МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Технологій та дизайну

MS ACCESS

Частина 2

Методичні вказівки до

лабораторних і самостійних робіт

з інформатики

для студентів

напряму підготовки 6.051602 – технологія виробів легкої промисловості

КИЇВ КНУТД 2012

Ms access. Ч. 2: Методичні вказівки до лабораторних і самостійних робіт з інформатики для студентів, напряму підготовки 6.051602 – технологія виробів легкої промисловості / Упор. А.П. Волівач - К.: КНУТД, 2012. - 16 с. Укр. мовою.

Упорядники: А.П. Волівач

А.Л. Поляничко, доц

Відповідальний за випуск завідувач кафедри інформатики к.т.н., доцент

С.В. Бєляєв

Затверджено на засіданні кафедри інформатики протокол № 9 від 19.04.2012

ПРОГРАМА КУРСУ

РОЗДІЛ 3. Проектування й опрацювання БАЗ ДАНИХ

Загальна характеристика СУБД. Реляційна модель даних. Етапи роботи з базою даних. Загальна характеристика СУБД Microsoft Access. Створення баз даних і таблиць. Створення порожньої бази даних. Створення бази даних за допомогою Майстра. Створення таблиць і робота з ними. Структура таблиць і послідовність їх створення. Створення структури таблиці в режимі “Конструктора”. Редагування таблиць баз даних. Введення даних до таблиць. Створення схеми даних у базі. Конструювання форм і робота з ними. Створення форм за допомогою “Конструктора”. Створення форм за допомогою Майстра. Додавання у форму різних елементів керування. Друкування форм. Запити та їх застосування. Створення запитів за допомогою Майстра. Створення запитів за допомогою “Конструктора”. Конструювання звітів.

Література:

1. Рамський Ю.С., Цибко Г.Ю. Проектування й опрацювання баз даних. Посібник. – Тернопіль: Навчальна книга – Богдан 2005 – 116 с.

2. Журин А. А. ACCESS 2000. Краткие инструкции для новичков (Компьютер для начинающих). – М.: «АКВАРИУМ ЛТД», К.: «Дом печати – ВЯТКА», 2004. 128с., ил.

Теоретичні відомості

Microsoft Access^ХР призначена для роботи з Базами Даних (БД). За допомогою цієї програми можна легко управляти даними, проводити в ній пошук і відбір, створювати зручні для заповнення форми. Причому з подібними задачами може легко справитися навіть недосвідчений користувач.

База даних – це форма представлення даних, що містить як самі дані (у вигляді таблиці), так і інші структурні елементи, створені на основі вихідних даних. В базі даних Access основними об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі.

Таблиця –це основний елемент бази даних (об’єкт), який використовується для збереження даних. Таблиця складається з полів (стовпчиків), в яких зберігаються різні дані, і записів (рядків). В записи зібрана вся інформація про деякий об’єкт. Таблиці, використовуються для зберігання даних і структури бази даних.

Запит – об’єкт, який дозволяє користувачу отримати потрібні дані з одної або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE (запит по зразку) або інструкцію SQL. Можна створювати запити на вибірку, поновлення, видалення або додавання даних. За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи дані з одної або декількох існуючих таблиць. Запити служать для добування даних з таблиць.

Форма – об’єкт, призначений в основному для вводу даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатку. Форми використовують для зручного введення, огляду й зміни даних у таблицях.

Звіт – об’єкт, призначений для створення документа, який в подальшому може бути роздрукований або включений в документ іншого додатку. Звіти призначені для виводу даних у формі звіту на екран і принтер.

Система управління базою даних (СУБД) – набір системних програм для роботи з базою даних (БД).

Існує три типи БД:

1. Ієрархічна (у вигляді дерева).

2. Мережева (Ієрархічна + горизонтальні зв’язки).

3. Реляційна (всі дані представлені в вигляді таблиць (назив. відношеннями - relation), де рядки – дані про об’єкти, стовпці – характеристики цих об’єктів). Майже всі сучасні системи побудовані на реляційній моделі керування базами даних. Назва “реляційна” пов’язана з тим, що кожний запис в такій базі даних має інформацію, яка відноситься тільки до одного конкретного об’єкту. В реляційній СУБД. Інформація про об’єкти визначеного виду представляється в табличному вигляді – в стовпчиках таблиці містяться різні характеристики об’єктів – атрибути (наприклад, адреси клієнтів), а рядки призначені для опису величин всіх атрибутів окремого об’єкта (наприклад, дані про конкретного клієнта).

