В.В. Крюкова Проектирование, создание и использование баз данных MS ACCESS Часть 2. Физическое проектирование базы данных

10

полей, полей MEMO и гиперссылок, используя универсальный международный код. По умолчанию включено. Можно отключить, тем самым сэкономить память.

Число десятичных знаков – указывает количество десятичных знаков после запятой в числовых и денежных типах полей; если выбрать значения свойства Авто, то число отображается так, как было введено в поле.

Новые значения – свойство определено только для поля Счётчик и указывает, какие значения автоматически будут подставляться в поле при создании новой записи. Возможные значения: последовательные, случайные (числа). Принято по умолчанию первое значение и лучше использовать его.

Определим другие свойства поля № операции таблицы ЖХО (рис. 6). Переходим в верхнюю часть конструктора, выделим поле № операции, щелкнув мышью слева от поля в области стрелки (если ключ простой, можно не выделять поле, но оно должно быть выбрано), и нажимаем кнопку Ключевое поле на ПИ, значок ключа появляется слева от имени поля (рис. 6), автоматически создаётся соответствующий индекс таблицы. Для остальных полей внесём:

- для внешних ключей Дебет и Код контрагента значения свойства Индексированное поле – “Да (Совпадения допускаются)” или значение – “Нет”, в первом случае создаются индексы таблицы, используемые для организации быстрого поиска записей;

	-	для	внешнего
	составного ключа Код
	валюты, Дата и дру-
	гих полей		значения
	этого	свойства		–
	“Нет”;
	-	для всех полей
	значения свойств Обя-
	зательное поле – “Да”,
	Пустые строки			–
	“Нет”; выберем соот-
	ветствующий тип			и
	размер данных, обяза-
Рис. 8. Окно конструктора таблицы Валюты	тельно		заполним
	свойство		Подпись,

для поля Дата зада-

11

дим Маску ввода, выбрав из списка соответствующее значение. Для сохранения таблицы следует нажать кнопку Сохранить на ПИ Стандартная, появляется ДО, в котором ввести имя таблицы – ЖХО, ОК.

Аналогично создадим структуру таблиц Валюты, Контрагенты,

План счетов (рис. 8, 9, 10).

Рис. 9. Окно конструктора таблицы Контрагенты

Рис. 10. Окно конструктора таблицы План счетов

12

Для определения составного ключа в таблице Валюты надо выделить оба поля Код валюты и Дата, щёлкая мышью при нажатой клавише <Ctrl>, затем нажать кнопку Ключевое поле. Для этих полей значение свойства Индексированное поле – “Да (Совпадения допускаются)”, а для первичных ключей таблиц Контрагенты, План счетов – Индексированное поле – “Да (Совпадения не допускаются)”, для остальных полей указанных таблиц значение – “Нет”. Для полей Наиме-

нование валюты, Курс, Название контрагента, Название счёта значения свойств Обязательное поле – “Да”, Пустые строки – “Нет”, для ос-

тавшихся полей наоборот (“Нет”, “Да” соответственно).

Для поля Фото таблицы Контрагенты тип – Поле объекта OLE,

для заполнения поля данными используется меню Вставка, Объект.

Для поля таблицы Контрагенты Фамилия задана Маска ввода

“>L<???????????????”, для поля Номер телефона – “\(000\)00\-00\-00”.

Сразу после сохранения структуры таблицы можно заполнить её данными (создать записи), для этого нажать кнопку Вид, на ПИ Конст-

руктор таблиц выбрать Режим таблицы или в ДО База данных на вкладке таблицы выбрать нужную и нажать кнопку Открыть. Лучше наполнить таблицу данными позже, иначе можно нарушить её целостность.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОЛЕЙ ПОДСТАНОВОК ПРИ СОЗДАНИИ ТАБЛИЦ

В связанных таблицах внешний ключ подчинённой таблицы должен иметь значение первичного ключа главной таблицы, иначе нарушаются параметры целостности БД, например, в таблице План счетов поле Номер счёта – первичный ключ главной таблицы, а в таблице ЖХО поле Дебет – внешний ключ подчинённой таблицы. При заполнении поля Дебет (и поля Кредит тоже) в таблице ЖХО необходимо выбирать значения из поля Номер счёта таблицы План счетов. Для этой цели используется поле подстановки.

