Е.А. Бессонов Access. Страницы доступа к данным

20

Изменение сводной таблицы

Сводные таблицы предназначены только для чтения. Данные в них нельзя изменять, но зато пользователь может очень легко трансформировать сводную таблицу: добавлять новые строки и столбцы, менять их местами, изменять названия полей и уровень детализации отображаемых данных.

В каждой области таблицы может размещаться несколько полей данных. Чтобы добавить неиспользуемые поля исходной таблицы или запроса в сводную таблицу, просто перетащите их мышью из списка полей в нужную область. Например, можно поместить слева от поля Марка поле Категория и добавить в область фильтра справа поле Название, что позволит фильтровать данные не только по странам, но и по названиям фирм-поставщиков. Устанавливая флажки против нужных поставщиков, вы сможете получить сводные данные по заказам каждого поставщика.

Вы можете менять местами поля из областей фильтра, строк и столбцов, добавлять поля и удалять их. При переносе полей обращайте внимание на форму указателя мыши. Когда он попадает в одну из областей таблицы, его форма меняется, и по ней можно определить, когда следует отпускать кнопку мыши.

Данные в сводной таблице легко сортировать. Нужно выделить поле, по которому вы хотите отсортировать данные в области строк или столбцов и выполнить команду Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию. Те же команды используются в области детальных данных или итогов. Сортировка производится по значениям в поле Общие итоги.

Уровни детализации

Сводная таблица позволяет легко изменять уровень детализации отображаемых данных. Для того, чтобы отображать или скрывать детальные данные, можно использовать маленькие кнопочки с изображением знаков плюса и минуса, находящиеся у полей строк и столбцов.

Подведите указатель мыши к кнопке со знаком + в строке с названием первого товара и нажмите кнопку. Строка расширится, и в ней будут выведены как детальные данные по всем строкам исходного запроса, так и итоговые данные за год. Чтобы снова скрыть детальные данные, нажмите кнопку со знаком минус.

Чтобы отобразить детальные данные сразу по всем строкам, на-

21

жмите кнопку Показать детали на панели инструментов. Кнопка Скрыть детали скрывает детальные данные и, если нет итогов, остается пустой столбец с заголовком "Нет итогов".

Рис.20. Страница с двумя полями в области строк Детализация данных может быть изменена также при добавлении

новых полей в область строк или столбцов. Например, можно добавить в область строк поле Категория и сгруппировать все товары по категориям.

Перетащите поле Категория из списка полей в область строк, поместив его перед полем Марка. Сводная таблица приобретает вид, показанный на рис.20. Теперь в левой части таблицы находятся два поля, причем все товары автоматически сгруппировались по категориям. Последняя строка в каждой категории представляет собой промежуточный итог продаж по категории.

Выделите поле Категория и нажмите кнопку Свернуть на панели инструментов. У каждой категории останется одна строка. Маркеры развертывания слева указывают на то, что данные могут быть детализированы. С помощью кнопки Развернуть можно вновь увидеть данные по каждой марке товара.

22

Итоги

Access может выводить общие итоги для строк и столбцов. Кроме того, если в области строки или столбца содержится более одного поля, то могут выводиться и промежуточные итоги. Вы научились скрывать детальные данные, отображая в таблице только итоговые. Но при желании можно скрывать и итоговые данные, оставляя в таблице только детальные данные. Кроме того, для расчета итоговых значений можно использовать несколько функций, а не только суммирование, как это было показано в приведенном выше примере. И, наконец, для расчета итоговых значений можно создавать и добавлять в таблицу вычисляемые поля.

Первоначально выводятся только детальные данные. Используя команду Автовычисление, можно получить итоговый столбец с помощью функций Сумма, Количество значений, Минимум, Максимум, Среднее, Среднеквадратическое, Стандартное отклонение генеральной совокупности, Дисперсия, Дисперсия генеральной совокупности. Ко-

мандами Скрыть детали и Показать детали можно показать или скрыть столбец детальных данных.

Итоги можно удалить. Для этого нужно выделить столбец итогов и выполнить команду Удалить итоги. В одной сводной таблице может быть несколько типов итоговых значений. Например, в нашей таблице можно в качестве итоговых значений отображать не только общие суммы, вырученные за проданные товары, но и количество продаж. Для того, чтобы добавить еще одно итоговое поле, выделите поле Марка в области строк и нажмите кнопку Автовычисление. Выберите из списка функцию Количество значений. Появится дополнительный столбец Количество значений "Марка".

Итоги можно представить в виде строк. Для этого на вкладке От-

чет диалогового окна Команды и параметры в группе Отображать итоги в установите переключатель “заголовках строк”. Удалить итог можно в списке полей, появляющемся после нажатия кнопки Список полей на панели инструментов.

Для отображения итоговых значений могут быть использованы также вычисляемые поля. Для создания вычисляемого поля нажмите на панели инструментов кнопку Вычисляемые итоги и поля|Создать вычисляемое поле деталей. Появляется диалоговое окно Команды и параметры с открытой вкладкой Вычисление(рис.21).

23

Рис.21. Окно создания нового поля

Нужно ввести имя нового поля в поле Имя, а формулу для расчета значения – в большое поле, расположенное ниже.

Если для составления выражения нужно сослаться на какое-то поле, выберите имя этого поля в списке нижней части вкладки и нажмите кнопку Добавить ссылку на. Составив выражение, нажмите кнопку Изменить. В списке полей появится новое поле.

Форматирование сводной таблицы

Для форматирования полей сводной таблицы используется вкладка Формат диалогового окна Команды и параметры. Для выбранного поля можно определить:

-тип, размер и цвет используемого шрифта;

-способ выравнивания данных в поле;

-цвет фона;

-ширину столбца.

Если в области данных отображаются числа, даты или время, то можно задать формат отображения в этих полях – либо выбрать из списка стандартный формат, либо задать нужный формат с помощью маски. Используйте для этого поле Число. Кроме того, можно задать формат заголовков полей сводной таблицы, для чего предназначена вкладка Заголовки. На ней можно задать текст, который будет отражен в названии поля, и формат этого текста.

Задание

Создать страницу доступа к данным с группировкой и в виде сводной таблицы

Встранице с группировкой должно быть не меньше двух уровней группировки и использована итоговая функция.

Встранице со сводной таблицей должно быть не менее одного поля

24

фильтра, одного поля столбцов и двух полей строк. Обязательны итоговые поля.

Страницы должны быть отформатированы.

Список рекомендуемой литературы

Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ

– Петербург, 2002. – 1040 с.: ил.

Литвин П., Гетц К., Гунделой М. Разработка настольных приложений в Access 2002. – СПб.: Питер: Издательская группа BXV, 2002. – 1008 с.: ил.

Литвин П., Гетц К., Гунделой М. Разработка корпоративных при-

ложений в Access 2002. – СПб.: Питер; Киев: BXV, 2003. – 848 с.: ил.

25

Составитель Евгений Александрович Бессонов

Access

Страницы доступа к данным

Методические указания к лабораторной работе для студентов специальности

“Экономика и управление на предприятиях” по курсу “Автоматизация экономических расчетов ”

Редактор О.А. Вейс

Подписано в печать 19.06.03.

Формат 60х84 /16. Бумага офсетная. Отпечатано на ризографе. Уч.-изд. л. 1,6. Тираж 150 экз. Заказ ГУ КузГТУ.

650026, Кемерово, ул. Весенняя, 28. Типография ГУ КузГТУ.

650099, Кемерово, ул. Д. Бедного, 4А.