Тема 7 учет запасов

1. Состав запасов бюджетных учреждений и задачи их учета

2. Учет поступления запасов

3. Учет использования запасов

4. Особенности учета продуктов питания

5. Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов

7.1 Состав запасов бюджетных учреждений и задачи их учета

Порядок учета запасов БО регулируется «Инструкцией по учету запасов бюджетных учреждений», утв-й Приказом ГКУ от 08.12.2000 г. №125. Запасы|припасы|это оборотные|обратимые|активы в материальной форме, которые|какие|принадлежат учреждению и обеспечивают его функционирование (или находятся|перебывают,пребывают|в процессе производства продукции, выполнения работ, предоставления услуг) и будут использованы, как ожидается, на протяжении одного года.

Срок ожидаемой эксплуатации запасов|припасов|учреждения устанавливается центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности или (если такие нормативные документы отсутствуют) учреждением самостоятельно в момент приобретения запаса|припаса|.

Запасы|припасы|учреждений распределены на группы, которые соответствуют счетам, предусмотренным Планом счетов:

20 “Производственные запасы|припасы|";

21 “Животные на выращивании и откорме";

22 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" (МБП);

23 “Материалыа и продукты питания";

24 “Готовая продукция";

25 “Продукция сельскохозяйственного производства”.

7.2 Учет поступления и использования запасов

В бюджетных организациях запасы могут поступать в результате:

• Приобретения за плату

• Безвозмездного получения

• Изготовления собственными силами.

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетной организации, приходуются на основании надлежащим образом оформ­ленных первичных документов поставщиков (товарных накладных, товарно-транспорт­ных накладных и других документов).

При получении материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность (типовая форма №М-2) на получение ценно­стей. Выписка доверенности производится в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и ис­пользованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Мини­стерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99, с изменениями и дополнениями.

Поступившие на склад бюджетной орга­низации запасы оформляются первичными документами, типовые формы которых утвер­ждены приказом Государственного казначей­ства Украины от 18.12.2000 г. № 130. Приемка и оприходование материальных ценностей оформляются на­кладной, которая составляется на основании товаросопроводительных документов в двух экземплярах.

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетной организации, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, указанным в сопрово­дительных документах. При получении запасов материально ответ­ственное лицо на документе поставщика или на акте приемки запасов должно расписаться в получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение.

В случаях выявления расхождений между данными первичных документов и факти­ческим наличием материальных ценностей составляется акт сдачи-приемки материалов (форма № З-1). Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах с обязатель­ным участием заведующего складом и пред­ставителя поставщика, а в случае неявки последнего — представителя незаинтересо­ванной организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материаль­ных ценностей, а второй — для направления претензионного письма поставщику.

В целях обеспечения сохранности и пра­вильной постановки учета запасов необхо­димо обеспечить надлежащую организацию складского учета. Хранение материальных ценностей должно производиться в специ­ально приспособленных помещениях (скла­дах). Порядок размещения материальных ценностей в складских помещениях должен обеспечить быстроту операций по их прием­ке, выдаче и проведению инвентаризации. Ответственность за приемку, хранение и от­пуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, назна­ченных приказом руководителя учреждения. С должностными лицами, отвечающими за сохранность материальных ценностей, за­ключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственно­сти.

В учреждениях запасы учитываются по месту их ответственного хранения (нахож­дения) и в бухгалтерии.

Для аналитического учета запасов, в том числе материалов в пути, бухгалтерией и (или) материально ответственными ли­цами бюджетных учреждений применяются следующие учетные регистры:

Книга количественно-суммового учета (форма №З-6) - применяется для аналитического учета запасов в количественном и стоимост­ном выражении в бухгалтерии бюджет­ной организации. Открывается на год на основании ос­татков на начало года. В течение месяца записи в книге осуществляются на основании данных документов о приходе и расходе запасов (актов о приемке материалов, наклад­ных, заборных карточек, меню-требова­ний на выдачу продуктов питания). Для каждого наименования (сорта) в книге открываются отдельные аналитические счета. Ведется в одном экземпляре.

Книга количе­ственно-сум­мового учета (форма №З-6а) применяется в централизованных бухгалтериях для аналитического учета материальных ценностей в количест­венном и суммовом выражении. Открывается на год на основании ос­татков на начало года. Ведется в одном эк­земпляре. Открывается в разрезе аналитических счетов по каждому наименованию (сорту) запасов как в целом по всем обслуживае­мым учреждениям, так и с выделением по каждому учреждению (материально ответственному лицу).

