Контрольные вопросы
Что понимается под офисной деятельностью?
Какие программы включаются в офисный пакет?
Какими свойствами обладает пакет MS Office?
Можно ли создавать интегрированные документы в рамках пакета MS Office?
6.5. Прикладные системы подготовки текстов
Системы подготовки текстов можно разделить на следующие:
редакторы текстов;
редакторы документов;
редакторы научных текстов;
издательские системы.
Программное обеспечение для ввода, редактирования, хранения и печати текстов называется текстовым редактором или текстовым процессором.
Несмотря на то, что эти термины употребляют как синонимы, различие существует.
Редактор текста (Text Editor) – это программа для строчного ввода текста и редактирования достаточно простых текстов (служебных документов или программ). Эти редакторы обладают минимальными возможностями.
Текстовый процессор (Word Processor) служит для подготовки текстов достаточно сложной структуры. Диапазон возможностей текстового процессора значительно шире.
Как правило, текстовые редакторы создают тексты в ASCII-коде. Такие тексты имеют всего лишь два служебных символа: "конец строки" и "конец файла", в отличие от закодированных текстов, созданных процессорами.
Основные характеристики текстовых процессоров
Автоматический переход на другую строку, перенос слов.
Выравнивание текста.
Разбиение текста на страницы.
Изменение параметров страницы.
Проверка лексики.
Предварительный просмотр.
Включение иллюстраций и т. д.
Наиболее популярным и широко применяемым в различных областях является текстовый процессор MS Word из офисного пакета MS Office, поэтому в данном курсе будут рассмотрены основные понятия и функции MS Word.
6.5.1. Текстовый процессор ms Word
Основные понятия документа Word – это структурные элементы документа, стандарты и приемы работы с документом.
Среди структурных элементов можно выделить два основных — раздел и абзац.
Раздел — часть документа или весь документ, которая имеет общие параметры страницы, такие как размеры полей и бумаги, колонтитулы, ориентацию и нумерацию страниц.
Абзац — фрагмент текста между двумя нажатиями клавиши "Enter", которая имеет общие настройки, такие как, выравнивание, отступы, интервалы до и после абзаца, межстрочный интервал, первая строка с отступом (выступом или без) и т.д.
Структурно документ состоит из абзацев и разделов. По умолчанию документ состоит из одного раздела, но для того, чтобы изменить параметры страницы (колонтитулы, ориентацию и др.), необходимо сделать разрыв на новый раздел со следующей страницы и произвести необходимые установки.
По форме, как правило, любой объемный документ должен иметь Оглавление и Основной текст, который в свою очередь состоит из Заголовков и Обычного текста. Для того чтобы Заголовки попали в Оглавление, им должен быть задан заголовочный стиль.
Для унификации структуры и внешнего вида документа используются стандарты. Документ строится из определенных элементов и инструментов стандартизации документов – шаблонов, составной частью которых являются стили. Сам документ Word может быть собственным шаблоном.
Стиль – набор форматов (шрифт, размер, начертание, выравнивание и др.), который можно присвоить выбранному абзацу документа, фактически - это шрифт + абзац.
Каждый абзац внутри раздела может форматироваться по-разному. Применение Стиля облегчает изменение формата абзацев, т.к. изменения нужно произвести только в настройках Стиля. Изменение формата абзацев, к которым был применен этот Стиль, произойдет автоматически.
Шаблон – это файл-заготовка, содержащий образец типового документа и средства, характерные для документов данного типа (семейство стилей, текст, настройки вида параметров документа и т.д.).
Среди приемов работы следует выделить два понятия: форматирование и редактирование.
Под форматированием понимается преобразование внешнего вида текста и его расположение на странице.
Форматирование делится на основное и расширенное.
К операциям основного форматирования можно отнести, например, Шрифт, Абзац, Список, Колонки, Стиль и др.
К операциям расширенного форматирования относятся:
форматирование разделов (настройка параметров страницы – размеров полей и бумаги, колонтитулов, ориентации и нумерации страниц),
вставка таблиц, рисунков, символов, объектов, сносок, гиперссылок и т.д.
Введем определения тех элементов, которые могут быть на странице после проведения ряда операций расширенного форматирования.
Колонтитул – информация, повторяющаяся в верхней и нижней частях страницы.
Список – это перечисление каких-либо фактов, действий, заголовков и т.д., разделяющихся между собой цифрами (одно или многоуровневыми) или маркерами разного вида.
Сноска – пояснение какого-либо слова, расположенное в конце страницы или всего документа (с номером или маркером).
Закладка – маркер выделенного текста, графики и т.д., по которому можно произвести быстрый переход.
Гиперссылка – организация быстрого перехода внутри или вне документа.
Под редактированием понимаются изменение смысла текста, следовательно, ему соответствуют такие операции, как удаление или вставка текста, поиск и замена текста, копирование и перемещение фрагментов текста.
Специальная вставка служит для внедрения или вставки содержимого буфера обмена в документ или создания связи с другим файлом, обработка которого производится в другой программе.
Контекстный поиск и замена могут выполняться в "жестком" режиме (когда требуется полное соответствие слов) и "мягком" режиме (когда требуется приблизительное соответствие слов).
Со временем версии текстовых процессоров MS Word меняются, однако, изменяется в основном дизайн, основные понятия и идеология создания документа остается прежней
В последней версии MS Word 2007 все функции по основному форматированию и редактированию вынесены опцию меню «Главная» (см. рисунок 6.1).
Рис. 6.1. Вид опции меню «Главная»
Это, конечно, упрощает работу в текстовом процессоре, но если пользователь не знаком с основными понятиями и технологией работы, то, ему трудно будет создавать долее сложные конструкции в документе, чем просто набор текста.