7.3.5 Поддержка метаданных

Процессы и методы

Существует несколько методов и технических приемов для организации и поддержки метаданных и структур метаданных. Сюда включают словари данных, содержащие описания объектов, типов данных и отношений между ними, а также стандартные языки разметки для описания структур цифровых объектов.

Поддержка ведения метаданных включает в себя следующие процессы:

a) контроль целостности данных в процессах ведения метаданных;

b) меры безопасности, контролирующие доступ к метаданным, такие как правила авторизации агентов и систем их доступа к объектам. Сюда включают авторизацию персонала, уполномоченного изменять структуры метаданных;

c) восстановления в случае отказа системы;

d) возврата к предшествующему состоянию;

e) миграцию по технологическим информационным средам, а также изменения или обновления систем, управляющих метаданными об управлении документами.

Аутентичность и неизменность метаданных

Метаданные об управлении документами подчиняются правилам и критериям установления подлинности так же, как документы, с которыми они связаны, с целью обеспечения их надежности. Таким образом, агентам следует документировать всю политику и правила, касающиеся метаданных и связанных с ними событий. Изменения в концептуальных или физических структурах метаданных должны также быть документированы.

Важным элементом для обеспечения подлинности метаданных и надлежащего управления ими является требование того, чтобы введенные метаданные оставались неизменными. Необходимо, чтобы метаданные об управлении документами поддерживались неизменными и в случае возникновения необходимости внесения изменений, на местах существовали правила, регламентирующие управление этим процессом. Сюда относят правила документирования причин изменений, самих изменений и участвующих уполномоченных агентов. Эти требования следует применять постоянно в любой организации, ответственной за документы и участвующей в этом процессе.

Следует обеспечивать поддержку метаданных, содержащих сведения о создании или изменениях, произведенных в метаданных самого документа. Сюда входит информация об агентах, связанных с созданием или изменениями, а также типом деятельности, которая была предпринята, например: создание, изменение, проверка, удаление. Кроме того, должна быть идентифицирована версия схемы метаданных, использованная при определении и заполнении элементов метаданных.

7.3.6 Структуры метаданных

Для того чтобы упростить и сделать осмысленными взаимосвязи между элементами метаданных, их необходимо структурировать, например, с помощью классификационных схем. Агенты, включая управляющих документами, должны разрабатывать схемы для описания документов, которые они создают, вводят и которыми управляют, включая контекстную информацию относительно деловых процессов и агентов. Эти схемы должны поддерживаться во времени с целью отражения изменений в организационном и деловом контексте. Отношения между новыми схемами и теми, которые они заменяют, следует идентифицировать и документировать.

Схемы метаданных описывают объекты, их элементы и их взаимосвязи. Схемы также поддерживают описание структур документа (например, такими языками, как XML). Они важны для управления базами данных, которые содержат такую описательную информацию.

Здесь можно привести примеры: DTDs-схем (XML-схем) для определения структур документов, баз данных или других объектов; а также концептуальных схем для реализационных или объектно-ориентированных баз данных.

Структуры метаданных и элементы метаданных, из которых они состоят, могут быть в дальнейшем определены с помощью схем кодирования. Схемы кодирования определяют значения и синтаксис элемента метаданных.

Примеры схем кодирования включают определенные инструменты для управления документами, установленные в ИСО 15489-1, схемы классификации для деловых операций, схемы классификации уровней доступа и схем размещения и безопасности.

Возможности схем позволяют:

a) обеспечивать интегрированное и согласованное управления метаданными;

b) предоставлять возможности взаимодействия путем согласованного преобразования различных наборов метаданных;

c) выражать взаимосвязи элементов и их семантики;

d) управлять отношениями между элементами метаданных и свойственной им семантики;

e) обеспечивать и поддерживать согласованность информационных систем (например, систем управления документами);

f) обеспечивать модульное развитие, установление (запуск) или прекращение (разрыв) связей информационных систем;

g) обеспечивать основы для развития информационных систем и/или баз данных.