Н.Л. Семенова Делопроизводство и корреспонденция

0

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КУЗБАССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономики и организации строительства

Делопроизводство и корреспонденция

Программа, методические указания по изучению дисциплины и выполнению контрольной работы

для студентов заочной формы обучения по специальности 060800 “Экономика и управление на предприятии (в строительстве)”

Составитель Н.Л. Семенова Утверждены на заседании кафедры Протокол № 2 от 16.10.00

Рекомендованы к печати учебнометодической комиссией специальности 060800 Протокол № 1 от 18.10.00

Электронная копия находится в библиотеке главного корпуса КузГТУ

Кемерово 2001

1

Общие сведения

Согласно государственному образовательному стандарту “Делопроизводство и корреспонденция” относится к циклу обще - профессиональных дисциплин специальности. Курс изучается в течение одного семестра (десятого)

Всего – 60 часов. Лекций – 4 часа.

Практических занятий – 6 часов. Контрольная работа – 1 час. Зачет

Рабочая программа дисциплины

1. Цели и задачи дисциплины, её место в учебном процессе

1.1. Цель преподавания

Главной целью преподавания является изучение действующих государственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Задачи изучения дисциплины

Основными задачами изучения дисциплины являются:

-знакомство с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Кодекса законов о труде РФ, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах;

-изучение правил составления документов и организации работы с ними;

-усвоение требований к тексту документов;

-изучение порядка текущего хранения документов;

-овладение методами обработки дел для последующего хранения.

По окончании изучения дисциплины студенты должны:

-знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов современные способы и технику создания документов;

-уметь грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

2

-иметь представление об организации движения документов;

-владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.

1.2. Перечень дисциплин, усвоение которых необходимо для изучения курса “Делопроизводство и корреспонденция”

Изучение дисциплины основывается на владении знаниями по курсам “Правоведение” (тема “Документы по личному составу”), “Культурология” (темы “Оформление основных видов документов” и “Коммерческая переписка”), по курсам циклов специальных дисциплин (“Экономика отрасли”) и общепрофессиональных дисциплин (“Статистика”, “Бухучет”, “Финансы и кредит”, “Экономика предприятия”, “Планирование на предприятии”, “Техникоэкономический анализ”), в которых широко используется цифровая табличная информация.

2. Содержание дисциплины

2.1. Наименование тем, их содержание, объем в часах

Наименование тем	В		В том числе
	сего	ле		практич
	часов	кций		еских
				занятий
1. Документирование управленческой	1	1		-
деятельности. Требования к
документам. ГОСТ Р 6.30-97
2. Организация работы с	2	2
документами
3. Оформление движения кадров.	2			2
Документы по личному составу
4. Оформление основных видов	2			2
документов (распорядительных,
информационно-справочных,
организационных)
5. Коммерческая переписка	2			2
6. Текущие хранение документов.	1	1
Обработка дел для архивного хранения
Итого	10	4		6

3

2.2. Содержание дисциплины по темам

Тема 1. Документирование управленческой деятельности. Требования к документам. ГОСТ Р 6.30-97

Понятие и значение документов. Документы и система документации. Ответственность руководителей за документальный фонд. Предприятия. Виды и классификация документов. Общегосударственный классификатор предприятий и организаций. Общегосударственный классификатор управленческих документов.

Требования к тексту и бланкам документов. Состав и расположение реквизитов документов по ГОСТ Р 6.30-97. Обязательные и взаимоисключающие реквизиты. Виды служебных бланков для организационно-распорядительной документации, их реквизиты, размеры. Условия типографского печатания бланков. Правила машинописного оформления документов. Нумерация листов и страниц. Формуляр – образец.

Тема 2. Организация работы с документами

Понятие документооборота. Организация документооборота на предприятии. Систематизация документов, номенклатура дел для формирования и хранения документов. Современные способы и техника создания документов. Виды потоков документации. Обработка исходящих и входящих документов. Правила регистрации документов. Состав обязательных реквизитов для регистрации документов. Контроль исполнения документов. Цель, организация, состав контрольных операций. Сроки исполнения документов. Контрольная картотека.

