3. Организация аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

3.1. Цели, задачи, источники проверки

Предприятия систематически осуществляют расчеты с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т.д. Таким образом, важную часть экономической работы организаций составляют расчетные операции, от своевременности и правильности которых зависит функционирование предприятия в целом.

Цель аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами – формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по расчетным операциям.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является проверка:

1. правильности оформления подотчетных сумм;

2. законности и правильности документального оформления расчетов с подотчетными лицами;

3. правильности выделения налоговых сумм;

4. соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

Основными источниками проверки расчетов с подотчетными лицами являются:

1. Приказ об учетной политике.

2. Авансовые отчеты.

3. Журнал регистрации авансовых отчетов.

4. Приказы о направлении работников в командировку.

5. Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы.

6. Сметы представительских расходов.

7. Приказы об утверждении смет представительских расходов.

8. Заявления на выдачу денег из кассы.

9. Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).

10. Журнал регистрации командировок.

11. Регистры синтетического и аналитического учета.

12. Отчет о движении денежных средств (форма № 4).

Основными нормативными законодательными документами при проведении аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами являются следующие:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 г.;

2. Налоговый кодекс РФ;

3. Гражданский кодекс РФ;

4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению. Утв. приказом Министерства Финансов РФ от 31.10.2000г. № 94н;

5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.98 г.);

3.2. Планирование аудиторской проверки

Эффективное проведение всех процедур в ходе аудита базируется на их тщательном планировании и подготовке. Поэтому первым этапом аудиторской проверки является этап планирования. Хотя масштабы планирования, естественно, в каждом конкретном случае зависят от условий работы с клиентом, планированию уделяется большая доля времени – 20-25% и более от общего времени, затрачиваемого на аудиторскую проверку (при повторном аудите – 5-10%). Цель планирования аудита – определение его стратегии и тактики, составление общего плана аудиторской проверки, разработка аудиторской программы.

На стадии планирования аудита расчетов с подотчетными лицами ООО «Сладуница» необходимо последовательно выполнить следующие действия:

• дать юридическую и экономическую характеристику организации;

• провести тестирование систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета;

• определить перечень возможных нарушений;

• составить общий план и рабочую программу аудита.

В ходе выполнения аудиторских процедур по каждому разделу проверки расчетов с подотчетными лицами ООО «Сладуница» необходимо составлять специальные таблицы (рабочие документы аудитора), в которых будет отражаться соответствие данных бухгалтерских операций содержанию хозяйственных операций. Цель подготовки рабочих документов - это документальное подтверждение того, что проверка была должным образом спланирована, реализация плана аудиторами ежедневно контролировалась и в ходе аудита подвергалась рассмотрению, что при необходимости выполнялись соответствующие исследования. Рабочие документы аудитора используются при составлении аудиторского отчета.

Характеристика организации должна включать информацию о правовом статусе, основных видах деятельности, месторасположении и т.д. Общая информация о предприятии ООО «Сладуница» была собрана на стадии планирования аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами и оформлена отчетным документом аудитора (Таблица 3.1).

На стадии планирования аудитор должен предварительно оценить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии ООО «Сладуница». Для этого аудитор должен провести процедуры тестирования (Приложение 2).

Цель применения тестов средств контроля – проверка правильности выполнения контрольных процедур.

Таблица 3.1

Общая информация о предприятии

Показатели	Содержание
1) Наименование клиента	ООО «Сладуница»
2) Юридический адрес	РФ, г. Омск, ул. Звездова, 129
3) Фактический адрес	РФ, г. Омск ул. Звездова, 129
4) ФИО руководителя (Генеральный директор)	Ковалев Игорь Николаевич
5) ФИО главного бухгалтера	Попова Ирина Анатольевна
6) Организационно–правовая форма	Общество с ограниченной ответственностью «Сладуница»
7) Дата образования государственного предприятия	24 сентября 1999 г.
8) Наличие дочерних (зависимых) организаций	Нет
9) Осуществление внешнеэкономической деятельности	Нет
10) Номенклатура основной продукции	Кондитерские изделия
11) Объем выручки за 2005 год	26730 тыс.руб.
12) Итог баланса на конец 2005 года	20244 тыс.руб.
13) Собственный капитал на конец 2005 года	10599 тыс.руб.
14) Валовые затраты	19068 тыс.руб.
15) Уровень рентабельности деятельности	Чистая прибыль – 3920 тыс.руб. Рентабельность продаж – 14,7%
16) Среднесписочная численность работающих	112 чел.
18) Численность бухгалтерии	Главный бухгалтер; Заместитель главного бухгалтера; Бухгалтер расчетной группы; Бухгалтер материальной группы; Бухгалтер производственного отдела; Бухгалтер-кассир.

Тестирование средств контроля должно убедить аудитора в том, что системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля экономического субъекта надежны и способны предотвращать появление существенных искажений бухгалтерской отчетности и помогать их выявлять.

По результатам проведенного тестирования не было выявлено отрицательных моментов. ООО «Сладуница» имеет утвержденный приказом список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды. Положительными моментами является: отсутствие выдачи новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам; при направлении работников в командировки оформляется письменное разрешение руководителя; сметы представительских расходов утверждаются письменным распоряжением руководителя; ведется аналитический учет представительских и командировочных расходов для целей налогообложения; производится расчет сумм, причитающихся работнику для командировки; не выделяются подотчет суммы лицам, не являющимся работниками предприятия; производится сверка записей журнала-ордера №7 с авансовыми отчетами; не осуществляется выплата сумм на командировочные расходы без командировочных удостоверений; не нарушаются сроки отчетности по командировкам.

