Журнал учета выданных счетов-фактур

Вторые экземпляры счетов-фактур, выданных покупателям (заказчикам), ежеквартально сшивают в хронологическом порядке в журнал учета выданных счетов-фактур. Все листы журнала выданных счетов-фактур должны быть пронумерованы, а сам журнал прошнурован.

Книга продаж

Счета-фактуры, выписанные фирмой, регистрируют в книге продаж. Кроме счетов-фактур, в книге продаж регистрируют ленты ККТ и бланки строгой отчетности, по которым принималась наличная выручка. Если фирма занимается посреднической деятельностью (например, по договору комиссии или поручения), то в книге продаж нужно регистрировать только те счета-фактуры, которые были выставлены комитенту (поручителю) на сумму посреднического вознаграждения.

Фирма-продавец регистрирует счет-фактуру:

- в течение 5 календарных дней после получения аванса от покупателя;

- в течение 5 календарных дней после отгрузки товаров, оказания услуг, передачи имущественных прав.

Обратите внимание: если вы отгружаете товары раньше 5 дней с момента получения аванса, то счет-фактуру на аванс выписывать не нужно (письмо Минфина России от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39).

Компания-покупатель регистрирует авансовый счет-фактуру в книге продаж после получении счета-фактуры на отгрузку товаров. Образец заполнения книги продаж показан на следующей странице.

Приложение N 3

ê Правилам ведения журнала учета полученных

и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг

продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость

(с изменениями îò 27 èþëÿ 2002 ã., 16 февраля 2004 г.)

Книга продаж

Продавец ЗАО "Актив"

────────────────────────────────────────────────────────────────

Идентификационный номер и код причины постановки

на учет налогоплательщика-продавца 7715221040/771501001

──────────────────────────────────────

Продажа за период с 1 апреля 2010 года по 30 июня 2010 года

───────────────────────── ────────────────────────

┌──────────┬───────────┬──────────┬─────────┬──────────┬──────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Дата и │Наименова- │ ИНН │ КПП │ Дата │ Всего │ В том числе │

│ номер │ ние │покупателя│покупате-│ оплаты │ продаж, ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────┬──────────┤

│счета-фак-│покупателя │ │ля │счета-фак-│ включая │ продажи, облагаемые налогом по ставке │продажи, │

│туры │ │ │ │ туры │ НДС ├───────────────────┬───────────────────┬───────────┬──────────────────┤освобож- │

│продавца │ │ │ │ продавца │ │ 18 процентов │ 10 процентов │0 процентов│ 20 процентов │даемые от │

│ │ │ │ │ │ │ (5) │ (6) │ │ (8) │ налога │

│ │ │ │ │ │ ├──────────┬────────┼──────────┬────────┼───────────┼──────────┬───────┤ │

│ │ │ │ │ │ │стоимость │ сумма │стоимость │ сумма │ │стоимость │ сумма │ │

│ │ │ │ │ │ │продаж без│ НДС │продаж без│ НДС │ │продаж без│ НДС │ │

│ │ │ │ │ │ │ НДС │ │ НДС │ │ │ НДС │ │ │

├──────────┼───────────┼──────────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┼───────┼──────────┤

│ (1) │ (2) │ (3) │ (3а) │ (3б) │ (4) │ (5а) │ (5б) │ (6а) │ (6б) │ (7) │ (8а) │ (8б) │ (9) │

├──────────┼───────────┼──────────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┼───────┼──────────┤

│04.04.2010│ ООО │7729083775│772916003│05.04.2010│ 36 000-00│ - │ - │ 32 727-00│ 3273-00│ - │ - │ - │ - │

│ N 145 │ "Пассив" │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────┼───────────┼──────────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┼───────┼──────────┤

│10.04.2010│ ООО │7716367041│771601002│25.04.2010│ 59 000-00│ 50 000-00│ 9000-00│ - │ - │ - │ - │ - │ - │

│ N 146 │"Прогресс" │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────┼───────────┼──────────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┼───────┼──────────┤

│Лента ККМ │Реализация │ - │ - │19.04.2010│118 000-00│100 000-00│18000-00│ - │ - │ - │ - │ - │ - │

│ от │за налич- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│19.04.2010│ный расчет │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ N 147 │через ККМ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │N 078953712│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────┼───────────┼──────────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┼───────┼──────────┤

│29.04.2010│ОАО "Строй-│7714042367│771401005│30.04.2010│125 000-00│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │125 000-00│

│ │инвест" │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────┼───────────┼──────────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┼───────┼──────────┤

│30.04.2010│ ЗАО │7712342587│771201003│31.04.2010│ 77 000-00│ - │ - │ 70 000-00│ 7000-00│ - │ - │ - │ - │

│ │ "Техно" │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────┴───────────┴──────────┴─────────┴──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼───────────┼──────────┼───────┼──────────┤

│ Всего│415 000-00│150 000-00│27000-00│102 727-00│10273-00│ - │ - │ - │125 000-00│

└──────────────────────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┴────────┴──────────┴────────┴───────────┴──────────┴───────┴──────────┘

Главный бухгалтер Борисова Борисова Ольга Васильевна

──────────── ────────────────────────────────

(подпись) (Ф.И.О.)

Обратите внимание: суммы наличной оплаты, поступившие от фирм, надо записывать в книгу продаж только на основании счетов-фактур. Итоговую выручку по кассовой ленте регистрируйте в книге без учета этих сумм.

Пример

ЗАО "Техник" продает за наличную оплату расходные материалы для оргтехники. При этом деньги от граждан кассир пробивает по секции N 1, а оплату от фирм - по секции N 2. 17 ноября фирма "Актив" купила у "Техника" пять картриджей для принтера на сумму 1500 руб. (в том числе НДС - 229 руб.). Бухгалтер выдал представителю "Актива" кассовый чек, квитанцию к приходному кассовому ордеру, накладную и счет-фактуру на эту сумму. Счет-фактуру бухгалтер "Техника" зарегистрировал в книге продаж.

Вечером кассир сдал в бухгалтерию наличную выручку за день в сумме 190 500 руб. вместе с Z-отчетом. Итог по 1-й секции составил 189 000 руб. (в том числе НДС - 28 830 руб.), по 2-й секции - 1500 руб. (в том числе НДС - 229 руб.). Регистрируя ленту ККМ в книге продаж, бухгалтер отразил в ней только итог по 1-й секции. Выручка, пробитая по 2-й секции, уже учтена ранее по счету-фактуре.

Листы книги продаж должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов книги заверяют печатью фирмы. Книгу продаж хранят в архиве фирмы пять лет с даты последней записи.