Ю.В. Клещ Шаблоны и формы MS Word

1

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ФОРМАХ MS WORD

Формы − это типовые бланки различных документов (договоров, анкет, контрактов, счетов-фактур, платежных поручений-требований и т.п.).

На любом бланке, кроме стандартного текста, есть пустые поля, которые заполняет пользователь. В Word такие поля называют полями формы. Их − три типа: текстовое поле формы, флажок-переключатель, раскрывающийся список. Включая эти поля в таблицу, создаем сетчатые формы, вставляя в текст документа, получаем текстовые формы. Создав и сохранив форму, можно ею пользоваться в печатном виде, заполняя содержимое полей вручную или в интерактивном режиме работы с документом. Можно напечатать только содержимое полей или только структуру формы − бланк для заполнения.

2.ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ФОРМЫ

1шаг. Выбрать вид формы (текстовая или сетчатая); создать шаблон документа, в котором разместить структуру формы (команда меню

2

ме, то эта информация появится в поле Описание диалогового окна Создать при выборе шаблона формы.

2 шаг. Вставить поля формы подходящих типов. Для каждого поля формы задать его размер, ввести устанавливаемые по умолчанию значения, указать вид хранимой информации, подключить макросы, которые будут выполняться при входе в поле или при выходе из поля, ввести справку к полю.

3 шаг. Защитить шаблон и сохранить его. Поля формы можно расстав-

2.1.Вставка текстовых полей формы

1способ. Выполнить команду меню Вставка/Поле формы, откроется диалоговое окно Поле формы (рис.2) , в котором указать тип поля, включив

соответствующий флажок − текстовое, затем нажать кнопку Параметры. Открывается диалоговое окно Параметры текстового поля формы (рис. 3).

2 способ (основной в Word 97/2000). Вывести на экран панель инстру-

ментов Формы (команда меню Вид/Панели инструментов, указать Фор-

мы). Нажать на панели инструментов кнопку Текстовое поле и мышью указать место его расположения в документе, затем нажать кнопку Параметры. Открывается диалоговое окно Параметры текстового поля формы (рис. 3).

В списке Тип следует указать нужный тип данных текстового поля: Обычный текст − хранит символы, числа, слова; Число − хранит только числа; Дата − воспринимает только даты; Текущая дата − вставляет теку-

3

щую дату; Текущее время − вставляет текущее время; Вычисления − подсчитывает значение в соответствии с вставляемой формулой. Можно указать ограничение длины поля, подключить макрокоманды, которые будут выполняться при входе в поле или выходе из него; определить текст по умолчанию; указать формат отображения содержимого поля, определить доступно поле для редактирования или нет, включив или выключив флажок

разрешить изРис. 3. Диалоговое окно Параметры текстового поля менения.

Каждое поле формы имеет имя − закладку, которое назначается полю автоматически при его вставке, затем используется, например, “Текстовое Поле1”. Имя закладки можно изменить в диалоговом окне Параметры поля. Пробелы в именах не допускаются (в Word 6.0), первый символ − всегда буква. После определения параметров текстового поля формы нажать Ok.

2.2. Вставка переключателей в форму

Если в форме есть вопросы, ответы на которые − “Да”, “Нет”, нужно использовать флажки − переключатели.

Команда меню

Вставка/Поле фор-

мы, в разделе Тип указать Флажок (рис.2), затем нажать кнопку Пара-

Рис.4. Диалоговое окно Параметры флажка

4

метры, появляется диалоговое окно Параметры флажка (рис. 4), в котором можно установить: размер по высоте окружающего текста; включен или выключен по умолчанию; может ли пользователь изменять состояние переключателя, изменять имя закладки; назначить макрос при входе и выходе из поля. При нажатии кнопки Ok окно Параметры закрывается, назначенные параметры сохраняются.

2.3. Вставка полей ввода со списком

Это поле позволяет выбрать нужный вариант из списка, а не вводить содержимое вручную. Можно определить 25 возможных вариантов списка. Команда меню

Вставка/Поле фор-

мы, в разделе Тип

указать: Со списком

(рис.2), затем нажать кнопку Параметры, появляется

Для заполнения поля Список (элементов) надо в поле Элемент списка ввести вариант и нажать кнопку Добавить и т.д. (максимально возможно добавить 25 вариантов). Для удаления варианта из поля Список элементов надо его выделить мышью и нажать кнопку Удалить. После внесения варианта в поле Список элементов его редактировать нельзя, можно только удалить и внести заново.

Для упорядочения элементов списка использовать кнопки Порядок (Сдвиг) - на одну позицию вверх или вниз сдвигает выделенный элемент.

Если включен флажок Разрешить изменения (Поле доступно), то поль-

зователь может выбирать варианты, иначе доступен лишь 1-й вариант, кото-

5

рый задан всегда по умолчанию. Остальные свойства определяются аналогично. Кнопка Оk сохраняет назначенные свойства поля.

2.4. Создание справки для поля формы

Чтобы правильно заполнить форму в процессе использования, каждому полю можно определить справочный текст, который будет выводиться при входе в форму в строке состояния или при нажатии клавиши F1. В последнем случае справка выводится в информационном окне.

Чтобы создать справку поля, надо предварительно его выделить и открыть диалоговое окно

Параметры поля фор-

мы, в котором нажать кнопку Текст справки.

Появляется диалоговое окно Текст справки для поля формы (рис.6). Ок-

но имеет две вкладки

мент автотекста, если используется один и тот же текст справки для нескольких полей. В этом случае автотекст сначала должен быть создан (меню

Правка/Автотекст/Создать). Можно выбрать флажок Текст справки,

ниже активизируется поле для ввода произвольного текста справки, который будет появляться в строке состояния при входе в поле.