Тема 3. Оформление движения кадров. Документы по личному составу

Документирование процессов движения кадров. Состав документов, оформляемых кадровой службой предприятия. Действующее законодательство об обязательном ведении кадровой документации. Процедуры по оформлению движения персонала.

4

Приказы по личному составу: составление, визирование, согласование, регистрация.

Документирование оценки труда работников (аттестация, тарификация, поощрения, взыскания). Оформление характеристики.

Оформление трудовых книжек. Занесение сведений о работе, о переводе, о награждениях и поощрениях. Внесение изменений в записи. Вкладыш в трудовую книжку. Выдача трудовой книжки при увольнении работника. Дубликат трудовой книжки. Расчеты за трудовые книжки, их хранение. Учет трудовых книжек. Трудовой контракт.

Понятие, состав, оформление личных дел. Порядок расположения документов в личном деле. Внутренняя опись документов личного дела. Личный листок по учету кадров. Ведение личных карточек. Составление автобиографии. Обеспечение сохранности документов.

Тема 4. Оформление основных видов документов. Распорядительные, информационно-справочные, организационные

документы

Распорядительные документы. Виды приказов. Подготовка и согласование проектов приказов. Порядок подписи, регистрации. Срок вступления в силу. Констатирующая и распорядительная части текста приказа. Оформление приложений к приказу. Подготовка выписки из приказа. Оформление распоряжений и указаний.

Информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, приказы, письма, служебные записки, телеграммы, телефонограммы, докладные и пояснительные записки, документы личного происхождения, их составление и оформление.

Организационные документы, их понятие и виды. Структура предприятия, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностные инструкции. Порядок замены и нового утверждения должностных инструкций.

Тема 5. Коммерческая переписка

Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения. Правила и формы коммерческой

5

переписки с зарубежными партнерами. Особенности коммерческой корреспонденции на английском, немецком, французском языках (язык выбирается по желанию студентов). Составление и оформление договоров, контрактов, служебных справок. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, прочая корреспонденция.

Тема 6. Текущее хранение документов. Обработка дел для архивного хранения

Систематизация документов. Признаки заведения дел. Номенклатура дел. Заголовки дел. Требования к формированию дел. Правила группировки дел по видам и хронологии. Последовательность расположения дел на полках. Внутренняя опись дел.

Обработка дел для архивного хранения. Сроки обработки. Экспертиза ценности документов. Состав и задачи экспертной комиссии. Группы деления документов. Сроки хранения документов. Группы дел по срокам хранения. Типовые перечни документов. Акт для выделения документов к уничтожению. Оформление дел для хранения или передачи в архив.

Лист-заверитель дела. Оформление обложки дел. Составление описей. Сдача дел в ведомственный архив.

2.3. Темы практических занятий

1. Оформление движения кадров. Документы по личному составу

2.Оформление основных видов документов

3.Коммерческая переписка

3.Содержание самостоятельной работы студентов

3.1. Темы контрольных работ и методические указания по их выполнению

В период самостоятельного изучения дисциплины студенты выполняют одну контрольную работу. Работа состоит из двух частей – теоретической и практической. Тему теоретического ответа и практического задания студент определяет по прилагаемым спискам

6

заданий в соответствии с известным ему номером варианта. Допускается самостоятельный выбор обеих частей домашнего задания, исходя из специфики практической работы и профессиональных интересов студента-заочника.

Объем контрольной работы должен составить примерно десять страниц. Работа может быть оформлена в ученической тетради или на листах формата А 4 рукописно или компьютерным набором.

Требования по структуре текста (план, основной текст, список литературы), по оформлению (брошюровка, нумерация страниц, обложка) являются общими для всех самостоятельных работ студентов. Поощряется использование в тексте схем, графиков, таблиц.

3.2. Варианты заданий на контрольную работу

Теоретические вопросы

1. Реквизиты №№ 1-14 управленческих документов (по ГОСТ Р 6.30-97). Правила их расположения и оформления.

2. Реквизиты №№ 15-29 управленческих документов (по ГОСТ Р 6.30-97). Правила их расположения и оформления.

3.Общегосударственный классификатор управленческих документов.

4.Правила машинописного оформления документов.