В целом организацию контроля на данном участке можно оценить на высоком уровне.

Произведем расчет уровня существенности. Для этого составим таблицу 3.2.

Таблица 3.2.

Расчет уровня существенности

Показатели	Значение базового показателя	Доля, %	Значение для расчета уровня существенности
1. Чистая прибыль, тыс. руб.	3920	5	196
2. Объем выручки без НДС	26730	2	535
3. Валюта баланса, тыс. руб.	20244	2	405
4.Собственный капитал	10599	10	106
5. Общие затраты	19068	2	381

Найдем среднее из 5-ти = (196+535+405+106+381) / 5 = 324,6

(Max – среднее из 5-ти) / среднее из 5-ти =

= ((535 – 324,6) / 324,6) * 100 = 64,82 % > 30 %

(среднее из 5-ти - min) / среднее из 5-ти =

= ((324,6–106) / 324,6) * 100 = 89,9467,34 % > 30 %

Найдем среднее из 3-х = (405+196+252) = 284,33

Полученное значение будет являться уровнем существенности. Данную среднюю величину можно для удобства дальнейшей работы округлить, но так, чтобы после округления ее значение изменилось бы не более чем на 20 % в ту или иную сторону от среднего значения. В соответствии с этим округлим уровень существенности до 280.

Затем распределим уровень существенности по статьям баланса. Расчет произведем в таблице 3.3.

Таблица 3.3.

Распределение уровня существенности по статьям баланса

Статьи баланса	Доля статьи в валюте баланса	Уровень существенности
АКТИВ
Основные средства	17,4	48,7
Запасы в том числе:	33,7	94,4
сырье, материалы и другие аналогичные ценности	23,6	66,1
расходы будущих периодов	10,0	28,0
Дебиторская задолженность в том числе:	14,9	41,7
покупатели и заказчики	14,9	41,7
Денежные средства	0,8	2,2
ПАССИВ
Добавочный капитал	-	,
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	19,4	54,3
Кредиторская задолженность в том числе:	31,2	87,4
поставщики и подрядчики	19,4	54,3

Следующим этапом планирования является описание рисков, влияющих на ход и объем аудиторской проверки и расчет величины аудиторского риска.

Формула для расчета аудиторского риска выглядит следующим образом:

АР = ВХР * РНО * РСК (1)

где АР – аудиторский риск;

ВХР – внутрихозяйственный риск;

РНО – риск необнаружения;

РСК – риск средств контроля.

На предприятии ООО «Сладуница» уровень ВХР можно оценить как низкий (35%), так как предприятие не занимается рискованным бизнесом, незначительно зависит от поставщиков, не зависит от иностранных капиталов и инвестиций, на нем отсутствуют нетрадиционные операции, учетный персонал имеет высокую квалификацию.

Риск средств контроля представляет собой оценку эффективности системы внутрихозяйственного контроля организации.

Оценка риска контроля основывается на результатах проведенного тестирования системы внутреннего контроля. Тест состоит из 16 вопросов (Приложение 2). Из них на 13 вопросов получен ответ да, а на 3 ответ нет, следовательно:

РСК = 13*100 / 16 = 81,25 %

Найдем риск необнаружения. Для этого запланируем значение аудиторского риска равным 4 %. Риск необнаружения является показателем эффективности и качества работы аудитора

РНО = (0,04 / (0,8 * 0,35)) * 100 % = 14,29 %

Проверка должна планироваться с учетом минимизации риска необнаружения. Полученный риск необнаружения < 60%, следовательно, следующим этапом будет построение блок-схемы проверки операций по расчетному счету на основе теоретических методик, предлагаемых авторами, с учетом отраслевых и функциональных особенностей предприятия (Приложение 3).

На стадии планирования аудитор должен установить перечень нарушений, которые могут быть выявлены при проведении проверки расчетов с подотчетными лицами ООО «Сладуница.

Перечень возможных нарушений расчетов с подотчетными лицами:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

- выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

- нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

- некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

- выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

- списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

- несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

- отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выделение остатков на конец отчетного периода.

После завершения анализа рисков аудитор приступает к разработке общего плана аудита операций по расчетному счету, который определяет последовательность действий аудитора (т.е. по каким направлениям и с какой интенсивностью будет проводиться проверка) (Таблица 3.4).

Таблица 3.4

Общий план аудита расчетов с подотчетными лицами

Проверяемая организация		ООО «Сладуница»
Период аудита		01.01. – 31.03.2005г.
Количество человеко – часов		40
Руководитель аудиторской группы		Сидоров А.А.
Состав аудиторской группы		Сидоров А.А.
Планируемый аудиторский риск		4 %
Планируемый уровень существенности		Качественно – соответствие действующему законодательству
		Количественно – 1.5 %
№ п/п	Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнитель
1	Проверка правильности документального оформления расчетов с подотчетными лицами	11.01.2005 г. - 17.02.2005г.	Сидоров А.А.
2	Проверка соответствия данных по расчетам с подотчетными лицами	18.02.2005 г. - 28.02.2005г.	Сидоров А.А.
3	Проверка правильности налогообложения	01.03.2005 г. - 14.03.2005г.	Сидоров А.А.
4	Проверка порядка ведения учета расчетов с подотчетными лицами	15.03.2005 г. - 28.03.2005 г.	Сидоров А.А.

Для наиболее эффективного распределения работы внутри аудиторской группы и для контроля за ходом аудиторской проверки со стороны руководства аудиторской фирмы была составлена программа аудита расчетов с подотчетными лицами ООО «Сладуница» (Приложение 4).

После составления рабочей программы аудитор приступает к детальной проверке расчетов с подотчетными лицами в ООО «Сладуница».