Карточка коли­чественно-сум­мового учета (форма № З-7) применяется в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии ведется не в книгах, а на карточках. Назначение карточки и порядок ее ведения аналогичны Книге количе­ственно-суммового учета ф. № З-6 и ф. № З-6а.

Книга склад­ского учета за­пасов (форма №З-9) - применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов (кроме драгоценных металлов для протезирования, меди­каментов и перевязочных средств) на складе (в кладовой). Ведется материально ответственным лицом по наименованию, сортам и количеству запасов. В течение месяца записи в книге осу­ществляются на основании данных до­кументов о приходе и расходе запасов (актов о приемке материалов, наклад­ных, заборных карточек, меню-требо­ваний на выдачу продуктов питания). После каждой записи определяется остаток материалов. Не реже одного раза в квартал бух­галтерия сверяет свои записи по учету запасов с записями, ведущимися на складе (в кладовой), о чем в конце книги выполняет соответствующие за­писи, а также приводит свои замеча­ния и предложения по ведению книги. На каждое наименование (вид) запасов в книге открывается отдельная страница. Ведется в одном эк­земпляре. При ведении записей по номенклатурным но­мерам в книге допол­нительно указывается номенклатурный номер.

Оборотная ве­домость (форма № З-11) - применяется для сверки данных по уче­ту запасов в бухгалтерии и на складе (в кладовой). Открывается на год и составляется ежемесячно на основании данных бух­галтерского учета по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим сче­том. Ведется в количественном и стои­мостном выражении по наименованиям и номенклатурным номерам. По каждому субсчету в ведомости подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало месяца, которые должны соответствовать данным синте­тических счетов. Ведется в одном эк­земпляре.

Опись карточек по учету запа­сов (форма № З-14) - применяется для регистрации карточек учета запасов в учреждениях, где ана­литический учет в бухгалтерии ведется не в книгах, а в карточках. Регистрация карточек в описи осуще­ствляется на дату их открытия. Ведется в одном эк­земпляре.

Типовые формы указанных регистров утверждены приказом Государственного ка­значейства Украины от 18.12.2000 г. № 130.

Инструкцией № 125 предусмотрено, что аналитический учет запасов, приобретенных за счет средств специального фонда, ведется в тех же учетных регистрах, но отдельно от запасов, приобретенных за счет средств общего фонда.

Согласно Инструкции № 125 учреждение может дополнительно вести учет запасов по номенклатурным номерам.

Номенклатурный номер — это условный числовой код учета, который присваивается группе предметов одного наименования, ка­чества и цены.

Номенклатурный номер имеет семь знаков: первые три знака означают субсчет, четвер­тый — подгруппу, три последние — поряд­ковый номер предмета в подгруппе.

В бухгалтерии учет запасов ведется в ко­личественном и суммовом выражении по наименованиям запасов и материально ответ­ственным лицам. Бухгалтерия систематиче­ски осуществляет контроль за поступлением и расходованием запасов, находящихся на складе, а также проводит проверку данных бухгалтерского учета с данными, ведущими­ся на складе, о чем делает соответствующую отметку в книгах или карточках складского учета запасов.

В бухгалтерском учете приобретенные запасы зачисляются на баланс бюджетной организации по первоначальной стоимости, которая подразделяется на:

• первоначальную — стоимость приобре­тения, получения, изготовления запасов;

• справедливую — первоначальная стои­мость запасов, полученных учреждением безвозмездно;

• восстановительную — измененная пер­воначальная стоимость после проведения переоценки.

Инструкцией № 125 определено, что не относятся на увеличение первоначальной стоимости запасов:

1) расходы, связанные с наймом транс­порта для перевозки запасов. Эти затраты от­носятся на фактические расходы учреждения и отражаются по коду экономической клас­сификации расходов 1135 «Оплата транс­портных услуг и содержание транспортных средств»;

2) суммы НДС, уплаченные при приобре­тении запасов. В зависимости от источника приобретения, указанные суммы относятся:

• на расходы учреждения по соответст­вующим кодам экономической классифика­ции расходов — при приобрете­нии запасов за счет средств общего фонда сметы;

