- •Практикум по деловой переписке Москва 2010
- •I. Деловое письмо
- •1. Структура делового письма
- •1.1. Заголовок (Letterhead)
- •1.2. Ссылка (Reference)
- •1.3. Дата (Date)
- •1.4. Внутренний адрес (Inside Address)
- •1.5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)
- •1.6. Обращение (Salutation)
- •1.7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)
- •1.8. Заключительная формула вежливости (Complimentary Line)
- •1.9. Подпись (Signature)
- •1.10. Приложение (Enclosure)
- •1.11. Указание на рассылку копий (cc Notation)
- •2. Оформление конверта
- •3. Письма информационного характера
- •3.1. Письмо-сопровождение (Covering Letter)
- •1) Для указания, что именно посылается:
- •2) Для указания действий получателя:
- •3) Для завершения письма:
- •3.2. Письмо-подтверждение (Acknowledgement)
- •1) Подтверждение получения:
- •2) Выражение благодарности:
- •3) Возможные выражения любезности:
- •3.3. Уведомления и объявления (Notifications and Announcements)
- •3.4. Письмо-представление (Introduction)
- •4. Письма, побуждающие к действию
- •4.1. Письмо-просьба (request)
- •4.2. Запрос (enquiry)
- •4.3. Заказ (order)
- •4.4. Назначение встречи (appointment)
- •4.5. Приглашение (Invitation)
- •4.6. Ответы на письма, побуждающие к действию
- •4.6.1. Ответ-согласие (Affirmative answers)
- •4.6.2. Отрицательный ответ (Negative answer)
- •4.6.3. Письма, не дающие прямого ответа (Letters that avoid giving a direct answer)
- •5. Письма-претензии
- •5.1. Письма-претензии (Claims)
- •5.2. Ответы на письма-претензии
- •II. Другие виды деловой корреспонденции
- •1. Служебная записка
- •2. Письмо-запрос о поступлении на работу и резюме
- •3. Контракт
- •I. Деловое письмо
1.5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)
Раньше было принято указывать имя конкретного человека (Attention Line), если вы хотели, чтобы письмо попало именно к нему, даже если письмо было адресовано фирме вообще и начиналось словами "DearSirs". Эта строка пишется заглавными буквами, или с заглавной буквы пишется первое слово, тогда вся фраза подчеркивается:
|
MN/fd 15 October 20…
FOR THE ATTENTION OF MR JOHN TAYLOR, SALES MANAGER
Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ
Dear Sirs |
|
MN/fd 15 October 20…
For the attention of Mr John Taylor, Sales Manager
Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ
Dear Sirs |
В настоящее время эта строка практически не используется.
1.6. Обращение (Salutation)
Если во внутреннем адресе было указано имя получателя, то обычно используют следующие формулы вежливости:
Dear Mr Leighton
Dear Douglas
Dear Miss Tan
DearRosehannah
Если письмо адресовано организации в общем, а не конкретному лицу, используется более официальное обращение:
Dear Sirs или Gentlemen (AmE)
Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, имя которого неизвестно, то лучшим вариантом будет:
DearSirorMadam
Существуют и другие формы обращения:
Your Excellency - Ваше Превосходительство (обращение к послу)
Dear Mr President - Уважаемый господин президент
1.7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)
Перед основным текстом письма часто дается краткое указание относительно содержания или темы письма, которое пишется заглавными буквами или подчеркивается:
|
Your Ref: DA/vs Our Ref: MN/fd 15 October 20…
Mrs Marshall Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ
Dear Mrs Marshall
INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 AUGUST 20…
|
|
|
|
Your Ref: JT/mt Our Ref: MN/fd
21 February 20…
Dear Mr Johnson
Order No. 1234 for machine tools
|
Обратите внимание на пунктуацию. Обычно после сокращенного слова ставится точка, однако, в современной деловой переписке наблюдается тенденция к минимальному использованию знаков препинания, поэтому можно встретить варианты "No. 1234" и "No1234" (см. приложение 1. Деловое письмо).
1.8. Заключительная формула вежливости (Complimentary Line)
Письмо завершается стандартной вежливой фразой. Наиболее распространенными являются "Yoursfaithfully" и "Yourssincerely":
|
Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam
Dear Mr Leighton Dear Mrs Yap Dear Caroline Dear Sam
Gentlemen (Am) |
Yours faithfully
Yours sincerely
Very truly yours Yours truly |