Подстановка в режиме конструктора таблиц

Первый способ. Таблица ЖХО, поле Дебет, тип данных – текстовый, переходим в окно свойств. Вкладка Общие – свойство Размер поля

– 6, открываем вкладку Подстановка, определим свойства: Тип эле-

мента управления – Поле со списком, Источник строк – таблица План счетов, Присоединенный столбец – 1, Число столбцов – 1 (рис. 11).

13
	соб.	Второй		спо-
		Выбрать		поле
	Код	контрагента
	таблицы		ЖХО, в
	свойстве		Тип	дан-
	ных указать: Мас-
	тер	подстановок.
	Появится ДО, в ко-
	тором надо указать
	вариант:
	Объект “столбец
	подстановки”			бу-
	дет	использовать
	значения		из табли-
	цы или запроса.
		или
	Будет		введён
Рис. 11. Определение поля подстановки	фиксированный			на-
	бор значений.

Нажать кнопку Далее.

Если выбран первый вариант, появится следующее ДО, в котором надо указать Таблицы и в списке выделить таблицу Контрагенты, нажать кнопку Далее. В следующем ДО выбрать поле Код контрагента кнопкой , которое определит столбец подстановки, кнопка Далее; в следующем ДО появится столбец значений, в этом ДО можно изменить ширину столбца, кнопка Готово.

Можно формировать значение столбца подстановки из разных полей и разных таблиц, например, из полей Код контрагента и Название контрагента; при этом первый столбец (Код контрагента) можно скрыть, тогда выбираем значение из списка Наименование контрагента, а подставляется в поле Код контрагента значение кода, при отображении данных, например в форме, будем видеть наименование.

Если выбран второй вариант (Будет введён фиксированный набор значений), появляется ДО, в котором надо установить Число столбцов, равное 1, и внести в список Столбец 1 конкретные значения. Кнопка

Далее.

14

Подстановка в режиме таблицы

Надо открыть таблицу ЖХО в режиме таблицы. Курсор поместить в поле Код валюты, выполнить команду меню Вставка, Столбец под-

становок, появится первое ДО Мастера подстановок и т.д. Выполнить те же операции, что и в режиме конструктора. Определить поля подстановок внешних ключей таблицы ЖХО.

2 способ: Создание новой таблицы в режиме таблицы

В режиме таблицы создаётся новая таблица без предварительного определения её структуры. Надо выбрать в рабочем поле окна БД стро-

ку Создание таблицы путём ввода данных или в окне Новая таблица

строку Режим таблицы. Сразу появится пустая таблица, в которую вводят данные (рис. 12). Введённые данные автоматически определяют тип поля таблицы, т.е. автоматически создаётся структура таблицы. По умолчанию создается таблица из 10 столбцов и 21 строки. Имя поля можно изменить, дважды щёлкнув левой кнопкой мыши по имени в области заголовков или использовав команду меню Формат, Переименовать столбец. Можно вставить (команда меню Вставка, Столбец) или удалить (команда меню Правка, Удалить столбец) столбцы.

Для перемещения столбца надо выделить имя и мышью перетащить заголовок поля в нужное место. Все столбцы и строки, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы. Действующие форматы по-

Рис. 12. Создание таблицы в режиме таблицы лей можно увидеть в окне конструктора таблиц, свойство Формат поля. По окончании ввода данных

нужно сохранить таблицу. При сохранении таблицы появится сообщение: “Создать ключевое поле? Да, Нет”. Надо выбрать “Нет”, затем открыть таблицу в режиме конструктора, изменить при необходимости структуру и свойства полей, задать ключи.

15

Врежиме таблицы надо вводить данные правильно в соответствии

сдопустимыми типами данных и форматами их отображения. В окне конструктора таблиц можно просмотреть их определение.

