2.8. Строение системы учёта документов

Центральный фондовый каталог построен в соответствии с сетью государственных архивов. Первую группу каталога составляют карточки фондов центральных государственных архивов, вторую—государственных архивов республик. Во второй группе карточки фондов располагаются следующим образом: сначала помещаются карточки центральных государственных архивов республики, а затем карточки государственных архивов автономных республик, краев и областей. Внутри каждого архива карточки располагаются по номерам фондов.

Для облегчения пользования каталогом составляется карточный указатель названий учреждений-фондообразователей, систематизированныи по заранее разработанной схеме. Однако создание указателя, основанного на ручном поиске, для такого значительного по объему массива, каким является Центральный фондовый каталог,—задача сложная, очень трудоемкая, требующая постоянного привлечения к этой работе значительного числа сотрудников. Кроме того, этот указатель может обеспечить получение информации только по названиям фондов, исключена возможность использования информации, имеющейся в ЦФК, по ряду важных аспектов, например в плане тематическом, новых поступлений, наличия неописанных материалов по одному или группе архивов и т. д.

В настоящее время разработаны две автоматизированных баз данных для государственных и муниципальных архивов: «Архивныи фонд» и для органов управления архивным делом «Фондовый каталог». Эти базы позволяют вести автоматизированный учет всех хранящихся в архивах фондов и документов. Эта база позволяет занести все данные по фонду начина я с названия фонда и заканчивая данными по каждому делу. На основании занесенных данных можно выводить паспорт архива, создавать путеводители по архивам.

Существующая система учета документов обязательна для всех уровней архивов: начиная с архива учреждения и заканчивая федеральными архивами. По ведению учетных документов применяются единые требования. Характерным для системы учета документов в архивах является взаимодополняемость учетных документов и сопоставимость учетных данных. Это позволяет вести учет архивных материалов на всех стадиях их

хранения и по любым классификационным группам, начиная от листа и кончая фондовым каталогом.

Эти особенности учетных документов могут быть прослежены на примере проанализированных выше форм. Так, название и номер фонда, впервые записанные в списке фондов, повторяются во всех учетных документах вплоть до Центрального фондового каталога. Повторяются данные об объеме материалов, однако этот показатель, включаемый в большинство учетных документов, выводится не сразу. Объем документов, принимаемых в архив, указан в книге поступлений, объемы по фондам даются в листе фонда, где этот показатель выводится на основе итоговых записей в описях, затем в виде количества хранимых дел на 1 января текущего года этот показатель включается в карточку фонда, а объем документов архива определяется как сумма объемов документов всех хранимых в архиве фондов.

Иными словами, показатели объема дел, указанные в итоговых записях описей данного фонда, должны совпадать с аналогичным показателем в листе фонда и карточке фонда. Если этот показатель в различных учетных документах одного фонда имеет различное цифровое выражение, то, следовательно, в учете материалов фонда допущена ошибка, которая должна быть оперативно устранена.

Другим примером может быть показатель количества хранимых в архиве фондов: цифра, показывающая это количество в паспорте областного архива, должна совпадать с количеством соответствующих карточек фондов в фондовых каталогах архивного отдела, архивного управления области и Центрального фондового каталога Росархива.

Взаимодополняемость учетных документов может быть прослежена на примере определения количества листов документов. Этот показатель, основанный на нумерации листов в деле, в виде суммы указывается в заверительной надписи, эта же сумма указывается в описи. Такие особенности учета имеют очень важное значение в деле обеспечения сохранности материалов, поскольку позволяют осуществлять контроль за количеством хранимых материалов.

Поскольку учетные документы представляют собой материалы первостепенной важности, то в архивах должна быть гарантирована их полная сохранность.

Поэтому книги поступлений, списки, листы и дела фондов, неприкосновенные экземпляры описей сосредоточиваются в изолированном помещении и находятся в ведении специального подразделения архива или у сотрудника-, отвечающего за учет документов. Каждый том книги поступлений, списка фондов и листов фондов прошнуровывается н опечатывается сургучной печатью государственного архива, количество листов каждого тома заверяется. Внесение изменений в учетные документы осуществляется только в специальном подразделении или сотрудником, отвечающим за учет, которые также готовят ежегодные “Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов”, карточки фондов для архивного органа и составляют паспорт архива.

Централизация учета в государственном архиве способствует обеспечению сохранности учетных документов и осуществлению через учет контроля за обеспечением сохранности архивных материалов.

В архивных органах концентрируются паспорта государственных архивов, карточки фондов и ежегодные “Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов”. Архивный отдел (управление) готовит сводный паспорт по области, краю, республике, ведет фондовый каталог и контролирует правильность ведения учетных документов в подведомственных архивах.

В архивах учреждений, организаций и предприятий фонды и дела подлежат учету. Основными учетными документами являются описи дел, список фондов, листы фондов, паспорт архива. На каждый фонд заводится дело фонда.

Дела учитываются прежде всего по описям. Документы со сроками хранения до 10 лет включительно могут учитываться по номенклатурам дел. Каждой описи при ее поступлении в архив присваивается очередной порядковый номер по листу фонда. Если документы одной описи поступают по частям, то номер присваивается описи при первом поступлении, все последующие продолжения учитываются под тем же номером.

Описи документов постоянного и временного хранения нумеруются отдельно (описи № 1, 1в, 2,2в).

Особенностью учета документов ведомственных архивов является его взаимосвязь и преемственность с учетом документов в государственном архиве. Так, если материалы данного фонда уже имеются на хранении в архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовываются с этим государственным архивом.

Лист фонда ведомственного архива во многом напоминает лист фонда государственного архива как по форме, так и по своему назначению. В листе фонда ведомственного архива приводятся полное название фонда со всеми его переименованиями, даты деятельности и переименований учреждения- фондообразователя, номер фонда, сведения о составе и объеме фонда и всех происходящих в нем изменений. Как и в государственном архиве, лист фонда используется для учета описей. Все записи в листе фонда об изменениях в объеме и составе производятся со ссылками на соответствующие документы.

На основании листов фондов в архиве ежегодно заполняется III раздел паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, крайние даты материалов, состояние обработки документов постоянного хранения в самом архиве, а также количество и крайние даты документов постоянного хранения в подразделениях учреждения.

На основании листа фонда составляются карточка фонда, направляемая в архивный орган, а также ежегодные сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, которые по своей форме во многом повторяют аналогичные учетные документы государственных архивов.

Назначение дела фонда, которое ведется в ведомственном архиве, аналогично делу фонда в государственном архиве.

Заключение

Строение системы учётных документов позволяет сделать вывод о том, что на настоящий момент сложилась эффективная и слаженная структура, позволяющая систематизированно хранить документы, оперативно находить необходимые и уничтожать утратившие актуальность. Каждый из основных учётных документов играет свою роль в обеспечении работоспособности этой системы. Как мы уже установили, список этих документов является обязательным и исчерпывающим. В него входят: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные

надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Все учётные документы взаимосвязаны и способны дополнять друг друга при необходимости.

В целом рассмотренный материал позволяет сделать вывод о том, что существующее в России уже несколько веков (одним из первых архивных документов считается опись, а точнее "перечневая роспись",

датированная 1288 годом и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись) архивное дело на данный момент организовано эффективно и органично. Дальнейшее внедрение современных технологий — в частности, оцифровка старых архивных документов и создание цифровых архивов — позволит поднять эффективность работы государственных архивных учреждений на новый уровень.