Вкладка Клавиша F1 имеет такой же вид и возможности. Текст справки выводится в информационное окно при нажатии клавиши F1.

Текст справки в строке состояния может содержать максимально 138 символов, в информационном окне – 255 символов.

6

2.5. Назначение макрокоманд полям формы

Макрос (или макрокоманда) – это набор команд, объединенных под одним именем. В нем можно регистрировать нажатие клавиши и другие действия. Иными словами, макрос является командой, которая создается самим пользователем и служит для автоматизации часто повторяемых операций.

ВWord 6.0 в качестве языка макрокоманд используется Word Basic, в Word 97/2000 – Visual Basic for Applications (VBA).

С помощью макрокоманд можно настроить форму так, чтобы при выборе или вводе какого-то варианта значений в определенное поле, Word пропускал «ненужные» поля.

Каждому полю формы можно подключить две макрокоманды: одна выполняется при входе в поле, другая – при выходе из него. Назначение макрокоманд осуществляется с помощью полей Выполнить макрос при вхо-

де (выходе) в диалоговом окне Параметры поля формы (рис. 3, 4, 5). Мак-

рос должен быть создан заранее.

ВWord предусмотрено два способа создания макросов: либо записью действий пользователя, либо с помощью команды Макрокоманда из меню Сервис внесением инструкций поведения на языке макрокоманд.

Простейший способ создания макроса – запись (регистрация) последовательности действий, необходимых для обработки поля формы (документа в целом). Активизировать функцию записи макроса можно двойным щелчком индикатора ЗАП в строке состояния рабочего окна документа или выбором команды Макрокоманда

в меню Сервис, кнопка Записать

диалогового окна Макрос (рис. 7).

Рис. 7. Диалоговое окно Макрос

7

Чтобы создать макрос вторым способом, надо выполнить команду меню Сервис/Макрокоманда, и в диалоговом окне Макрос (рис.7) в списке

Макросы из (Макрокоманды доступные) выделить имя шаблона формы, в

поле Имя ввести название макроса (без пробелов в Word 6.0), в поле Описание внести краткий комментарий действий макроса, нажать кнопку Создать. В появившемся окне между ключевыми словами:

Sub Main ()

…

End Sub

внести операторы языка Word Basic (VBA). Затем выполнить команду меню

Файл/Закрыть, на запрос «Сохранить макрос?» нажать кнопку «Да». Затем можно назначить макрос полю формы в диалоговом окне Параметры поля формы (рис. 3, 4, 5).

2.5.1. Примеры использования макрокоманд в Word 6.0

Пример № 1. Для поля переключателя формы (при выходе из поля): If GetFormResult («Переключатель1») = 1 then

EditGoto «Список1» end if

Действие: если первый переключатель включен, перейти в поле со списком. Здесь и далее «Переключатель1», «Список1» - стандартные имена закладок (имена полей формы), цифра рядом с именем – порядковый номер при создании поля указанного типа.

Пример № 2. Для текстового поля формы (при выходе из поля): If GetFormResult («Текст1») <> ″ ″ then

EditGoto («Текст4») end if

Действие: если в первое текстовое поле введен текст, то перейти в четвертое текстовое поле, иначе – в следующее поле.

8

Пример № 3. Для поля списка (при выходе из поля): If GetFormResult («Список1») = 4 then

EditGoto «Переключатель4» end if

Оператор if сравнивает выбранный пользователем вариант с заданным. Если «Да», осуществляет переход к 4-му по порядку флажку в форме.

Пример № 4. Обработка трех переключателей: если включен первый, остальные выключаются:

If GetFormResult («Переключатель1») = 1 then SetFormResult («Переключатель2») 0,1 SetFormResult («Переключатель3») 0,1

end if

Пример № 5. Манипуляции с пустым элементом списка: If GetFormResult («Список 3»)<17 then

EditGoto («Текст8») else

EditGoto («Текст9») end if

Действие: если пользователь укажет существующий элемент из текущего списка, то Word перейдет в текстовое поле с именем «Текст8», если выберет пустой элемент в списке, то Word перейдет в поле «Текст9», минуя поле «Текст8».

Пример № 6. Извлечение содержимого из третьего текстового поля формы и вставка его в седьмое по порядку поле:

Sub Main ()

EditGoto «Текст3» EditCopy EditGoto «Текст7» EditPaste

9

EditGoto «Текст4»

End Sub.

Впримерах используется блочная структура оператора If, которая предполагает наличие ключевого слова End if (конец блока). Если всю инструкцию If … then … записать в одну строку, то ключевое слово end if должно отсутствовать.

2.5.2.Примеры использования макрокоманд в Word 2000

ВWord 2000 VBA обрабатывает поля формы как объекты FormField из коллекции FormFields. Свойства и методы коллекции объектов FormFields позволяют обрабатывать поля форм и выполнять соответствующие действия.

Пример № 7. Получение значения поля типа флажок и переход в текстовое поле, если флажок включен:

If ActiveDocument.FormFields («Флажок1»). CheckBox.Value = true then ActiveDocument.FormFields («Текст1»).Select

end if

Пример № 8. Получение и задание содержимого тестового поля: If ActiveDocument.FormFields («Текст1»).Result = “Да” then

ActiveDocument.FormFields («Текст4»).Result = “Нет” end if

Пример № 9. Проверка включен ли первый флажок, если нет, то включить второй флажок:

With ActiveDocument

If .FormFields («Флажок1»).checkBox.Value = false then

.FormFields («Флажок2»).checkBox.Value = true end if

end with