Microsoft Access – СУБД з реляційним способом організації БД.

Дані в окремій таблиці зазвичай відносяться до певної категорії, наприклад, відомості про співробітників або замовлення.

Типи полів:

1. Текстовый (текстовий) – рядок до 255 символів. За замовчуванням – 50.

2. Поле мемо (поле МЕМО) – рядок до 65535 символів.

3. Числовой (числовий) – ціле чи дійсне число.

4. Дата/Время (дата/час).

5. Денежный (грошовий) – чисельні дані з позначкою грошової одиниці.

6. Счетчик (лічильник) – список послідовних натуральних чисел, які Access автоматично генерує при створенні кожного нового запису (найчастіше при створенні ключів) Таблиця не може містити більше ніж один лічильник.

7. Логический (логічний) – логічні дані, які можуть приймати одне із значень, відповідних TRUE (істина) або FALSE (хибно).

8. Поле об'єкта OLE – об'єкти OLE (такі як документи Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, малюнки, звукозапис або інші дані), створені в інших програмах, що використовують протокол зв’язку OLE.

9. Гиперссылка (гіперпосилання) - текст, який використовується як адреса гіперпосилання.

10. Мастер подстановок (майстер підстановок) - створює поле, в якому дозволяється вибрати значення з іншої таблиці або зі списку, заданого користувачем.

Первинний ключ – одне або декілька полів, що однозначно визначають кожен запис у таблиці. Існує три типи: Поле лічильника, Звичайний ключ, Складений ключ. Первинний ключ не є обов’язковим.

Після створення в базі даних окремих таблиць по кожній темі необхідно вибрати спосіб, яким Microsoft Access буде поєднувати данні таблиць. Насамперед варто визначити зв'язки між таблицями. Після цього можна створювати запити, форми і звіти для одночасного відображення даних із декількох таблиць.

Наприклад, поля в декількох таблицях повинні бути скоординовані таким чином, щоб відображати відомості про одне й те саме замовлення.

Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях.

У більшості випадків із ключовим полем однієї таблиці (головної таблиці), що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці (підлеглої таблиці).

Зовнішній ключ - одне (або декілька) полів у таблиці, що містять посилання на поле (або поля) первинного ключа в іншій таблиці.

Поле зовнішнього ключа визначає спосіб зв'язування таблиць. Вміст поля зовнішнього ключа повинен збігатися з умістом ключового поля, хоча імена полів можуть при цьому не збігатися. Міжтабличний зв'язок – це відношення, встановлені між полями (стовпцями) двох таблиць.

Існують зв'язки з відношенням «один-до-одного», «один-до-багатьох» і «багато-до-багатьох».

При відношенні «один-до-багатьох» кожному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис у таблиці B не може мати більш одного відповідного йому запису в таблиці A.

Є найбільше часто вживаним типом зв'язку між таблицями. Дозволяє уникнути повторень однотипної інформації.

При відношенні «один-до-одного» запис у таблиці A може мати не більш одного зв'язаного запису в таблиці B і навпаки.

Зв’язок цього типу використовуються не дуже часто, оскільки велика частина даних, зв'язаних таким чином, може бути поміщена в одну таблицю. Відношення «один-до-одному» може використовуватися для поділу дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці, яку треба захистити, а також для збереження даних, що відносяться до підмножини записів у головній таблиці.

При відношенні «багато-до-багатьох» одному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одному запису в таблиці B кілька записів у таблиці A.

Цей тип зв'язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, первинний ключ якої складається з двох полів, що є зовнішніми ключами таблиць A і B. Відношення «багато-до-багатьох» по суті справи являє собою два відношення «один-до-багатьох» із третьою таблицею.

Об'єднання таблиць - зв'язок між полем однієї таблиці або запиту і полем в іншій таблиці або запиті, що має той же тип даних.