Ю.В. Клещ Формы MS Word

1

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ФОРМАХ MS WORD

Формы − это типовые бланки различных документов (договоров, анкет, контрактов, счетов-фактур, платежных поручений-требований и т.п.).

На любом бланке, кроме стандартного текста, есть пустые поля, которые заполняет пользователь. В Word такие поля называют полями формы. Их − три типа: текстовое поле формы, флажок-переключатель, раскрывающийся список. Включая эти поля в таблицу, создаем сетчатые формы, вставляя в текст документа, получаем текстовые формы. Создав и сохранив форму, можно ею пользоваться в печатном виде, заполняя содержимое полей вручную или в интерактивном режиме работы с документом. Можно напечатать только содержимое полей или только структуру формы − бланк для заполнения.

2.ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ФОРМЫ

1шаг. Выбрать вид формы (текстовая или сетчатая); создать шаблон документа, в котором разместить структуру формы (команда меню

2

ме, то эта информация появится в поле Описание диалогового окна Создать при выборе шаблона формы.

2 шаг. Вставить поля формы подходящих типов. Для каждого поля формы задать его размер, ввести устанавливаемые по умолчанию значения, указать вид хранимой информации, подключить макросы, которые будут выполняться при входе в поле или при выходе из поля, ввести справку к полю.

3 шаг. Защитить шаблон и сохранить его. Поля формы можно расстав-

2.1.Вставка текстовых полей формы

1способ. Выполнить команду меню Вставка/Поле формы, откроется диалоговое окно Поле формы (рис.2) , в котором указать тип поля, включив

соответствующий флажок − текстовое, затем нажать кнопку Параметры. Открывается диалоговое окно Параметры текстового поля формы (рис. 3).

2 способ (основной в Word 97/2000). Вывести на экран панель инстру-

ментов Формы (команда меню Вид/Панели инструментов, указать Фор-

мы). Нажать на панели инструментов кнопку Текстовое поле и мышью указать место его расположения в документе, затем нажать кнопку Параметры. Открывается диалоговое окно Параметры текстового поля формы (рис. 3).

В списке Тип следует указать нужный тип данных текстового поля: Обычный текст − хранит символы, числа, слова; Число − хранит только числа; Дата − воспринимает только даты; Текущая дата − вставляет теку-

3

щую дату; Текущее время − вставляет текущее время; Вычисления − подсчитывает значение в соответствии с вставляемой формулой. Можно указать ограничение длины поля, подключить макрокоманды, которые будут выполняться при входе в поле или выходе из него; определить текст по умолчанию; указать формат отображения содержимого поля, определить, доступно поле для редактирования или нет, включив или выключив флажок

разрешить изРис. 3. Диалоговое окно Параметры текстового поля менения.

Каждое поле формы имеет имя − закладку, которое назначается полю автоматически при его вставке, затем используется, например, “Текстовое Поле1”. Имя закладки можно изменить в диалоговом окне Параметры поля. Пробелы в именах не допускаются (в Word 6.0), первый символ − всегда буква. После определения параметров текстового поля формы нажать Ok.

2.2. Вставка переключателей в форму

Если в форме есть вопросы, ответы на которые − “Да”, “Нет”, нужно использовать флажки − переключатели.

Команда меню

Вставка/Поле фор-

мы, в разделе Тип указать Флажок (рис.2), затем нажать кнопку Пара-

Рис.4. Диалоговое окно Параметры флажка

4

метры, появляется диалоговое окно Параметры флажка (рис. 4), в котором можно установить: размер по высоте окружающего текста; включен или выключен по умолчанию; может ли пользователь изменять состояние переключателя, изменять имя закладки; назначить макрос при входе и выходе из поля. При нажатии кнопки Ok окно Параметры закрывается, назначенные параметры сохраняются.

2.3. Вставка полей ввода со списком

Это поле позволяет выбрать нужный вариант из списка, а не вводить содержимое вручную. Можно определить 25 возможных вариантов списка. Команда меню

Вставка/Поле фор-

мы, в разделе Тип

указать: Со списком

(рис.2), затем нажать кнопку Параметры, появляется

Для заполнения поля Список (элементов) надо в поле Элемент списка ввести вариант и нажать кнопку Добавить и т.д. (максимально возможно добавить 25 вариантов). Для удаления варианта из поля Список элементов надо его выделить мышью и нажать кнопку Удалить. После внесения варианта в поле Список элементов его редактировать нельзя, можно только удалить и внести заново.

Для упорядочения элементов списка использовать кнопки Порядок (Сдвиг) - на одну позицию вверх или вниз сдвигает выделенный элемент.

Если включен флажок Разрешить изменения (Поле доступно), то поль-

зователь может выбирать варианты, иначе доступен лишь 1-й вариант, кото-

5

рый задан всегда по умолчанию. Остальные свойства определяются аналогично. Кнопка Оk сохраняет назначенные свойства поля.

2.4. Создание справки для поля формы

Чтобы правильно заполнить форму в процессе использования, каждому полю можно определить справочный текст, который будет выводиться при входе в форму в строке состояния или при нажатии клавиши F1. В последнем случае справка выводится в информационном окне.

Чтобы создать справку поля, надо предварительно его выделить и открыть диалоговое окно

Параметры поля фор-

мы, в котором нажать кнопку Текст справки.

Появляется диалоговое окно Текст справки для поля формы (рис.6). Ок-

но имеет две вкладки

Элемент автотекста, если используется один и тот же текст справки для нескольких полей. В этом случае автотекст сначала должен быть создан

(меню Правка/Автотекст/Создать). Можно выбрать флажок Текст справки, ниже активизируется поле для ввода произвольного текста справки, который будет появляться в строке состояния при входе в поле.