3 способ: Создание таблицы с помощью мастера таблиц (МТ)

МТ автоматически создаёт таблицу на основе шаблона. Надо в рабочем поле окна БД выбрать строку Создание таблицы с помощью мастера или в окне Новая таблица, вызываемом кнопкой Создать, выбрать Мастер таблиц (всего шаблонов – 50). Каждая таблица шаблона имеет набор – список полей. Надо выбрать шаблон таблицы из списка Образцы таблиц, затем из списка Образцы полей выбрать нужные, выделяя поле и нажимая кнопку или (для одного или всех полей соответственно). Поле попадает в список Поля новой таблицы (рис. 13). Выделяя в этом списке нужное поле, его можно переименовать, нажав кнопку Переименовать поле. Поля можно выбирать из разных таблиц. Нажимая кнопку Далее, переходя к следующему шагу мастера, можно: определить ключ таблицы Microsoft Access автоматически определя-

ет ключ (или Пользователь определяет ключ самостоятельно); соз-

дать связь новой таблицы с уже имеющимися в базе данных, при этом ключ новой таблицы добавляется в таблицу, с которой устанавливается связь; осуществить ввод данных в режиме таблицы; сразу создать форму для ввода данных в таблицу. Созданную мастером таблицу можно доработать в режиме конструктора.

Рис. 13. Создание таблицы с помощью мастера

16

УСТАНОВКА СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

Создание связей между таблицами – последний этап физического проектирования БД. Связь между таблицами устанавливает отношение между совпадающими значениями в ключевых полях. В большинстве случаев связывают первичный ключ главной таблицы с внешним ключом подчинённой таблицы (часто имеющим то же имя), например, первый ключ Код контрагента таблицы Контрагенты и внешний ключ Код контрагента таблицы ЖХО. Существуют четыре типа отношений:

1.Один – к одному 1 ↔ 1. Запись таблицы А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Ключевое поле в таких таблицах должно быть уникальным.

2.Многие – к одному ∞ ↔ 1. Одной записи в таблице А может соответствовать одна запись в таблице В, а одной записи в таблице В – несколько записей в таблице А. В таблице В ключевое поле должно быть уникальным.

3.Один – ко многим 1 ↔ ∞. Каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей записи в таблице А. В таблице А ключевое поле должно быть уникальным. Отношения

вида 1 ↔ ∞ и ∞ ↔ 1 отличаются тем, какая таблица является главной.

4.Многие – ко многим ∞ ↔ ∞. Такая таблица не нормализована. Одной записи таблицы А может соответствовать несколько записей таблицы В и наоборот. Уникальных ключей нет. Все ключи внешние. В этом случае таблицу надо нормализовать, используя инст-

румент Анализатор таблиц (меню Сервис, Анализ, Таблица, запус-

кается мастер).

Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена

(поле Номер счёта таблицы План счетов и поле Дебет таблицы ЖХО),

но обязательно должны иметь одинаковые типы данных. Поля типа Числовой должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля. Разрешается связывать типы полей Счётчик и Числовое, Длинное целое (или Счётчик и Числовое поле, если код репликации задан для обоих полей). Перед установкой связей следует закрыть все таблицы.

17
		Находясь в окне
	БД,	нажать кнопку
	Схема данных,			затем
	Добавить		таблицу
	(или	команда		меню
	Связи,		Добавить
	таблицу),		появится
	окно		Добавление
	таблицы		(рис. 14).
	Выбрать		таблицу		из
	списка		(один		раз
Рис. 14. ДО Добавление таблицы	щёлкнуть			левой
	кнопкой		мыши)		и
	нажать кнопку Доба-

вить, выбрать следующую таблицу, нажать кнопку Добавить и т.д. Выбрать все таблицы, затем нажать кнопку Закрыть. Затем уцепить левой кнопкой мыши поле первой таблицы со стороны связи 1 и тащить, опустить на то же поле другой таблицы, появится ДО Изменение связей (рис. 15), внизу указан тип отношения один – ко многим, нажать кнопку Создать. Для удаления связи – щёлкнуть правой кнопкой мыши нужную связь и выбрать команду Удалить, для изменения – два раза щёлкнуть линию связи, появится ДО Изменение связей, которое имеет три флажка: Обеспечение целостности данных означает выполнение ус-

