1. Приказы по личному составу: их цель, издание, регистрация, хранение

Состав и виды документов, являющихся основанием для кадровых приказов. Основные требования к оформлению реквизитов кадровой документации по ГОСТ Р 6.30-2003. Типовые ситуации обязательного издания кадровых приказов: приём на работу, перевод на другую работу / должность, изменение анкетно-биографических данных, оформление командировок и отпусков, оценка деятельности (аттестация) работников, поощрение и награждение работников, вынесение взысканий, увольнение с работы. Сроки хранения приказов по личному составу. Заявления

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.

Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам. ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ), обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ).

Приказами по личному составу оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).

Особенность приказов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003 и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма №Т-2) и другие кадровые документы.

Поэтому работодатели и работники кадровой службы должны знать требования к оформлению приказов по личному составу, содержащиеся в обоих нормативных актах и уметь использовать их в практической деятельности.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Самым распространенным документом из этой группы является заявление. Этот документ оформляется во всех случаях, когда инициатива изменения или прекращения трудовых отношений принадлежит работнику. Или же заявление подтверждает согласие работника на изменение условий трудового договора, когда инициатором является работодатель. Обязательность заявления предусмотрена целым рядом статей Трудового кодекса РФ:

• прекращение действия трудового договора (увольнение по собственному желанию) (ст. 80 ТК РФ);

• перевод на другую работу (ч. 2 ст. 721 ТК РФ);

• перевод на работу с более низкой квалификацией на срок до 1 месяца (ч. 3 ст. 722 ТК РФ);

• выполнение дополнительной работы (ст. 602 ТК РФ);

• получение копий документов о работе в данной организации (ст. 62 ТК РФ);

• компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 дней (ст. 126 ТК РФ);

• предоставление неиспользованного отпуска с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ);

• получение всех видов отпусков без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);

• оформление трудовой книжки, если она утрачена (ст. 65 ТК РФ);

• получение персональных данных работника у третьей стороны, обработка и использование персональных данных (ст. 86 ТК РФ), передача персональных данных (ст. 88 ТК РФ).

Заявление работника с резолюцией руководителя организации является основанием для издания соответствующего приказа.

Следует отметить, что нормативная база кадрового делопроизводства не содержит требования об обязательном рукописном способе оформления заявления. А применение трафаретных текстов заявлений позволяет избежать принципиальных ошибок в оформлении.

Рассмотрим правила оформления заявлений на примере заявления об отпуске

Заявление обязательно должно содержать следующие реквизиты:

• наименование адресата – обычно заявление адресуется руководителю организации или иному должностному лицу, которое является правомочным представителем работодателя (например, заместителю директора по работе с персоналом), с указанием его должности, инициалов, фамилии;

• должность, инициалы, фамилия автора;

• слово «заявление» как указание на вид документа;

• текст – предмет или причину составления заявления. Например, в заявлениях на отпуск в тексте обязательно указываются вид отпуска, даты, начала и окончания отпуска, а также, возможно, период работы, за который он предоставляется;

• дату составления;

• собственноручную подпись работника с расшифровкой;

• отметку с подписью ответственного лица о дате направления документа в дело.

Особенного внимания кадровых служб требуют заявления об увольнении. Такое заявление является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника.

В тексте обязательным элементом является просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения.

В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления, т.к. исчисление срока, отведенного законодательством для увольнения, например по собственному желанию, начинается со следующего дня после получения заявления отделом кадров.

Законодательством на предупреждение работодателя о предстоящем увольнении отведены две недели, следовательно, написать заявление работнику следует на две недели и один день раньше предполагаемой даты увольнения.

Под заявлением обязательно проставляется собственноручная личная подпись работника.

Порядок визирования заявлений, количество виз устанавливаются самой организацией. Так, например, заявление о переводе работника на другую работу обычно визирует руководитель структурного подразделения. Если перевод предполагает работу в другом подразделении, то необходимы визы обоих руководителей. На заявлении об отпуске обязательна виза руководителя структурного подразделения. Во всех этих случаях визы выражают согласие с просьбой работника и являются письменным свидетельством предупреждения непосредственного руководителя. Во многих организациях принято последней визой оформлять визу начальника отдела кадров, которая подтверждает и дату получения заявления, и право работника, например, на отпуск.

Завершающий элемент заявления – резолюция руководителя организации, которая является основанием для сотрудников кадровых служб оформить приказ о расторжении трудового договора.

Объяснительные записки

Практически такие же правила применяются при оформлении объяснительных записок

В соответствии со ст. 193 ТК РФ объяснительная записка должна быть затребована от работника до применения к нему дисциплинарного взыскания. В ней должны быть указаны наименование структурного подразделения, дата, адресат (руководитель организации или структурного подразделения с указанием его должности, инициалов и фамилии), название вида документа (объяснительная записка), сведения об авторе (должность), личная подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия), отметка о направлении документа в дело.

