3. Автоматизированное документирование.

Целевым назначением автоматизированного документирования является документированное оформление первичной информации и подготовка её к автоматизированной обработке.

Автоматизированное документирование выполняется человеком с использованием технических средств и может, осуществляется в двух вариантах:

1. с получением двух носителей информации, один из которых человекочитаемый, является первичным документом, а другой – машиночитаемый, является его копией;

2. с формированием только машиночитаемого носителя, который является первичным документов.

Персонал, участвующий в автоматизации документации, неоднороден по содержанию выполняемых им функций и подразделяется на две категории:

1. персонал, структурных подразделений, непосредственно осуществляющий сбор и документирование первичной информации;

2. персонал, осуществляющий функции управления и контроля процесса автоматизированного документирования.

Персонал первой группы выполняет следующие функции:

• регистрацию первичной информации;

• визуальную проверку набранной информации на экране ЭВМ;

• передача информации.

Персонал второй группы обеспечивает возможность нормального выполнения функций документирования и всех последующих работ, связанных с подготовкой первичной информации к дальнейшему использованию.

С точки зрения этих требований в установленном порядке очень важны следующие характеристики процесса документирования:

1) свойства носителя, используемого в качестве первичного документа;

2) условия регистрации первичной информации в документе (должны обеспечить установление персональной ответственности бухгалтера за составленный документ:

• авторизация;

• ограничение доступа);

3) условие формирования первичного документа (маршрут формирования; состав информации в каждом пункте маршрута; сроки формирования);

4) условия передачи первичного документа (обеспечивают сохранность информации);

5) состав информации первичного документа.

4. Порядок оформления первичных данных.

Информационное содержание первичного документа во многом определяется условиями выполнения основных функций документирования. Содержание первичного документа также должно отвечать и обеспечивать удобство последующего аудита, ревизии и хранения.

В состав информации первичного документа обязательно должна входить содержательная информация, т.е. характеристика учетного объекта, а так же вспомогательная информация (идентификация документа → название, форма, должностные лица).

Порядок оформления машиночитаемых первичных документов должен обеспечивать установление персональной ответственности за их юридическую правомочность, а также достоверность и точность информации.

Условия оформления машиночитаемых первичных документов должны позволять:

1. однозначно определять лиц, ответственных за регистрацию хозяйственных операций в документе;

2. ограничение доступа к техническим средствам;

3. выявлять незаконные хозяйственные операции;

4. контролировать правильность информации документа, исправлять ошибки;

5. восстанавливать информацию документа.

Машиночитаемый первичный документ должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать документ (наименование, №), условия его составления (дата, место), хозяйственные операции, лиц, составляющих документ.

В машиночитаемом документе допускается не фиксировать характеристики хозяйственных операций, представляющие собой производную информацию, полученную на основании НСИ.

На предприятии должен быть установлен и зафиксирован соответствующими нормативными документами порядок создания машиночитаемых документов каждого вида.

Нормативные документы должны регламентировать:

1. состав информации, которая регламентируется в каждом пункте маршрута, и порядок её регистрации;

2. порядок контроля правильности информации и порядок исправления ошибок при составлении документа;

3. лиц, которым разрешено оформление документа;

4. способы авторизации информации документа:

5. порядок хранения и передачи.