• в состав налогового кредита — при приобретении запасов за счет средств спе­циального фонда. При этом суммы НДС, уплаченные при приобретении запасов, могут быть отнесены в состав налогового кредита только в том случае, если бюджет­ная организация зарегистрирована в ка­честве плательщика НДС. Если же она не является плательщиком НДС, то эти суммы относятся на расходы по соответствующим кодам экономической классификации рас­ходов;

Операции по приобретению запасов бюд­жетными организациями в бухгалтерском учете отражаются такими записями:

Таблица 7.1 - Операции по приобретению запасов

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет субсчета		Кредит субсчета
Приобретение запасов за счет средств общего фонда
1	Оприходованы запасы:
	оборудование для отопительной системы	202		675
	продукты питания	232		675
	хозяйственные материалы	234		675
	горюче-смазочные материалы	235		675
2	Отнесена на расходы учреждения сумма НДС, упла­ченного при приобретении запасов	801, 802		675
3	Перечислена оплата:
	за полученные запасы		675	311, 321
	за транспортные услуги		675	311, 321
4	Списана на расходы учреждения стоимость транс­портных услуг		801, 802	675
Приобретение запасов за счет средств специального фонда
Бюджетная организация не является плательщиком НДС
1	Оприходованы запасы:
	материалы для учебных целей		231	675
	продукты питания		232	675
	канцелярские принадлежности		234	675
2	Отнесена на расходы учреждения сумма НДС, упла­ченного при приобретении запасов		811 -813	675
3	Перечислена оплата:
	за полученные запасы		675	313, 323
	за транспортные услуги		675	313, 323
4	Списана на расходы учреждения стоимость транс­портных услуг		811 —813	675
Бюджетная организация является плательщиком НДС
1	Перечислена предоплата поставщику		364	313, 323
2	Отражена сумма налогового кредита по НДС		641	641/1*
3	Оприходованы запасы:
	материалы для учебных целей		231	364
	продукты питания		232	364
	канцелярские принадлежности		234	364
4	Списана сумма налогового кредита по НДС		641/1	364
5	Перечислена оплата за услуги по транспортировке запасов		364	313, 323
6	Отражена сумма налогового кредита по НДС (в час­ти услуг по транспортировке)		641	641/1
7	Списана на расходы учреждения стоимость услуг по транспортировке запасов		811 -813	364
8	Списана сумма налогового кредита по НДС		641/1	364

* Поскольку Планом счетов не предусмотрен отдельный субсчет для учета сумм налогового кредита по НДС, считаем целесообразным для учета этих сумм открыть дополнительный субсчет к субсчету 641.

Одним из источников получения запасов для бюджетных организаций является благо­творительная помощь, а также безвозмездно предоставленные другими организациями, предприятиями товарно-материальные цен­ности.

Запасы, полученные бюджетной организа­цией безвозмездно, принимаются комиссией, созданной приказом руководителя учреж­дения, в состав которой обязательно долж­ны быть включены работник бухгалтерии и представитель вышестоящей организации. Приемка ценностей производится путем пе­ресчета, взвешивания в присутствии мате­риально ответственного лица. На принятые материальные ценности комиссия составляет акт приемки, в котором указывает наимено­вание, количество и стоимость полученных материальных ценностей по рыночным сво­бодным ценам на их аналогичные виды. Дан­ные акта приемки являются основанием для отражения в учете поступивших запасов.

Согласно требованиям Инструкции № 125 первоначальной стоимостью запасов, получен­ных бюджетной организацией безвозмездно, является их справедливая стоимость, которая и должна быть указана в акте приемки.

Учет запасов, полученных в качестве гуманитарной помощи, в бухгалтерии и у материально ответственных лиц ведется в об­щем порядке, однако отдельно от запасов, приобретенных учреждением за счет средств общего фонда или специального фонда сметы доходов и расходов.

В бухгалтерском учете операции по без­возмездному получению запасов бюджет­ными организациями отражаются такими записями:

Таблица 7.2 - Операции по без­возмездному получению запасов

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет субсчета	Кредит субсчета
1	Получены спонсорские, благотворительные взносы и прочая гуманитарная помощь (в том числе в нату­ральной форме)	318, 324	712
2	Получены материалы и продукты питания как гумани­тарная помощь	231-236, 238, 239	364
3	Израсходованы спонсорские и благотворительные взносы	364	318, 324
4	Списаны использованные материалы и продукты пита­ния на основании подтверждающих документов	812	231 -236, 238, 239