В тексте объяснительной записки, как правило, содержатся причины произошедшего – нарушение трудовой дисциплины, неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, какого-либо задания и др. В объяснительной записке работник может указать на отсутствие вины в своих действиях, на необоснованность предъявленных обвинений, т.е. этот документ не только является инициативным в процедуре оформления дисциплинарного взыскания, но и может служить защитой интересов самого работника.

Документ может быть написан собственноручно работником, напечатан на компьютере или с использованием трафаретной формы, разработанной кадровой службой, в которой заполняется только переменная информация. Объяснительная записка пишется в одном экземпляре.

Уведомления

Другим распространенным в работе кадровых служб видом документов-оснований к приказам по личному составу является уведомление. Уведомление – документ, в котором работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.

Уведомление относится к документам, не имеющим официально установленных правил оформления. Однако ТК предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателем в целом ряде случаев, например:

расторжение трудового договора по инициативе работодателя (подпункты 1 и 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ; ст. 180 ТК РФ);

изменение условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ);

получение трудовой книжки при увольнении (ст. 841 ТК РФ);

время начала ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 123 ТК РФ);

расторжение срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ);

неудовлетворительный результат испытания (ст. 71 ТК РФ) и пр.

Поскольку уведомление связано с изменением первоначально заключенного трудового договора или прекращением трудового договора, то возможно обращение работника в трудовую инспекцию, в суд. Эти органы затребуют все документы, в том числе необходимое уведомление. Задача кадровой службы состоит в том, чтобы подготовить документ, безупречный с точки зрения его официальности и соблюдения требований трудового законодательства. Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, требуется, чтобы этот документ:

содержал наименование организации (предприятия) и необходимые данные об организации, позволяющие ее идентифицировать;

был адресован работнику с указанием должности, инициалов и фамилии (в случаях, когда документ направляется по почте, также необходим и адрес проживания сотрудника);

был зарегистрирован, причем дата регистрации должна соответствовать требованиям законодательства (например, при увольнении по причине неудовлетворительного результата испытания уведомление направляется не позднее чем за три дня до увольнения);

содержал в тексте сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства и др., а также о последствиях этих действий для работника. Например, при увольнении по причине неудовлетворительного результата испытания уведомление о расторжении договора должно содержать причины, по которым работодатель пришел к такому решению;

содержал подпись работодателя (руководителя организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии;

содержал отметку о направлении документа в дело.

Многие кадровые службы оформляют уведомления как внутренний документ, где указывают должность, фамилию, инициалы работника, текст с информацией о предстоящих изменениях. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих (например, трудовой инспекции. При судебном разбирательстве в случае возникновения трудового спора такие документы не будут рассматриваться как доказательства, особенно если на них отсутствует подпись работника об ознакомлении с документом.

Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, т.к. он предусматривает все необходимые реквизиты и придает уведомлению официальный характер.

Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части излагать условия или причины, а во второй – предложения или решения..

Очень важным является правильное оформление адресования. Уведомление адресуется работнику и содержит адрес его проживания. Отправляют документ по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять в делах отдела кадров.

Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу.

Кроме того, при таком способе ознакомления работника с уведомлением должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа

Докладные записки

Докладная записка составляется с целью получить согласие руководителя на решение о переводе работника на другую работу, должность, в другое структурное подразделение, о его поощрении или о наложении дисциплинарного взыскания. Поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Докладные, используемые в пределах одной организации, обычно оформляют на компьютере, однако часто их пишут от руки.

Внутренняя докладная записка должна содержать сведения об авторе документа: структурное подразделение и должность, инициалы, фамилия. Кроме того, указываются вид документа и дата его составления, а также отметка и дата направления документа в дело. адресуют руководителю организации.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу можно рекомендовать нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

- обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

- применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

- при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, №1у - об увольнении, №1/км – о командировании, №1/о – об отпуске, №1/п – о поощрении);

- для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года сроками их хранения – 5, и 75 лет:

Мы рассмотрели правила оформления часто применяемых в практике работы кадровых служб документов-оснований к приказам по личному составу. В их оформлении много сходного: порядок адресования, подписания, оформление визы, резолюция, датирование, а также расположение реквизитов на документе. Все изложенные требования приведены на основе ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. , что стандарт носит рекомендательный характер. Однако следует заметить, что стандарт разработан с учетом и действующего законодательства, и сложившейся практики оформления документов. Соблюдение его рекомендаций позволяет создавать четкие, грамотные, а главное, юридически бесспорные документы.