ловий корректного внесения записей, Каскадное обновление связан-

ных полей, Каскадное удаление связанных полей означают, что при изменении (или удалении) значений первичного ключа главной табли-

	цы автоматически			меня-
	ются (или удаляются) со-
	ответствующие значения
	внешнего		ключа подчи-
	ненной	таблицы.		Связи
	следует		создавать	при
	пустых	таблицах,		иначе
	нельзя	будет установить
	эти параметры целостно-
	сти БД (или какой-либо
	из них).		составном
Рис. 15. ДО Изменение связей	При
	ключе в окне Изменение

Рис. 16. Параметры объединения

18

связей необходимо для каждого ключа главной таблицы (Таблица) выбрать соответствующее поле подчинённой таблицы (Связанная таблица). При установлении связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчинённой таблице. При выделении полей удерживать клавишу <Ctrl>.

Установленные связи используются при создании запросов, форм и отчётов, их называют постоянными. Надо сохранить макет схемы данных, нажав кнопку Сохранить. Закрыть окно Схема данных. Установим связи между всеми таблицами в соответствии с логической моделью данных.

Если в ДО Изменение связей нажать кнопку Объединение, откро-

ется ДО Параметры объединения – критерии для отбора записей (рис. 16). Например, для любого типа связи можно выбрать:

1. Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпа-

дают (внутреннее объединение).

2. Объединение всех записей из таблицы А и только тех из таблицы В, в которых связанные поля совпадают (левое внешнее объединение).

3. Объединение всех записей из таблицы В и только тех из таблицы А, в которых связан-

ные поля совпадают (правое внешнее объединение).

Для связей между таблицами на уровне БД лучше использовать только внутреннее объединение, а оба внешние объединения – при создании запросов.

В MS Access 2000 существуют два способа организации связи: создание непосредственных связей (вручную) с помощью инструмента Схема данных и создание вложенных таблиц. Чтобы создать вложенную таблицу, надо открыть главную таблицу в режиме просмотра, активизировать поле первичного ключа (необязательно) и выполнить команду меню Вставка, Подтаблица, появится ДО, в котором выбрать подчинённую таблицу и указать: в списке Подчинённые поля – внешний ключ (первичный ключ подчинённой таблицы) и в списке Основные поля – первичный ключ главной таблицы, ОК. Рядом с именем поля пер-

19

вичного ключа главной таблицы появится знак . При щелчке мыши по нему открывается подчинённая (связанная) таблица.

Установим связи между таблицами БД “Бухгалтерский учёт на предприятии” (рис. 17). Если в ДО

Изменение связей вид связи определяется неправильно или вообще не определён, следует вернуться к этапу конструирования таблиц, проверить свойства первичных и внешних ключей, изменить

Рис. 17. Схема данных при необходимости.

Схема данных –

графическое представление физической модели БД, полностью соответствует логической МД (рис. 1).

МАКЕТ ТАБЛИЦЫ

Для более приятного восприятия таблицы на экране можно её отформатировать: изменить ширину столбцов, высоту строк, шрифт, цвет текста, линий сетки, фона, оформление, которое может быть обычным, приподнятым или утопленным и др. Эти параметры отображения таблицы на экране называются макетом таблицы и сохраняются вместе с ней.

Настройка макета выполняется в режиме таблицы, используется:

команда меню Формат и ПИ Формат (режим таблицы). Многие опе-

рации можно выполнять мышью: изменить ширину, высоту, скрыть столбцы (перетащив правую границу влево до исчезновения столбца), изменить порядок следования – выделить столбец (мышью щелкнуть по заголовку) и перетащить в нужное место, удалить столбцы, закрепить столбцы (команда меню Формат). Сохранить изменения: ответить Да на вопрос “Сохранить макет таблицы?”