При подготовке презентации необходимо:

1. Составить список приглашенных;

2.       Тщательно продумать, какие представители СМИ будут вклю чены в список приглашенных;

3.       Составить списки выступающих (в соответствии с разработанной программой презентации) и заранее оповестить их об этом;

4.       Подготовить технические средства, необходимые выступающим : слайдопроекторы , микрофоны, компьютеры и т.д.;

5.       Подготовить раздаточные материалы;

6.       Продумать оформление помещений, включая объявления и ука затели в вестибюле, на лестницах и т.д.;

7.       Назначить рабочую группу для встречи и регистрации гостей; провести необходимый инструктаж;

8.       Решить транспортные вопросы (возможно, кто-то из числа наи более важных для данного мероприятия приглашенных сможет приехать при условии, если его привезут и увезут на машине; выяснение и реше ние этих вопросов также относится к компетенции ПР-службы );

9.       Продумать демонстрационную часть. Что необходимо показать гостям? Нужна ли экскурсия по фирме? Если нужна , следует подготовить необходимые помещения и персонал;

10.      Пригласить фотографа и видеооператора ;

11.Обеспечить рабочую группу беджами и визитными карточками;

12.Приготовить сувениры;

13.Организовать неофициальную часть.

Отдельно следует выделить следующие аспекты приглашения гостей:

1. В соответствии со списком приглашенных, не позже чем за 7-10 дней, рассылаются или персонально вручаются приглашения. За не сколько дней до мероприятия сотрудник ПР-службы еще раз обзванивает приглашенных и просит подтвердить приглашение;

2.       Если на презентацию приглашены гости из других городов, сле дует согласовать бронирование и организовать их проживание в гости нице. При необходимости для этой группы гостей подготовить постоянных сопровождающих из числа сотрудников ПР-службы .

Выставочная деятельность

Большую роль в формировании и поддержании положительного имиджа фирмы, ее товаров и услуг играет выставочная деятельность. Считается, что именно выставки и ярмарки представляют наилучшую возможность эффективных личных контактов с потенциальным потребителем. Выставочная деятельность фирмы начинается с принятия решения о том, в какой выставке участвовать и насколько широко. Решения принимаются руководством фирмы исходя из знаний рыночной ситуации и стратегии фирмы на рынке. Определяется цель участия (заявить о себе на новом рынке, увеличить число покупателей или партнеров, построить дилерскую сеть в нужном регионе, изучить спрос, за ключить сделки и т.д.). Считается, что участие в выставке (из расчета на одного потенциального потребителя товара) обходится дешевле, чем во многих других видах рекламной деятельности. Тем не менее это дорого, поэтому при принятии решения об участии в той или иной выставке следует тщательно проанализировать финансовые возможности фирмы. Поскольку руководство фирмы заинтересовано в наиболее рациональном и грамотном вложении денег в выставочную деятельность, оно должно быть заранее обеспечено необходимой информацией обо всех планируемых в течение года выставках. Годовой план выставок обычно содержит самую общую информацию (название, тема и сроки выставки), поэтому ПР-служба , отвечающая за подготовку к выставке, готовит дополнительный обзор, исходя из следующих данных:

1. Каталоги предыдущих выставок , из которых становится ясно, какие фирмы участвовали в той или иной выставке в предыдущие годы. Одним из критериев оценки эффективности участия в выставке является стабильное, постоянное участие в ней известных фирм с хорошей репутацией;

2.     Состав посетителей . Организаторы выставок всегда готовы предоставить некую устную классификацию "своих" посетителей. "Портрет посетителя" крайне необходим при принятии решения об участии в выставке, поскольку может как составлять, так и не составлять целевую аудиторию фирмы;

3.       Газетные материалы . ПР-службе желательно проанализировать публикации о предыдущих выставках в общей и специализированной прессе;

4.       Рассказы очевидцев . Разумеется, очень важны мнения независимых лиц, побывавших на предыдущих выставках.

Итак, при принятии решения об участии в выставке руководи телю необходимо учитывать следующие факторы :

1. Где проводится выставка (местоположение определяет масштаб, представительность и количество потенциальных посетителей);

2.       Когда (по срокам пик выставочного сезона приходится на ноябрь и конец января);

3.       Кем (давно ли организаторы занимаются этим бизнесом, хорошо ли они известны);

4.       Для кого (какова целев ая ау дитория данной выставки);

5.       Сколько это потребует денег и как (с помощью каких мероприя тий на выставке) обеспечить возвращаемость бюджета.

Распространенной ошибкой является то, что многие фирмы считают работу на выставке завершенной одновременно с ее закрытием. Это далеко не так. После выставки наступает не менее напряженный пе риод работы по новым контактам, а также по обработке поступающих запросов. Необходимо иметь в виду, что выставка и так в значительной мере “оттянула” на себя время и силы персонала фирмы. Как правило, многие дела на фирме просто приостанавливаются на время выставок. Готово ли руководство выделить штат сотрудников, работающих "на выставку" после ее завершения?

Предположим, что изучив представленную информацию, руководство фирмы приняло решение об участии в выставке. Как готовиться к выставке?

Процесс подготовки к выставке состоит из следующих этапов:

1)      c оставляется план действий;

2)      назначаются ответственные лица;

3)      определяется порядок организационных мероприятий и программ;

4)      учитываются возможные потребности в дополнительных силах и материалах;

5)      разрабатывается план стенда на выставке;

6)      составляется смета расходов.

Все перечисленное определяется на период до и во время выстав ки. После окончания выставки проводится учет и анализ прошедших со бытий и делаются необходимые выводы.

План действий

Это важнейший документ для подготовки к выставке. В нем детально расписываются:

-      цели участия в выставке;

-      место, сроки и время ее проведения;

-      лица, ответственные за оформление стенда, за доставку материалов на стенд и т.д.;

-      краткая информация о других фирмах-участниках (партнеры/ конкуренты);

-      специфика выставки и характер ее проведения;

-      документы, требующие согласования и подготовки (приглашения, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки и т.д.).

Ответственные лица

В период подготовки к выставке должен быть назначен директор экспозиции, подчиненный непосредственно директору фирмы.

Директор экспозиции на период подготовки и проведения выстав ки освобождается от других обязанностей. По согласованию с руководством фирмы он набирает штат сотрудников, отвечающих за конкретные направления подготовки:

. взаимодействие со средствами массовой информации, разработка и рассылка пресс-релизов;

. подготовка экспонатов для стенда;

. подготовка и проведение рекламной кампании до, во время и после выставки;

. подготовка раздаточного материала (листовки, каталоги, буклеты, сувениры и т.д.);

. обучение стендистов.