Отчёт по практике

Компании ООО «ТоргПром» транспортными грузоперевозками в г. Москве.

Общая организационная структура компании выглядит следующим образом (рис. 1):

Рис. 1. Организационная структура ООО «ТоргПром»

В компании линейно-функциональная структура управления. Специалисты подчиняются руководителям отдела, руководители в свою очередь непосредственно подчинены Генеральному директору и при этом взаимодействуют между собой.

В структуре управления ООО «ТоргПром» выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи горизонтальные и вертикальные.

Исходя из данной схемы можно сделать вывод, что в управленческой структуре ООО «ТоргПром» используется принцип функциональной департаментизации, который применяется сейчас на большинстве предприятий. При функциональной департаментизации специализированные работы группируются преимущественно вокруг ресурсов. Так финансовый отдел управляет таким ресурсом как деньги, коммерческий отдел - учетом и продвижением услуг на рынок сбыта.

Основным преимуществом такого типа построения организации является возможность осуществления той или иной работы наиболее эффективным способом. Это достигается через развитие функциональной специализации. Однако у этой схемы есть свои недостатки, один из которых - функционализм. Функционализм вырастает из сверхспециализации, вызывающей непроницаемые организационные перегородки между сгруппированными работами и ослабляющей таким образом горизонтальные связи. В результате происходит размывание общей организационной цели. Создается замкнутость в рамках отделов. Появляется меньше людей, думающих об организации в целом. В подразделениях организации начинает развиваться инстинкт самосохранения, ведущий к консерватизму. Возникают противоречия, конфликты между функциональными участками. Другой недостаток состоит в том, что развитие преимущественно вертикальных связей в рамках функционального подхода поднимает решение возникающих на различных уровнях организации проблем до ее главного руководителя. Это делает неясной ответственность за общий результат и выносит эту ответственность наверх.

Так как практику я проходила в качестве помощника финансового директора, то мною была рассмотрена отдельно организационная структура финансового отдела (рис. 2)

Рис. 2. Общая организационная структура финансового отдела

Финансовый отдел ООО «ТоргПром» — это система управления финансами предприятия в целях достижения максимальной прибыли.

Стратегические цели управления финансами организации:

1) максимизация прибыли;

2) достижение финансовой устойчивости и финансовой независимости организации;

3) обеспечение необходимого уровня ликвидности;

4) сбалансированность движения материальных и денежных потоков;

5) формирование необходимого объема финансовых ресурсов и их эффективное использование.

Важнейшими направлениями финансовой работы на предприятии являются:

• Финансовое планирование

• Оперативная работа

• Контрольно-аналитическая работа

В обязанности специалистов отдела входит:

Специалист планирования и учета

• Сбор информации от подразделений, корректировка бюджета.

• Контроль за плановыми / фактическими затратами в разрезе проектов, статей, бюджетный контроль затрат;

• Рекласс проводок управленческого учета;

• Формирование финансовой, управленческой отчетности

• Аналитика справочников

Бухгалтер по взаиморасчетам с поставщиками

• Полное ведение учета товаров;

• Кодирование принятой к учету документации для обеспечения учета по стандартам компании;

• Учет подписанных договоров с поставщиками и торговых условий;

• Работа с поставщиками по сверке взаиморасчетов, обмену подписанной первичной документации;

• Подготовка данных для заполнения финансовой и налоговой отчетности;

• Участие в подготовке предложений по:

• внесению изменений к избранной учетной политике,

• усовершенствованию внутрихозяйственного (управленческого) учета и правил документооборота; разработке дополнительной системы счетов и реестров аналитического учета, отчетности и контролю хозяйственных операций.

Главный бухгалтер

• Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

• Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

• Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

• Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

• Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

• Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

• Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

• Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

• Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

• Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.

• Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоко ликвидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

• Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

• Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.

• Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

• Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.

• Руководит работниками бухгалтерии.

В своей работе финансовый отдел имеет право:

• Давать указания в рамках контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия по оформлению финансовой документации.

• Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия данные анализа хозяйственной деятельности предприятия, необходимые для деятельности отдела.

• Вести переписку по вопросам методологии финансового учета и отчетности, а также другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

• Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора предприятия и начальника юридического отдела.

• Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

• Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия и т.д.

Бухгалтерский учет на предприятии ООО «ТоргПром» осуществляется бухгалтерией предприятия в строгом соответствии с действующим законодательством («Положение по ведению Бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ приказом Минфина и плана счетов по журнально-ордерной системе с применением компьютерной обработки»).

Бухгалтерская отчетность ООО «ТоргПром» выражает единую систему данных об имущественном и финансовом состоянии предприятия и о результатах его хозяйственной деятельности и формируется по регистрам бухгалтерского учета по установленным формам.

Все сферы деятельности предприятия полностью интегрированы в общую корпоративную ERP-систему автоматизированного управления.

Для выполнения функций и реализации прав финансовый отдел взаимодействует:

С отделом продаж по вопросам:

Получения:

• проектов договоров и соглашений на реализацию услуг;

• прогнозов и планов реализации услуг;

• планов и графиков реализации услуг;

Предоставления:

• финансовых планов;

• информации о не оплаченных контрагентами счетах;

• сведений банков о выставленных заказчиками аккредитивах;

• извещений о применении финансовых санкций к заказчикам, нарушившим обязательства по перечислению денежных средств за предоставленные услуги;

• утвержденных расчетов нормативов оборотных средств и т.д.

С отделом маркетинга и рекламы по вопросам:

Получения:

• обобщенных данных о спросе на оказываемые услуги;

• маркетинг-планов;

• смет расходов на формирование спроса и стимулирования сбыта, проведение рекламных кампаний, участие в выставках;

• сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентноспособности и т.д.

Предоставления:

• согласованных смет расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта с приложением финансовых обоснований;

• анализа затрат, произведенных за месяц (квартал, год);

С административно-хозяйственным отделом по вопросам:

Получения:

• планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов предприятия (зданий, систем водоснабжения, пр.);

• смет хозяйственных расходов;

• оргтехники, бланков документов и канцелярских принадлежностей, необходимых для работы финансового отдела;

• материальных ценностей, необходимых для обслуживания совещаний, конференций, семинаров и т.д.

Предоставления:

• согласованных смет хозяйственных расходов;

• расчетов окупаемости капитальных вложений по внедрению новой техники, средств механизации;

• заявок на необходимые инвентарь и канцелярские принадлежности;

• отчетов по использованию и сохранности оборудования и инвентаря и т.д.

С юридическим отделом по вопросам:

Получения:

• решений по предъявленным организации претензиям, искам;

• обобщенных результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел;

• разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

• правовой помощи в претензионной работе;

• согласованных материалов о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, предложений по принудительному взысканию долгов;

• анализа изменений и дополнений финансового, налогового, гражданского законодательства и т.д.

Предоставления:

• проектов финансовых договоров для правовой экспертизы;

• материалов для предъявления претензий, исков в суды;

• заключений по претензиям и искам, предъявленных предприятию;

• документов о перечислении денежных средств по оплате госпошлины в счет удовлетворения претензий и исков, предъявленных предприятию;

• заявок на разъяснения действующего законодательства и т.д.

Практика в качестве помощника финансового директора показала, что уровень финансового менеджмента в организации во многом зависит от профессиональных качеств финансового менеджера, от прогрессивности его взглядов на процесс управления финансами. Между тем существует традиционный минимум разноплановых задач, которые должен решать специалист в области управления финансами организации.