Вкладка Клавиша F1 имеет такой же вид и возможности. Текст справки выводится в информационное окно при нажатии клавиши F1.

Текст справки в строке состояния может содержать максимально 138 символов, в информационном окне – 255 символов.

6

2.5. Защита формы

Создав форму, ее нужно проверить, а затем сохранить как шаблон. Обеим операциям должна предшествовать защита формы, после которой поля активизируются и форма готова к использованию.

Существует два уровня защиты: с паролем и без него, а также можно защитить отдельные части (разделы) формы.

роль, нажать Оk. Защита без пароля не очень надежна, она позволит любому пользователю открыть форму и снять защиту (меню Сервис/Снять защиту или «отжать» кнопку Защита формы на панели инструментов Формы).

Для изменения опций (свойств) полей формы нужно снять защиту, затем выделить нужное поле, открыть окно Параметры поля формы, нажав кнопку Параметры (Свойства) на панели инструментов Формы.

2.6. Сохранение шаблона формы

Каждый документ Word базируется на определенном шаблоне. Шаблон – это образец для подготовки типовых документов. В шаблоне Word хранит: стили оформления, макрокоманды, элементы текста и автотекста, индивидуальные меню и панели инструментов пользователя. Различают глобальные шаблоны, шаблоны пользователя и шаблоны рабочей группы (общие шаблоны).

7

По умолчанию новый документ создается на основе глобального шаблона Normal.dot: все хранящиеся в нем объекты доступны в любое время в любом документе и шаблоне. Normal.dot загружается каждый раз при запус-

ке Word.

Шаблоны пользователя и шаблоны рабочей группы различаются только местом хранения, в зависимости от этого их можно использовать поразному. Шаблоны пользователя – это шаблоны типовых документов (бланки, формы Word), которые пользователь создал и хранит на своей рабочей станции. Шаблоны рабочей группы хранятся на сетевом диске и доступны всем, кто имеет возможность открыть папку, в которой они находятся.

После защиты формы нужно сохранить ее как шаблон: меню

Файл/Сохранить (или Сохранить как). В диалоговом окне Сохранение до-

кумента (рис. 8) ввести имя шаблона, в поле Тип файла уже выбран тип:

Шаблон документа, нажать Сохранить.

Рис. 8. Диалоговое окно Сохранение документа

Выбор папки для хранения шаблонов пользователя и шаблонов рабочей группы с целью обеспечения доступа к ним на этапе создания документов на их основе (в диалоговом окне Создать) осуществляется в меню Сер-

вис/Параметры на вкладке Расположение диалогового окна Параметр

(рис.9). В списке Типы файлов выбрать нужный элемент – шаблоны пользователя или общие шаблоны, нажать кнопку Изменить, открывается окно

8

Изменение расположения, в котором указать путь к своей папке, например, Z:\Work.

Рис.9. Диалоговое окно Параметры

2.7. Заполнение формы в интерактивном режиме

Чтобы создать новый документ, основанный на шаблоне формы, следует выполнить команду меню Файл/Создать, из списка С шаблоном выбрать шаблон формы, при этом должен быть включен флажок Документ, нажать Оk.

Если при разработке формы добавлено затенение полей, то поля выделяются серым фоном в документе (меню Сервис/Параметры, вкладка Вид, в

поле со списком Затенение полей выбрать Всегда или При выделении).

Для перемещения курсора ввода по полям формы можно использовать клавишу Tab и Enter, клавиши управления курсором и мышь.

В текстовом поле с типом данных Вычисления вводятся числа, а не бу-

квы.

Клавиша F1 или строка состояния выводят подсказку для активного

поля.

9

Вполе типа Флажок для установки значения используется мышь или клавиша Пробел.

Вполе типа Список выбор элемента осуществляется мышью или клавишей Tab и Enter. Закрыть список без выбора – Esc.

Сохранить форму можно полностью: структуру плюс данные или только данные. Используется меню Сервис/Параметры, вкладка Сохранение, включить или отключить (по умолчанию отключен) флажок Сохра-

нять только данные для форм.

После заполнения формы ее нужно сохранить как обычный документ (кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная).

Распечатать форму можно тремя способами:

1.как пустой бланк и заполнить его на бумаге: текстовые поля предварительно заполнить пробелами, так как размер поля зависит от длины введенного текста (диалоговое окно Параметры текстового поля – Текст по умолчанию), затем выполнить команду меню Файл/Печать);

2.печать формы, заполненной в диалоговом режиме: меню Сер-

вис/Параметры, на вкладке Печать отключить флажок Печатать толь-

ко данные для форм, нажать кнопку Печать на панели инструментов Стан-

дартная;

3.печать на бланках: включить флажок Печатать только дан-

ные для форм. Бланки сначала нужно приготовить (см. 1 п.).

Пример: Разработка сеточной формы «Накладная». Рассмотрим процесс создания бланка накладной (рис. 10):

1.Создание накладной начинаем с создания шаблона: меню

Файл/Создать, включить флажок Шаблон, Оk. Затем вставим таблицу вида – рис. 11: меню Таблица/Вставить таблицу указать: число столбцов – 5, число строк – 14, нажать Оk. Появится пустая таблица.

2. Установить курсор внутрь таблицы и выполнить команду меню

Таблица/Выделить таблицу. Открыть список Размер шрифта на панели ин-

струментов Форматирование и выбрать 8 пт, в списке Шрифт выбрать гар-

нитуру шрифта Times New Roman Cyr.