Приложения
Приложение 1
Выпадающий список
Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
Выберите в меню Вставка - Имя – Присвоить и введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню Данные – Проверка. На первой вкладке Параметры из выпадающего списка Тип данных выберите вариант Список и введите в строчку Источник знак равно и имя диапазона (т.е. =Товары).
Нажмите ОК.
Ограничение и запрет ввода данных в ячейку
Самый интересный тип проверки – Другой. Здесь нам предоставляется возможность более широко контролировать ввод данных. Для заполнения есть только одно поле – Формула. В него необходимо записать формулу, и при каждом вводе значений в ячейку Excel проверит введенное выражение на ИСТИНУ (если быть точнее, он сопоставит введенные данные с формулой). Например, в ячейку А1 введем число 1. Выделим ячейку В1 и назначим проверку данных – Другой. В поле Формула впишем: =B1=A1. Теперь в ячейку В1 можно будет внести только значение, которое полностью идентично значению в ячейке А1.
Если значение в ячейке при сопоставлении с формулой проверки является ИСТИНОЙ, то оно введется, а если ЛОЖЬ, то будет выдано окно с сообщением об ошибке:
Вкладка Сообщение для ввода. Здесь можно написать текст, который будет отображаться при активации ячейки с проверкой данных (подсказка для тех ячеек, в которых нужно контролировать ввод данных):
Вкладка Сообщение об ошибке. Здесь можно указать действия при ошибке:
Вид Останов – при попытке ввода неверного значения программа не даст его ввести и покажет сообщение об ошибке.
Вид Сообщение – программа позволит вводить неверные данные, но сообщит об этом.
Вид Предупреждение – в ячейку можно ввести любое значение, но при вводе значения, противоречащего проверке, появится предупреждающее сообщение с подтверждением ввода данных.
Приложение 2
Просмотр и ввод данных через форму
Пользователь всегда может внести новую информацию в список, просто перейдя к первой пустой строке внизу списка и введя данные с клавиатуры. Но еще проще это сделать с помощью формы.
Выделите любую ячейку в списке и выберите в меню Данные - Форма. На экране появится форма:
В строке заголовка формы Excel выводит имя листа, на котором расположен список. Чуть ниже находятся заголовки всех столбцов списка. В правом верхнем углу окна выводится информация об общем количестве строк в списке и номере строки, отображаемой в данный момент. По умолчанию отображается содержимое первой строки списка. Перемещение по списку производится полосой прокрутки в центральной части окна или кнопками Назад и Далее.
Для добавления новой записи пользователь должен щелкнуть по кнопке Добавить. Excel выведет пустую форму, в строки которой нужно ввести новые значения и после окончания ввода нажать кнопку Закрыть. Excel автоматически расширит список вниз, дописав введенные данные после последней строки.
Кнопка Критерии выведет пустую форму, с помощью которой можно искать записи по введенным критериям.
Кнопка Удалить удалит текущую запись (строку).
Приложение 3