

Реляционная модель данных получила название от английского термина relation – отношение. Это название предложил в 70-е годы XX века, период бурного развития информационных технологий, сотрудник фирмы IBM Эдгар Кодд. Отношение, при соблюдении определенных условий, представляется в виде двухмерной таблицы.

Достоинствами реляционной модели являются простота, удобство реализации, наличие теоретического обоснования и возможность формирования гибкой системы БД, допускающей настройку при формировании запросов.

Реляционная модель данных используется в основном в БД среднего размера. При увеличении числа таблиц в базе данных падает скорость работы с ней.

СУБД MS Access применяется для хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность

многопользовательского режима работы.
База данных в MS Access	представляет собой множество

взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.

База данных в MS Excel , в отличие от базы данных в MS Access, является удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Базы MS Excel предназначаются для индивидуального использования.

Основные функции СУБД MS Access – это определение данных, описание структуры базы данных, обработка данных и управление ими.

База данных в MS Access содержит совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определенной теме или задаче. Способы организации базы MS Access обеспечивают удобное представление всей совокупности данных или любой их части.

7

Объекты СУБД MS Access 2003

В MS Access в окне создания таблиц находятся семь вкладок, представляющих шесть видов объектов, с которыми работает программа:

1. Таблицы – основной объект MS Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. MS Access создает также системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

Рис. 1

2.Запросы – используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.

ВMicrosoft Access существует несколько видов запросов:

−запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц;

−запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи);

−запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.

3.Формы – используются для организации удобного и интуитивно понятного интерфейса пользователя для работы с данными. Формы можно рассматривать как настраиваемые диалоговые окна. Формы также могут содержать элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления могут быть текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения

графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки. Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

8

4.Отчеты – используются для предоставления пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Отчеты можно просмотреть или напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. В отчете невозможно изменить исходные данные. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты – подчиненные отчеты.

5.Макросы – небольшие программы на языке макрокоманд системы Access. Макрос представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются последовательно или в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и аргументы, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.

6.Модули – процедуры на языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Язык программирования VBA является общим инструментом для всех приложений Microsoft Office, позволяющим решать любые задачи программирования, начиная от автоматизации действий конкретного пользователя и кончая разработкой полномасштабных приложений, использующих Microsoft Office в качестве среды разработки.

7.Страница доступа к данным не рассматривается как объект. Это Web-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к базе данных можно просматривать, добавлять, обрабатывать и корректировать данные. Страница доступа к данным может содержать сводный список, электронную таблицу или диаграмму, разрешение вопросов с которыми описано отдельно. У каждой страницы доступа к данным имеются свойства, которые пользователь может задавать

для	изменения внешнего вида	или характеристики	этого элемента.
Просматривать и изменять свойства можно с помощью			окна свойств или
редактора сценариев Microsoft Visual		Script Editor.

Создание базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты, необходимо продумать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является залогом ее эффективности.

Шаги создания структуры базы данных:

−формулирование цели создания базы данных;

−определение основных её функций;

−определение содержания и формата данных.

При проектировании таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

9

−информация в таблице не должна дублироваться;

−каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему;

−в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

−информацию следует разбивать на наименьшие логические

единицы.

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Работа в базе данных

Таблицы

Основной объект базы данных – таблица может находиться в двух режимах – режиме конструирования и режиме просмотра.

Врежиме просмотра возможен ввод и изменение данных в ранее созданной таблице, а также добавление и удаление строк. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени.

Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта.

Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата).

ВMS Access действуют ограничения на имена полей:

1)имя должно содержать не более 64 символов;

2)может содержать любую комбинацию букв, цифр;

3) не может содержать точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ([ ]);

4)не должно начинаться с пробела;

5)не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0

до 31);

6)допускает пробелы. Необходимо помнить, что они могут вызывать конфликты при работе с другими системами;

7)не должно совпадать с зарезервированными словами. Например, не следует давать полю имя Count, Sum и т. п.;

8)должно быть уникальным в пределах таблицы.

После задания имени надо выбрать тип поля. Тип поля определяет допустимые символы, которые могут быть использованы при его заполнении. Для некоторых типов полей, например поля типа «дата», осуществляется и более сложная проверка. Если допущена ошибка в типе данных или неправильно введена дата, то необходимо исправить ошибку, так как СУБД не дает других возможностей продолжить работу.

10

Если щелкнуть мышкой по свободной ячейке графы «Тип поля», то высветится список допустимых типов полей, из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно. Графа «Описание» может не заполняться. Она используется в целях документирования проекта.

Допустимые типы полей в Access и их краткая характеристика приведены в табл. 1.

	Таблица 1
Текстовое поле	Может содержать текст или числа, не требующие
	проведения расчетов, максимальное количество символов
	– 50 (255 байт)
Поле MEMO	Может содержать длинный текст до 64 Кбайт (65535
	символов)
Числовое поле	Поле для числовых значений, до 8 байт
Дата/время	Содержатся данные о дате и времени, 4 байта
Денежное поле	Содержатся денежные суммы
Счетчик	При добавлении в таблицу новой записи значение этого
	поля увеличивается на 1 (единицу).
	Значения в таких полях не обновляются. Поля этого типа
	удобно использовать для ведения каталогов с
	уникальными номерами
Логическое поле	Может принимать только два значения: «Да» и «Нет»,
	1 бит
Поле объекта	Могут храниться связанные или внедренные объекты.
OLE	Максимальный объем данных в этом поле может
	достигать 1 Гбайта
Гиперссылка	Могут содержаться гиперссылки на объекты в Internet

Описание свойств полей

В нижней части экрана описания таблицы отображается список свойств выбранного поля. Перечень свойств будет зависеть от выбранного типа поля.

Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей:

− размер поля;

11

−формат поля;

−маска ввода;

−значение по умолчанию;

−условия на значения;

−сообщение об ошибке;

−обязательное поле;

−пустые строки;

−индексированное поле.

Размер поля

Определяет максимальную длину текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Если преобразуется поле в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.

Условия на значения

Предназначено для определения ограничений. Условия вводятся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложными. Используя их можно задавать и диапазоны. Например, условие >#1.92#, заданное как «Условие на значения» для поля «ДАТА_ПРИЕМА_НА_РАБОТУ», будет означать, что допустим ввод дат только после 1 января 1992 года.

Условия на значения могут задаваться для полей или записей. Выражения, определяющие условия на значения, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запросы и таблицы.

Условия на значения для записей задаются в окне свойств таблицы, вызываемом командой «Свойства» меню «Вид» в режиме конструктора таблицы.

Маска ввода

Использование масок ввода обеспечивает контроль использования допустимых символов и облегчает процесс ввода данных.

Пример. Ввод в таблицу фамилий сотрудников.

Для соответствующего поля можно задать маску ввода. Маска позволит использовать только буквы при вводе, обеспечит преобразование первого символа в верхний регистр, всех остальных – в нижний и не допустит ошибочного ввода фамилии , состоящей из одной буквы.

В Access такая маска ввода будет выглядеть следующим образом: >L<L????????????

Символ «L» в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ «?» обозначает, что в данную позицию может быть введена буква. Символ «>» преобразует все символы, расположенные правее

12