5.Формуляр документа.

6.Оформление приказов по личному составу.

7.Оформление процессов движения кадров.

8.Документирование оценки труда работников. Аттестация.

9.Документирование оценки труда работников. Тарификация.

10.Трудовой контракт.

11.Оформление трудовых книжек.

12.Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат.

13.Оформление личных дел.

14.Оформление личных карточек.

15.Организация документооборота на предприятии.

16.Правила регистрации документов.

17.Контроль исполнения документов.

18.Номенклатура дел.

7

19. Экспертиза документов при подготовке к архивному хранению.

20. Подготовка и сдача дел в ведомственный архив.

21. Правила оформления делового письма.

22.Распорядительные документы.

23.Требования к составлению и оформлению протоколов.

24.Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

25.Язык и стиль служебных документов.

26.Употребление прописных и строчных букв в деловой переписке.

27.Типичные ошибки в языке и стиле служебных документов.

28.Информативность и убедительность делового письма. Служебный речевой этикет.

29.Конкуренты делового письма.

30.Правила пересылки корреспонденции.

Практические задания

1. Указания о графике отпусков.

2.Приказ о наделении руководящих работников правами по заключению и распоряжению контрактов.

3.Трудовой контракт (общий).

4.Приказ о приеме на работу (форма Т-1).

5.Приказ о приеме на работу ведущего специалиста.

6.Приказ об увольнении.

7.Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

8.Личная карточка по форме Т-2.

9.Командировочное удостоверение с авансовым отчетом.

10. Анкета.

11. Заявление о предоставлении отпуска по форме Т-6. 12. Протокол собрания трудового коллектива.

13. Гарантийное письмо.

14. Факс.

15. Доверенность на получение материальных ценностей.

16. Докладная записка.

17. Претензия.

18. Объяснительная записка.

8

19. Обязательство о не разглашении коммерческой тайны.

20. Договор о материальной ответственности.

21. Распоряжение (с продольным и угловым расположением реквизитов).

22.Письмо иностранному партнеру.

23.Письмопретензия.

24.Письмопредложение.

25.Письмоподтверждение.

26.Письмо-приглашение.

27.Письмо по поводу создания частного предприятия.

28.Положение о структурном подразделении органа управления.

29.Трудовой контракт с главным экономистом предприятия.

30.Ответ на рекламацию.

4.Список рекомендуемой литературы

Основная

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. – М.: Госстандарт, 1977.

2.Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: АО “Бизнес-школа”, “Интел-Синтез”, 1998.

3.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2-е изд. – М.: ИНФРА – М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

4.Паневчик В.В. Деловое письмо: практическое пособие. – Минск: Амалфея, 1999.

Дополнительная

1. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: ИНФРА-М; 1997.

2.Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах: Учеб. пособие для учащихся школ, колледжей, студентов вузов и практических работников. (Серия Учебники и учебные пособия). –Ростов н/Д: Феникс, 1997.

9

3.Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М.: ПРИОР,

1996.

4.Делопроизводство в кадровой службе /Сост.: А. Верховцев. – М.: ИНФРА – М, 1999.

5.Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Ин-т междунар. права и экономики им. А.С. Грибоедова,

1998.

6.Кузнецова Т. Делопроизводство. – М.: Интел-Синтез, 1999.

7.Секретарь-референт: Практическое пособие. Т.В. Кузнецова, В.И.Андреева, Г.А. Серова, Н.А. Литвинцева – М.: АО “Бизнесшкола”, “Интел-Синтез”, 1995.

8.Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. – М.: Издательство РДЛ, 2000.

9.Рогожин М.Ю. Документы делового общения. – М.: Русская деловая литература, 1999.

10. Салазкина Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа: Учеб. пособие. – Кемерово: Кузбассвузиздат,

1997.

11. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. Т.В. Сотов, А.Н. Тихомиров.– М.: Проспект, 1999.

12. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 1998.

13. Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: ПРИОР, 1998. 14. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ.

пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия. – М.: ПРИОР, 1999.

15. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). – М.: ПРИОР, 2000.

16. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. – М.: 1994.

17. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24-Ф 3. – Собрание Законодательства РФ № 8 от 20.02.95 оф. изд.